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Rédiger
des rapports plus efficaces
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.Un
Guide.
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| PARTIE
D : Rédiger des rapports plus efficaces : |
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| Les
rapports classés sans qu'on les ait lus, envoyés à la poubelle, ou simplement
utilisés pour emballer des arachides, sont inutiles. Un bon rapport doit
être lu. D'où la question suivante : « Comment pouvons-nous nous assurer
que quelqu'un lira un rapport? » |
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Cela
peut être amusant d'apprendre à mieux rédiger des rapports. La rédaction
d'un rapport ne devrait pas être nécessairement une tâche ennuyante,
fatigante et gênante, que vous craignez dès qu'arrive le moment de rendre
un rapport. Une fois que vous connaissez des techniques et des astuces,
la rédaction de rapports peut s'avérer stimulante. |
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| Vous
pouvez transformer la rédaction de rapports en un élément essentiel
de l'éthique de votre métier et aussi l'utiliser comme un outil pour
suivre votre progression. Il n'y a pas aucune magie ni aucun mystère dans
le fait de rédiger un rapport ; et ce document va présenter certaines
des techniques et astuces que vous pouvez facilement apprendre et utiliser. |
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Écrivez
des rapports pour qu'ils puissent être lus, pas pour qu'ils disparaissent
lors d'un classement. Pour parvenir à cela, vous devez les rédiger d'une
manière simple à comprendre et de façon à inviter le lecteur à les
lire jusqu'au bout. Vous devez savoir à qui ils s'adressent (votre public
«
cible » ), pour quelle raison le lecteur voudrait lire vos rapports, et
ce que votre lecteur attend et veut de vos rapports. |
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| Il
y a plusieurs façons de savoir ce que votre public veut savoir (et, par
conséquent, ce qu'il veut lire dans vos rapports), et vous connaissez
déjà ses attentes à 80%. Quand vous finissez votre première ébauche,
évaluez chaque élément. Pour chaque phrase que vous rédigez, posez
vous la question suivante : « Cela va-t-il intéresser mes lecteurs ?
» |
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| Personne
ne devrait essayer de rédiger un rapport de progression communautaire
tout seul. Le facilitateur devrait en faire une activité de groupe, menée
par les représentants de la communauté, pour la communauté entière,
et avec l'assentiment de la communauté. |
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Encouragez
les membres à demander de l'aide à leurs amis et collègues, programmateurs,
responsables de gestion, membres de l'équipe et à tous ceux qui peuvent
les aider tant au niveau des idées que du style. Pensez à préparer le
rapport comme un script de « dialogue », dans lequel chaque ébauche
est une suite dans le processus. |
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| Qu'est-ce
qu'un bon rapport ? |
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| Un
rapport est bon lorsqu'on le lit et que l'on passe à l'action grâce à
lui (pas quand il est classé et ignoré). Comment pouvez-vous augmenter
les chances que votre rapport soit lu ? Ce qui suit constitue quelques
astuces pour réaliser des rapports plus efficaces. Un rapport n'est efficace
que s'il est lu et qu'il déclenche une action comme résultat de sa lecture. |
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Très
important : les rapports doivent être « concis. » Être concis signifie
qu'ils doivent être à la fois brefs et complets. Les rapports courts
ont plus de chance d'être lus que les plus longs. Cependant les rapports
auxquels il manque des informations importantes sont décevants. L'une
des manières de raccourcir vos rapports, est d'ôter toutes les tournures
encombrantes (telle que « Pendant la période de rédaction du rapport
... ») et les répétitions d'éléments inclus ailleurs dans tout rapport. |
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| On
lit plus facilement un rapport lorsqu'il est écrit simplement, avec des
mots clairs et directs, une grammaire soignée et un vocabulaire abordable.
N'essayez pas d'impressionner qui que ce soit avec un style fleuri, un
vocabulaire opaque, ou des phrases longues et complexes. Utilisez des phrases
courtes et simples. Utilisez des niveaux de titres différents pour différencier
les sections (comme dans ce document). Utilisez des paragraphes courts.
Évitez la voix passive. |
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Rappelez-vous
que beaucoup de ceux qui vont lire votre rapport n'utilisent l'anglais
qu'en seconde langue. Utilisez toujours le fameux principe KISS
(«
Keep It Simple, Sweetheart... ou : la simplicité prime »)quand vous rédigez
un rapport. |
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| Un
rapport doit être simple à lire : |
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| Je
tiens à répéter que lors d'ateliers avec des mobilisateurs sur le terrain,
j'ai demandé aux participants ce qui d'après eux assurait la lecture
d'un rapport. Si vous êtes un responsable de gestion et qu'un rapport
arrive sur votre bureau : allez-vous le jeter ? Allez-vous le classer sans
le consulter ? Allez-vous simplement le survoler sans le lire en profondeur
? |
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Allez-vous
le lire et réfléchir à son contenu suffisamment pour prendre des décisions
? Quelles sont les caractéristiques du rapport qui peuvent vous amener
à le lire attentivement ? |
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| Les
participants ont proposé les suggestions suivantes. |
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Le
rapport devrait : |
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-
être
court mais complet (concis) ;
-
contenir
uniquement ce qui est nécessaire ;
-
être
simple et rédigé dans une langue correcte ;
-
être
dénué de répétitions et ne pas être redondant ;
-
être
dénué de discours moralisateurs ou supérieurs ;
-
contenir
des informations intéressantes et pertinentes ;
-
être
bien structuré et bien organisé ;
-
être
clair et propre (saisi ou bien imprimé/manuscrit).
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Ceci
serait aussi une bonne liste de vérification (a) pour vous, quand vous
rédigez
des rapports, ou (b) pour les dirigeants de la communauté, quand vous
les formez à la rédaction de rapports.
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| Astuces
pour rédiger des rapports plus efficaces : |
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| Un
jour, quelques jeunes musiciens ont demandé à un célèbre musicien de
l'Afrique de l'ouest, quel conseil il pouvait leur donner afin qu'ils deviennent
aussi talentueux que lui : « Je peux vous donner trois astuces, leur a-t-il
répondu. Ma première astuce est : la pratique. La seconde est : la pratique
et la troisième est : la pratique. » |
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On
peut donner le même conseil pour n'importe quel type de rédaction : Rédigez
de nombreuses ébauches. Corrigez les erreurs entre chaque ébauche. Demandez
à un ami de « réviser » les ébauches (de les relire et proposer des
suggestions). Demandez des commentaires et des conseils : soyez votre propre
enseignant. Les trois astuces ici sont : « Récrivez ! Récrivez ! Récrivez
! » |
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| Vous
pensez peut-être que récrire un document est une perte de temps et d'énergie.
Loin de là. Les écrivains professionnels peuvent aller jusqu'à rédiger
sept brouillons avant qu'ils ne pensent qu'un document est à la hauteur
de leur réputation. Vous devriez écrire au moins trois brouillons : une
première ébauche approximative, une seconde et puis finalement le dernier
brouillon. |
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Soyez
prêts à récrire même le dernier brouillon. La réécriture vous accorde
le temps, entre chaque rédaction, d'être plus objectif et critique envers
votre document, de corriger les erreurs les plus évidentes et d'éviter
de rédiger un document que vous regretterez par la suite. |
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| Un
autre truc est de commencer par faire un plan. Avant de commencer la première
phrase, faites un plan des sujets que vous souhaiteriez couvrir. Faites
une liste de points à couvrir, avec trois mots par point. Utilisez juste
un morceau de papier : c'est uniquement pour que vous les voyiez écrits. |
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Peut-être
voudriez-vous modifier l'ordre des sujets une fois que vous les verrez
écrits sur papier. Vous pourriez utiliser ce plan comme guide personnel,
lors de la rédaction de votre première ébauche. |
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| Voici
quelques remarques supplémentaires concernant la voix passive. C'est une
maladie que l'on retrouve chez de nombreux bureaucrates. C'est une sorte
de détournement, c'est à dire d'écrire des mots de manière, apparemment,
informative mais en cachant, en fait, le contenu le plus important. |
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On
a comparé quelques fois la voix passive, tout comme les statistiques,
à un bikini : ce qu'il révèle est intéressant mais ce qu'il cache est
essentiel. |
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| Qu'est-ce
qui fait un bon rapport ? |
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| Qu'est-ce
qui fait un bon rapport ? Une fois de plus, j'ai demandé aux participants
des ateliers ce qui faisait de bons rapports ou ce qui rendait les rapports
intéressants. |
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Ils
ont suggéré
les
idées suivantes : |
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-
qu'ils
soient attrayants
-
qu'ils
soient directs, honnêtes et sans faux-semblants (pas de mensonges)
-
qu'ils
comportent des illustrations intéressantes, des croquis (en couleur,
si c'est possible)
-
qu'ils
soient brefs, courts
-
qu'ils
soient clairs et lisibles (une écriture convenable)
-
qu'ils
soient pertinents
-
qu'ils
soient dans un français simple (ou dans le langage local, mais toujours
dans un langage simple)
-
qu'ils
soient bien aérés
-
qu'ils
aient des titres et des sous-titres
-
qu'ils
soient organisés ou structurés.
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| On
peut associer cette liste aux deux premières citées, pour établir une
liste globale pour vérifier tout type de rapport que vous écrirez, ainsi
que pour diriger un atelier de rédaction de rapports avec les membres
de la communauté qui y participent. Voir Erreurs
pour une courte liste des fautes de rédaction les plus communes, que vous
pouvez corriger. |
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| N'oubliez
pas que la rédaction de rapports n'est pas nécessairement ennuyante,
regardez plutôt la tâche comme un défi. |
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Mettez
l'accent sur les résultats plutôt que les activités. Dépassez la description
; soyez analytique. Sachez bien qui est votre public et les besoins de
vos lecteurs. Rédigez dans un style simple et facile à lire. Évitez
la voix passive. Écrivez de manière concise (un rapport bref mais complet).
Organisez vos rapports en utilisant un plan et des sous-titres. Rédigez
plusieurs brouillons avant le dernier. |
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En
utilisant ces astuces et ces lignes directrices, vous pouvez vous auto-former
ainsi que former vos demandeurs dans la communautés pour améliorer votre
rédaction de rapports.
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Rappelez-vous
qu'il n'est pas nécessaire d'être mauvais pour s'améliorer.
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