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Les
réunions de travail pour la gestion participative
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Comment
les rendre plus efficaces
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Document
de formation
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Une
méthode radicale pour répondre aux grognements
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| Si
vous parlez d'une réunion, c'est probable que la réponse de votre personnel
ne soit pas positive. |
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Votre
personnel pensera : « Il y a trop de réunions – Les réunions sont
ennuyeuses – Les réunions sont une perte de temps - Les réunions ne
servent à rien. » |
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| Souvent,
ils ont raison. |
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On
perd trop de temps pendant des réunions improductives, mais c'est difficile
de changer cette situation. |
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| Comme
vous avez décidé d'augmenter la participation du personnel dans la prise
des décisions, vous êtes bien placé à changer radicalement la façon
dont les réunions se conduisent. |
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Cela
vous permettra de renforcer la gestion participative et
aidera votre organisation à devenir plus efficace et plus forte.Ce
document vise à vous assister à le faire. |
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| Vous
pouvez faire des changements si vous prenez un peu de temps à : (1) Évaluer
franchement la productivité de réunions de travail courantes, et (2)
vous préparer à renoncer à vos suppositions sur la façon dont les réunions
devraient se conduire. |
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Vous
pouvez considérer les suggestions dans ce document comme peu orthodoxes
au début. Mais si vous avez l'esprit ouvert, vous pourrez arriver à vos
propres conclusions et à initier les changements nécessaires. |
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| Toute
réunion doit avoir un but. |
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Examinez
soigneusement les réunions auxquels vous assistez et demandez quel
est le but de chacune. |
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Malheureusement,
il paraît que beaucoup de réunions soient convoquées parce que :
(1) le directeur aime
parler,
(2) quelqu’un d'autre
aime parler,
(3) les réunions sont
rituelles,
(4) le personnel veux
une pause de son travail régulier,
(5) quelqu'un veut nous
parler d'événements dont on a déjà entendu parler,
(6) quelqu'un veut donner
un rapport oral en lieu de l'écrire ou
(7) on veut donner l'impression
de prendre des décisions.
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| L'essence
de la gestion est la prise des décisions. |
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Si
vous songez sérieusement à la gestion participative, vous voulez orienter
les observations et l'analyse de votre personnel vers le processus de la
prise de décisions. |
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| Une
réunion de travail peut être une méthode très efficace pour le faire. |
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Mais
pour y arriver, il vous faut décider que le but des réunions est de prendre
des décisions. |
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Elles ne devraient
avoir aucun autre but.
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| Si
le but d'une réunion est de prendre des décisions, il vous faut la planifier
pour ce but. |
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Si
vous avez d'autres buts importants, comme la sensibilisation du personnel
ou la distribution de certains renseignements au personnel, il faut les
remettre à d'autres moments et non pas les inclure dans la réunion de
gestion. |
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| Pour
une gestion efficace et une organisation solide, il vous faut enlever tous
les autres buts de l'ordre du jour et assurer que la seule activité pendant
une réunion de gestion soit la prise de décisions, que les gestionnaires
et le personnel contribuent à ces décisions et que les décisions soient
prises d'une façon efficace et correcte. |
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Vous
devez communiquer cela à tout votre personnel et lui expliquer le but
des réunions de gestion. |
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La réunion de gestion
ne devrait durer qu'assez de temps pour prendre les décisions.
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Si elle dure plus
que ça, c'est du temps perdu.
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| Quand
vous assistez à une réunion, faites une petite expérience. |
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Utilisant
un montre, notez la durée de tous les segments improductifs de la réunion. |
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| Quand
une personne arrive à la réunion en retard, il/elle fait perdre du temps
à tous ceux qui sont arrivés à temps. |
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Si
six personnes attendent la septième pendant dix minutes, c'est n'est pas
une perte de dix minutes mais de six fois dix minutes ; c'est une perte
d'une heure. |
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Si vous est tolérant
à l'égard de ceux qui arrivent en retard, vous supportez la perte de
temps de ceux qui arrivent à temps.
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Il
y a des personnes qui causent une perte de temps parce qu'elles :
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(1)
répètent ce qui a déjà été mentionné,
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(2)
ajoutent de l'information qui n'est pas pertinente,
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(3)
utilisent beaucoup de phrases d'un style fleuri et redondant,
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(4)
corrigent des erreurs insignifiantes qui n'affectent pas la décision discutée,
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(5)
font
des discours (donnent un spectacle pour la galerie)
et/ou
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(6)
suivent le protocole à la lettre. |
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| Combien
de temps devrait se passer pendant une réunion de travail ? |
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Une
décision ne vous devrait pas prendre plus de cinq minutes et on ne devrait
pas prendre plus de trois décisions (plus ou moins) pendant une réunion. |
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| Cela
veut dire qu'une réunion devrait durer une quinzaine de minutes. |
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Pouvez-vous
organiser une réunion qui dure quinze minutes ? |
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| Les
réunions pour d'autres buts normalement suivent une procédure très stricte. |
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L'ordre
du jour commence avec la lecture et l'approbation du compte rendu de la
réunion antérieure et continue par les affaires qui résultent du compte
rendu. |
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| Puis,
tous les points du programme se discutent en détail et les décisions
se prennent par des motions proposées par une personne, appuyées par
quelqu'un d'autre et mises au vote. |
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Ces
réunions sont utiles quand les décisions sont très politiques ou controversées
et quand les participants représentent des organisations différentes
et concurrentes. |
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| Mais,
dans une réunion de gestion, ces formalités sont inutiles et se devraient
éliminer. |
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Si
une réunion va durer quinze minutes et qu'il faut prendre cinq décisions,
le coordinateur devrait donne la liste des décisions sur un tableau et
permette seulement cinq minutes de discussion pour chaque décision. |
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Éliminez complètement
les formalités traditionnelles.
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| Il
y a des gens qui aiment parler pour ne rien dire. |
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Peu importe que tout
le monde connaît déjà leur point de vue ou leurs arguments.
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Le coordinateur de
la réunion devrait faire comprendre que de tels discours sont improductifs
et indésirables pendant les réunions de gestion.
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| Ce
qui est désirable et encouragée est une brève discussion de la décision,
de ces alternatives et des avantages de chaque alternative. Puis la décision
est prise et notée. |
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Chaque
décision doit prendre cinq minutes et chaque intervenant doit limiter
ses paroles pour que toutes les interventions prennent seulement cinq minutes. |
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| Le
mot anglais chairman (président d'une réunion) est d'origine du
Moyen Âge (vers 1200 ap. J-C). |
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Pendant
les réunions du roi féodal et son conseil, le roi était le seul à avoir
un fauteuil et le mot chairman était un euphémisme pour le roi,
qui avait une autorité absolue pendant les réunions. |
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| Les
autres, assis par terre sur des tabourets ou des tapis, étaient toujours
d'accord avec tout ce que disait le roi s'ils désiraient vivre. |
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De
nos jours, beaucoup de monde continuent d'utiliser le mot, mais d'une façon
non sexiste, donc ils emploient chair ou chairperson pour
la personne qui préside la réunion, surtout si c'est une femme (souvent
on continue d'employer chairman si c'est un homme). |
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Dans les réunions
de gestion, il faut éliminer le mot et ses dérivés entièrement.
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| Pendant
la réunion, il faut un coordinateur de la réunion. |
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Le
coordinateur (ou la coordinatrice) coordonne la réunion et assure qu'on
ne perd pas de temps et que la réunion soit utilisée uniquement pour
prendre des décisions de gestion. |
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| Si
la réunion dure seulement quinze minutes, il n'est pas nécessaire de
fournir des chaises pour les participants, y compris le coordinateur. |
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La
personne qui prend les notes peut être assise mais non pas les autres. |
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| Si
il y a des chaises, les participants se trouvent trop à l'aise pendant
la réunion et se mettent à prolonger la situation en parlant
trop ou en introduisant des formalités. |
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Enlevez
toutes les chaises de la réunion. |
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| On
peut dire la même chose sur les rafraîchissements pendant les réunions. |
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Ne
fournissez pas de rafraîchissements. |
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| Ils
rendent les réunions plus longues. |
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Au
lieu des rafraîchissements, invitez tout le monde à la cafétéria, au
restaurant ou au bar après la réunion. |
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Si tout est allé
bien, la réunion aura pris seulement quinze ou vingt minutes et il y aura
donc beaucoup de temps pour prendre des rafraîchissements.
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Dans les réunions
traditionnelles, on produit des comptes rendus.
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Ceux-ci sont des
descriptions minutieuses de tout ce qui s'est passé pendant la réunion.
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| Le
compte rendu est nécessaire pendant des réunions politiques et publiques
où il y a de divers factions et où les participants représentent des
organisations différentes. |
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Dans
ces situations, il peut être nécessaire de prendre des notes sur
qui a dit quoi. |
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Ce n'est pas nécessaire
pendant les réunions de gestion.
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Ce qu'il faut, c'est
un rapport de réunion très simple, comme un rapport d'une excursion,
qui porte le jour et le temps de la réunion et une liste des décisions
prises.
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Il n'est pas nécessaire
d'écrire qui a dit quoi. Des détails ne sont pas nécessaires.
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| Une
réunion pendant laquelle on a pris quatre décisions doit résulter en
un rapport, sur une feuille de papier, qui donne une liste des quatre décisions
prises par les participants. |
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Ce
rapport doit être fini une heure après la réunion et être distribué
aux participants le même jour. |
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| L'essence
de la gestion est la prise de décisions pour l'organisation. |
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L'essence
de la gestion participative est la contribution du personnel à cette la
prise de décisions. |
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Une réunion est
une méthode pour encourager ces contributions.
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Les réunions devraient
être simples, sans formalités, courtes et concentrées sur les décisions.
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| Quelques
décisions, comme la sélection d'un nouveau membre du personnel ou la
mise au point du budget, ne seront pas à la portée de tous les membres
du personnel. |
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Les
réunions devraient avoir des coordinateurs, non pas des présidents, et
les participants ne devraient pas utiliser des chaises. |
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| Si
vous êtes honnête et minutieux et vous prenez note de combien de temps
se perd dans des réunions courantes, vous verrez la valeur des réunions
simples et dédiées à la prise des décisions. |
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La
difficulté est de rompre avec la tradition et mettre
l'idée en oeuvre. |
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| S'il
y a des questions qu'il faut discuter à fond ou des renseignements détaillés
qu'il faut donner aux membres, n'abusez pas des réunions pour le faire. |
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Organisez
un atelier qui dure le temps nécessaire – une heure ou trois –à
transmettre les renseignements ou sensibiliser le personnel. |
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| Vous
pouvez le faire le même jour ou un autre jour. |
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Organisez-le
de manière professionnelle. |
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Assurez que les réunions
de gestion soient seulement pour la prise de décisions.
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| Puisque
les membres du personnel ne comprendront pas ces questions et le besoin
de simplifier les réunions de gestion de façon automatique, utilisez
cette page pour produire un document à distribuer et organisez un atelier
d'un demi-jour pour partager les principes des réunions dans la gestion
participative. |
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Assurez-vous
qu'il y ait beaucoup de possibilités d'apprendre en faisant
dans votre atelier sur les réunions. |
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| C'est
très simple. |
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Simple
ne veut pas dire facile. |
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| Il
y a beaucoup de suppositions et de traditions qui déterminent comment
s'organisent les réunions de travail. |
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Vous
et votre personnel avez la possibilité d'enlever les traditions et d'augmenter
l'efficacité. |
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Ce n'est pas facile,
mais il produira des résultats désirés et nécessaires.
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