...
|
Les
RĂ©visions Annuelles pour la Gestion Participative
|
|
La
participation du personnel dans la surveillance, l’évaluation et la
planification
|
..
.
Brochure
d’entraînement
...
.......
| Dédicacé
Ă Gert LĂĽdeking |
.......
|
....
|
Créant un
milieu favourable pour la participation du personnel
|
.
..
...
| Les
révisions annuelles signifient les choses différentes, selon le contexte. |
. |
Ce
document décrit comment on peut utiliser une révision annuelle pour la
gestion
participative. On l’utilise pour obtenir des contributions du personnel
dans la planification et la gestion d’une organisation. |
...
|
La principale fonction
de la gestion est le processus de prendre des décisions.
|
. |
Ces décisions touchent
à la planification l’exécution et l’évaluation.
|
...
| Ça
applique à toutes ONGs, projets de développement, des entreprises et
départements gouvernementals. |
. |
La
révision annuelle consiste en partie de l’évaluation et en partie de
planification – (1) vous évaluez l’exécution de l’an dernier et
(2) vous planifiez l’exécution pour l’an prochain. |
...
|
Cette description
concentrera sur la participation du personnel et les méthodes pour obtenir
leur contributions dans le processus de la gestion mais rappelez que quelques
révisions annulles doivent inclure des bénéficiaries des projets et
les outres divers participants.
|
.
..
| Le
Processus de Prendre des DĂ©cisions: |
...
| La
gestion participative aspire Ă obtenir la participation du personnel dans
le processus de prendre des décisions. Mais pas toutes décisions. |
. |
Ni
les directeurs ni le personnel ont control sur quelques décisions (1)
à cause de la politique du conseil d’administration, (2) à cause du
droit du pais (3) à cause des limitations budgétaires, ou (4) à cause
des buts et objectifs organisationels. |
...
| La
gestion participative ne signifie pas que le personnel prend la décision
pour l’organisation mais elle signifie que le processus inclut la sagesse,
l’expérience, les observations et la créativité du personnel. |
. |
Le
personnel augmente et contribue au rĂ´le des directeurs. |
...
|
Donc la révision
annuelle doit être conçue pour maximiser les contributions du personnel,
et contribuer à la planification, l’exécution et la surveillance.
|
.
..
| Planification
et Gestion: |
...
| Si
vous voulez la participation du personnel dans le processus de prendre
des décisions de la gestion, vous voulez son participation dans la surveillance,
l’évaluation et la planifications, parce qu’ils sont des éléments
importants du procesus de la gestion. |
. |
La
révision annuelle est une méthode pour faire ça. |
...
| La
participation du personnel dans la révision annuelle est une méthode
pour obtenir ses observations et l’analyse de ce que se passé et ses
suggestions pour l’avenir. |
. |
Planification
est un élément essentiel dans le processus de prendre des décisions. |
.
..
| Concentrant
sur la RĂ©vision: |
..
|
Assurez que tous
participants participent tout le temps.
|
...
| C’est
très facil pour le gens occupé à ne participe pas dans les discussions. |
. |
Le
travail actuel peut interrompre les discussions quand des clients ont besoin
d’attention ou le téléphone sonne constamment. |
...
| Pour
cette raison on doit tenir la révision au loin du lieu du travail et c’est
préférable à la tient au loin du centre urbain, les téléphones, les
télécopieurs et e-mail. |
. |
Si
votre révision dura plus qu’un jour (deux jours suffira), vous devez
informer les participants qu’ils resterent dans l’endroit de la révision
pendant tout le temps. |
...
| Si
un centre de conferences rural n’est pas disponible, à cause des limitations
budgétaires, par exemple, arrangez une école ou quelque autre lieu
qui pourrait être aménagé au centre de conferences et qui va a fournir
des lodgements et un lieu de réunion approprié. |
... |
Arrangez
aussi pour les repas pendant la révision. |
...
|
Toutes dispositions
doivent render la révision très commode afin que tous les participants
puissent assister et prĂŞter attention.
|
...
|
C’est aussi facile
à se faire déconcentré par la revision elle-même, par exemple, s’il
y a des sujets de plainte.
|
.... |
Sometimes
there will be grievances, for example.
|
...
| C’est
bien si ces sujets de plainte ont besoin d’une décision de la gestion,
mais c’est facil à concentrer sure les plantes sans aucune résolution. |
. |
Vous
devez assurer que tous les participants savent que la révision a le but
de suivre de près les activités et leur resultants, et tirer la leçon
des erreurs pour améliorer le prochain Plan du Travail Annuel. |
...
| La
planification et l’exécution de la révision doivent concentrer sur
la révision. |
. |
Tous
participants doivent donner ses observations, évaluer toutes les activités
d’année et donner suggestions et recommandations pour l’an prochain. |
.
..
| Créez
milieu favourable: |
...
| Quelques
des participants hésiteront à parler franchement de ce que se passé
dans l’organisation. |
. |
Ils
penseraient que leur surveillants les puniront pour la critique, souvent
ils aient raison. |
...
| Vous
devez les assurez qu’on ne les punira pas pour les observations qu’ils
font. Leur observations peuvent créer des suggestions qui peuvent améliorer
les résultats de l’organisation pendant l’année prochaine. |
. |
Une
méthode pour faire ça est un principe de la gestion qui dit “Vous ne
devez pas être mauvais pour s’améliorer.” |
...
| On
utilise ce slogan positevement dans les modules de Formation oĂą le surveillant
suggeste comment un membre du personnel peut s’améliorer sans la ciritigue
negative. |
. |
Un
directeur doit éviter la critique negative. Mais, dans la révision annuelle,
vous devez assurez votres employés que, s’ils ont des sujets de plainte
ou les points de critique sur l’organisation ou ses activités, ils doivent
les exprimer comme des recommandations pour changements dans l’avenir. |
...
| Assurez
votre personnel que ses recommandations sont plus importants que sa crainte
des surveillants. Voir: Sandwich. |
. |
Pour
créer un milieu favourable, le directeur doit être juste un membre du
personnel pendant la révision. |
...
| Nous
recommandons que vous engagez un médiateur pour faciliter le processus
de la révision. |
. |
Le
médiateur sera le MC (Maître des Cérémonies) et les directeurs seront
les participants ordinaires, comme tout personnel. |
...
| Cela
aidera faire la réunion plus égale et donc créer un milieu favourable
pour le personnel. |
. |
Une
autre méthode pour créer ce milieu est que les directeurs monstrent des
sentiments de grande humilité et ne font semblant être des dieus. |
...
| Ci-dessous,
nous mentionnons une méthode pour briser la glace. |
. |
Le
directeur doit participer dans les activitités pour briser la glace, s’il
ne participe pas, l’activité échouera à son but. |
..
| Les
directeurs doivent participer même s’ils doivent rejeter son prestige
et son amour-propre. |
. |
Les
participants ne doivent pas penser qu’on les scrute minutieusement ou
les observent. |
...
| Vous
devez assurez qu’il n’ya pas des observateurs. |
. |
S’il
est necessaire à avoir des visiteurs, par exemple les représentatifs
des organisations de financement, fonctionnaires de l’Administration
ou les autres personnalités de marque, avisez-les qu’ils peuvent assister
seulement comme des participants. |
...
| Ils
doivent participer dans toutes les séances. Cela signifie qu’ils doivent
participer dans l’activité pour briser la glace, décrite ci-dessous. |
... |
Vous
avez besoin des Ă©valuations hĂ´nnetes de votre personnel et vous les recevrez
si vous assurez votre personnel qu’on ne les punira pas pour la sincérité.
Ne mentez pas. |
.
..
..
|
Il y a beaucoup de
raisons pourquoi vous devez utiliser un médioteur pour votre révision
annuelle.
|
...
| Une
raison est que le directeur doit ĂŞtre dans une position Ă©gale au personnel. |
. |
Cela
les aidera donner des observations et recommandations franches. |
...
| On
a besoin de beaucoup d’expérience, formation et concentration pour faciliter
la participation dans activités d’évaluation. (Facilitation
of participation in appraisal). |
. |
Vous
devez comprendre qu’un médiateur qui utilise évaluation participative
se lance dans un spectacle. |
...
| Si
le directeur facilite la révision, il aura moins d’énergie mentale
pour Ă©couter son personnel. |
. |
Oui,
c’est difficile à faire deux choses à le même temps. |
...
| Le
directeur doit écouter son personnel, en particulier, pendant la révision
annuelle. |
. |
Si
le directeur employe un professionnel Ă facilite la participation du staff
dans évaluation de l’organisation et ses activités, il aura plus de
temps pour Ă©couter son personnel. |
...
| Sans
votre conseils, le médiateur qui sait bien les techniques d’évaluation
participative peut tolérer une discussion completèment sans structure. |
. |
Pour
assurer que la discussion se concentre sur les activités et resultants
d’année dernière et les recommandations pour le prochain plan du travail
annuel, vous devez le briefer sur les buts et la politique de votre organisation
et les objectifs specifiques des projets de l’organisation. |
...
|
Vous devez assurez
que le médiateur concentre la discussion sur ces deux sujets.
|
.
..
...
| Vous
devez passer beaucoup de temps, peut-être une demi-journée pour organiser
le programme avec le médiateur. |
. |
Assurez
que le médiateur sait son rôle dans le processus, il doit atteindre les
objectifs de la révision annuelle. |
...
Vous
devez inclure tous les éléments essentiels dans le programme:
-
Pas d’ouverture formale;
-
Une (or
more) activité pour briser la glace qui relâchera les participants
et créera une ambiance plus décontractée;
-
SĂ©ances divers qui utilisent
des appuis et trucs pour obtenir les contributions par des méthodes peu
orthodoxes;
-
SĂ©ances pour obtenir des
observations et analyse de ce que se passé pendant l’année dernière;
-
SĂ©ances pour obtenir recommandations
et suggestions de ce qu’inclure dans le plan du travail pour l’an;
prochain et finalement
-
Simple séance de clôture
qui rappelée aux participants tout ce que se passé, pas des discourses
de clôture par les personnalités de marque.
|
...
| Voir
le document Preparant un Atelier Workshop. |
. |
Utilisez-le
quand vous préparez le programme avec le médiateur. |
...
| C’est
mieux si vous avez le programme, imprimé sur une feuille de papier, prêt
Ă donner aux participants quand ils arrivent. |
. |
S’il
y a des visiteurs, vous devez les présenter aux participants et souligner
qu’ils ne sont pas des observateurs mais ils participeront dans la révision. |
...
|
On doit travailler
(avec sa tête) pendant la révision, ce n’est pas une conférence
internationale.
|
. |
Les personnalités
ou les visiteurs ne doivent pas faire des ouvertures.
|
...
| Organisez
une activité pour briser la glace au début de la révision. |
. |
Cette
activité est une séance humoristique qui a le but de briser les barrières
socials, en particulier celles qui sont basée sur respet et obligation
envers les surveillants ou sur les rôles du personnel dans l’organisation. |
...
| Voir
le document Activités pour briser la glace, qui décrit cettes séances.
(Icebreakers). |
. |
Cette
activité signifie que cette séance n’est pas une parte du travail quotidennement
du projet ou de l’organisation. |
...
| Nous
déjà mentionnons qu’il n’y a pas des observateurs dans la révision
annuelle. |
. |
Elle
est destinée au personnel et ses directeurs. Si vous devez avoir des visiteurs,
et nous ne les encourageons pas, ces visiteurs doivent participer dans
la révision, en particulier, dans l’activité pour briser la glace. |
...
| Le
document sur les activités pour briser la glace explique que cette activité
établit le ton de la séance. |
. |
Elle
signifie que tous les participants, le personnel et ses directeurs, ne
doivent pas prendre eux-mêmes au sérieux et pouvoir faire rire d’eux-mêmes. |
...
|
The
same applies to organizing an annual review –
Cela encouragera le personnel Ă faire les contributions plus hĂ´nnetes
et détaillées..
|
...
| Quand
vous organisez le programme, expliquez-vous les objectifs du atelier. |
. |
Les
participants doivent travailler par groupes pour évaluer ce que se passé
et faire des suggestions pour améliorer de choses pour l’avenir. |
...
| Vous
devez communiquez cela verbalement et sur le papier. |
|
Assurez
que tous le personnel se faire comprendre. |
...
| Quand
vous organisez le programme avec le médiateur, indiquez que vous voulez
des séances participatives variées. |
. |
Assurez
que les séances ne sont pas toutes les mêmes. |
...
| C’est
une bonne idée à avoir les séances où les participants travaillent
par petits groupes, utilisant les trucs et appuis à dessiner, créer ou
faire quelque chose. |
. |
C’est
une bonne idée à donner votres participants les activités physiques
simples afin qu’ils coopèrent. |
...
|
Cela encouragera
travail d’équipe, qui est bon pour la révision et l’organisation.
|
...
| Le
médiateur ou le rapporteur purrait résumer la révision avec une
liste des observations et recommandations notées. |
. |
N’avez
pas aucune discourse de clĂ´ture Ă la fin. |
....
..
...
|
Quoique ce soit important
à n’avoir pas des observateurs, ce soit necessaire à avoir un rapporteur.
|
...... |
C’est mieux si
tout le personnel connaît cette personne.
|
...
| Votre
rapporteur purrait être la secrétaire qui sait bien prendre des notes. |
. |
Nous
vous avisons que vous l’offrez des honoraries, peut-être cent dollars,
parce qu’il doit abandonner la chance à participer à plein pour prendre
des notes et écrire un rapport pour la séance. |
...
| As
with participatory
management meetings, Le rapport doit souligner seulement
des décisions, mis en ordre de (a) observations sur l’année dernière
et (b) recommandations pour l’année prochaine. |
. |
Le
rapporteur doit preparer la version préliminaire à la fin du jour de
la revision. |
...
| Le
directeur doit l’éditer et le donner à tous participants à la fin
d’un jour après la révision. |
. |
Vous
povez joindre le programme au rapport à indiquer les séances. |
...
|
La discussion sur
qui a dit quoi n’est pas necessaire dans le rapport de la révision.
|
...
| À
la fin de la révision le rapporteur ou le médiateur peut lire à voix
haute la version préliminaire du rapport. |
. |
On
doit circuler la version définitive du rapport pas plus tard que deux
jours environ. |
....
..
...
| Vous
devez produire le Plan du Travail Annuel
(PTA) pour l’an prochain après la révision annuelle. |
. |
Le
Plan doit lister tous les buts de l’organisation ou le projet. |
...
| Il
inclurait des objectifs, mais avec l’accent sur ceux qui seront plus
prominents l’année prochaine. |
. |
Il
élaborerait sur des stratégies pour les atteindre. |
...
...
| Le
Plan du Travail doit reflété les recommandations et suggestions faits
dans la révision annuelle. |
. |
On
doit joindre le compte rendu à la révision comme une annexe au Plan. |
...
| On
doit pointer aux les suggestions de la rĂ©vision qui sont impossible Ă
exécuter à cause du droit, de la politique du conseil d’administration,
les limitations budgétaires ou les autres raisons et les expliquer. |
. |
On
peut user le Plan, avec ces points comme un outil pour faire des changements
en la politique ou le droit. |
....
..
...
| La
révision annuelle est une méthode excellente pour obtenir la participation
du personnel dans le processus de prendre des décisions de la gestion. |
. |
Elle
utilise les observations et analyse du personnel comme des contributions
pour la surveillance et l’évaluation. |
...
|
Elle utilise les
suggestions et recommandations comme des contributions pour la planification.
L’exécution pendant l’année prochaine doit suivre le plan du travail
annuel qui doit suivre les contributions du personnel faits pendant la
révision annuelle.
|
––»
«––
|
