..
|
De
différents types de rapports
|
|
Document
pour les mobilisateurs
|
.
.Un
guide.
.
.
.
| PARTIE
C : Comment rédiger des rapports : |
..
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On
a rédigé ces lignes directrices pour qu'elles soient utiles à tous les
travailleurs sur le terrain qui participent à des projets avec du financement
externe et dont le but est de stimuler les communautés locales à gérer
leur propre développement.
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| De
différents objectifs ; de différents contenus de rapports : |
.
| Nous
avons remarqué que les objectifs des mobilisateurs sont différents des
objectifs des projets communautaires qu'ils soutiennent. |
. |
Ceci
implique que leurs rapports seront différents, parce que, par définition,
un bon rapport compare les résultats obtenus et les résultats escomptés. |
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| Les
rapports en général : |
..
| Un
des principes prioritaires de toute rédaction de rapport est de faire
un rapport des résultats de vos activités. Ceci demande de votre part
une certaine analyse qui dépasse la simple description de vos activités. |
. |
Vous
travaillez dans un projet avec de divers donateurs et une agence qui canalise
le travail et qui donc doit rester informée des événements sur le terrain.
Vos rapports représentent les voies et canaux principaux d'information
pour les personnes qui décident de financer ce projet et d'autres projets
pareils. |
..
| Chaque
rapport devrait être identifié correctement et séparément. Au tout
début, on retrouve les identificateurs principaux, c'est-à-dire au moins
le titre ( la période et le lieu dont traite le rapport ) et l'auteur. |
. |
À
la fin, certains identificateurs devraient aussi apparaître sur chaque
document. Chaque rapport devrait laisser voir : |
..
-
Le
nom du ou des auteurs et le sujet général, clairement et facilement à
voir au début du rapport. Dans le « De quoi s'agit-il » ( sujet général
), on devrait trouver la zone géographique et la période à propos
desquelles vous rendez compte. Vous devriez y mettre votre titre et votre
position, ainsi que votre nom, en tant qu'auteur.
-
Il
faudrait aussi mettre quelques informations d'identification nécessaires
à la fin de la dernière page.
-
Mettez
le nom du dossier informatique ( et le chemin d'accès ) en bas,
à gauche. Mettez un code pour la date d'impression en bas et centré.
Mettez les initiales de l'auteur ( en lettres majuscules ), puis
une barre oblique, et les initiales de la personne qui a saisi ( en
lettres minuscules ) en bas, à droite de la dernière page.
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..
| Ce
sont des éléments importants de tous les rapports. Il y a cinq types
de rapports que les mobilisateurs devraient connaître et/ou maîtriser,
et qui sont différents les uns des autres. |
. |
-
Les
rapports mensuels de progression ;
-
Les
rapports de projets communautaires ;
-
Les
rapports de routine du mobilisateur ;
-
Les
rapports des visites sur le terrain et
-
les
comptes-rendus des réunions.
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..
| Voyons
maintenant ces cinq différents types de rapports. |
..
.
| Les
rapports mensuels de progression : |
..
| Ceci
fait référence à tout rapport de progression de routine : mensuel, bi-mensuel,
trimestriel ou annuel. Un rapport de progression est différent d'un rapport
de situation (sitrep) dans la mesure où celui-ci ne fait qu'établir
ce qui s'est passé et ce qui a été fait pendant la période du rapport.
Un rapport de progression, au contraire, met en perspective les activités
et les objectifs. |
. |
La
source la plus importante d'information dans n'importe quel projet vient
des rapports mensuels de progression de routine, s'ils sont bien rédigés.
Les donateurs, les quartiers généraux des agences, les chefs du groupe
ciblé, ainsi que les agences qui suivent le projet et transmettent les
financements des donateurs doivent tous savoir comment et à quel point
les activités du projet ont permis d'atteindre les objectifs fixés. |
..
| Il
faut donc faire une distinction cruciale entre :
|
. |
Bien
que les rapports de progression puissent suivre des formats différents,
il faut établir ces distinctions, d'une manière ou d'une autre. |
..
| Rédigez
votre rapport avec deux grands titres : (a) activités et (b) résultats,
ou bien précisez pour chaque objectif du projet une section (1) pour les
activités et une section (2) pour les résultats de ces activités. |
. |
Beaucoup
de débutants font l'erreur de penser que tout ce qu'ils ont à faire est
un rapport des activités. Ce n'est pas le cas. |
..
| Un
rapport de progression efficace n'est pas simplement un rapport d'activités
descriptif, mais il doit analyser les résultats des activités consignées.
L'analyse doit répondre à la question, « Jusqu'à quel point
est-ce que nous avons atteint les objectifs fixés ? » |
. |
Puisque
vous n'êtes pas des débutants, mais des professionnels, vous pouvez prouver
votre professionnalisme en dépassant la simple description des activités
dans vos rapports de progression. |
..
| Revoyez
toujours les objectifs du projet avant de rédiger un rapport mensuel de
progression. Vous les trouvez normalement dans le Document du projet
(
ProDoc ). |
. |
Dans
la partie analytique de votre rapport, vous pourriez faire la liste des
objectifs ( chacun dans sa propre section sous-titrée ) et rédiger une
analyse de votre progrès vers la réalisation de chaque objectif. Si vous
n'avez pas atteint un objectif, ou si vous avez dépassé ou atteint partiellement
un aspect d'un objectif, vous devriez ajouter une explication des raisons. |
.
.
| Les
rapports de projets communautaires : |
..
| Dans
un rapport narratif mensuel détaillé, on devrait trouver des renseignements
sur le point jusqu'où le projet a atteint les objectifs fixés, les raisons
pour lesquelles ils n'ont pas été entièrement atteints, les leçons
tirées et des suggestions, avec raisons, de changements des objectifs,
si l'on trouve qu'il faut les changer. |
. |
Le
rapport narratif peut comporter des informations concernant les événements
et les apports ( les mesures prises, voir ci-dessous ), mais il devrait
souligner surtout le rendement ( les résultats de ces actions dans la
mesure où ils conduisent à atteindre les objectifs fixés ).
Il
faut faire attention au nombre de bénéficiaires ainsi qu'à leur situation
géographique. Le rapport mensuel gagnerait à être organisé par sections
correspondant aux sections de la proposition . |
..
| En
plus des rapports narratifs, il y a les rapports financiers. |
. |
Dans
un rapport financier mensuel et détaillé, on doit trouver les sommes
d'argent reçues et leur provenance, (1) les sommes dépensées,
listées ligne après ligne selon les catégories du budget proposé, les
raisons de dépenses supérieures ou inférieures aux prévisions et une
évaluation de la façon dont les dépenses ont contribué à atteindre
les objectifs du projet. |
..
| Note
de bas de page : (1) Nous recommandons qu'une OBC obtienne ses
ressources ( financements ) de différents donateurs. Ne permettez
pas que l'organisation ou le groupe devienne dépendant d'un seul donateur. |
.
.
.
| Les
rapports de routine des mobilisateurs : |
..
| Il
y a des différences importantes entre un rapport de projet communautaire
et un rapport d'un mobilisateur d'une communauté ; n'oubliez pas que leurs
objectifs sont différents. Les objectifs du projet communautaire devraient
être simples, tels que « construire une école » ou « réhabiliter
une installation d'approvisionnement en eau. » Quels sont les objectifs
des mobilisateurs ( vers lesquels ils rapportent leur progression ) ? Les
objectifs d'un mobilisateur sont différents de ceux d'un projet basé
dans la communauté. Par conséquent, les rapports de progression
( concernant
la façon dont les objectifs ont été atteints ) sont différents. |
. |
En
termes simples, le résultat escompté par un mobilisateur dans son travail
est de mobiliser une communauté. La description d'emploi d'un mobilisateur
présente la tâche de mobiliser, et ceci recouvre de divers éléments
(
par exemple, développer l'unité communautaire, assurer la participation
des groupes marginaux et vulnérables, établir les priorités de la communauté,
former à la gestion, encourager, assurer une direction non politique )
. (2) |
..
| Note
de bas de page : (2) Cette intervention comporte trois éléments
importants : (a) faire naître la conscience, puis (b) mobiliser et enfin
(c) former à la gestion. D'abord, la formation à la gestion communautaire
éveille la conscience du besoin d'une responsabilité transparente ; c'est
la façon de permettre à tous les membres de la communauté de vérifier
eux-mêmes que les ressources reçues sont véritablement transmises au
projet et non détournées vers d'autres choses. Puis la formation poursuit
le « Comment » d'assurer la transparence de la comptabilité
financière, de la mise à jour d'un grand livre double précis, l'établissement
des liens entre les pièces comptables et les enregistrements dans le grand
livre et la rédaction de bilans et de résultats budgétaires précis
et valides. |
.
|
Voici
une matrice qui relie les objectifs communs des mobilisateurs avec ce que
les rapports des mobilisateurs devraient comporter.
|
..
Tableau
2 : Les rapports liés aux objectifs des mobilisateurs
.
Résultats
désirés |
Mesures
prises |
Niveau
de réussite |
Raisons |
Facteurs
de succès |
Obstacles |
| Unifier une communauté |
Réunions pour expliquer les bénéfices
; ateliers |
( estimez et décrivez le niveau de
succès ) |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ? Quelle est la compétence du mobilisateur ? |
Niveau de conscience, installations
utilisées pour les rencontres, niveau de scolarité. |
Divisions sociales, discorde, manque
de compétences en animation |
| Assister la communauté à l'auto-évaluation |
Atelier de formation à l'évaluation |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| Assister la communauté à l'identification
de son problème prioritaire |
Réunion d'animation pour établir
les priorités |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| Assister la communauté à définir
son but et à l'affiner selon des objectifs spécifiques |
Formation à la gestion ; remue-méninges
en réunion |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| Assister la communauté à l'identification
de ses ressources |
Session de remue-méninges |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| Assister la communauté à l'identification
de stratégies possibles et la sélection d'une stratégie |
Session de remue-méninges |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| Assister la communauté à la formation
d'un comité exécutif ( OBC ) |
Réunion organisationnelle ( élections
ou consensus ) |
" |
La communauté est-elle décidée
à se mobiliser ?
Quelle est la compétence du mobilisateur
? |
" |
" |
| etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
..
.
.
| Rapports
de sorties sur le terrain : |
..
| Même
si vous pouvez mentionner ou faire la liste des sorties sur le terrain
dans votre rapport mensuel, on devrait rapporter toutes les sorties principales
sur le terrain dans des rapports séparés de sorties sur le terrain. |
. |
Toute
sortie sur le terrain doit avoir un but, donc votre rapport sur la sortie
devrait commencer par une indication du but de la sortie. Le but devrait
être une justification de la sortie, même si vous ne réussissez pas
à atteindre les objectifs fixés pour cette sortie. Le but doit être
lié directement à, au moins, un objectif du projet, tels qu'ils sont
présentés sur le document du projet. |
..
| Évidemment,
on peut lister les détails techniques dans n'importe quel ordre : selon
les dates et les lieux, les personnes que l'on a rencontrées ( en donnant
leurs titres, les noms des agences, le jour et le lieu des rencontres,
etc... ), les lieux que l'on a visités, les réunions auxquelles on a
assisté, etc. Rédigez une liste lisible, facile à comprendre et courte
mais complète. |
. |
Un
rapport de sortie sur le terrain devrait mettre en évidence les résultats
de cette visite. Avez-vous atteint votre but ? Dans quelle mesure ? Pourquoi
? Quelles observations inattendues avez-vous faites ? Quelles sont les
conséquences de telles observations ? Avez-vous remarqué des indicateurs
de résultats d'activités projetées auparavant ? Devriez-vous modifier
les objectifs de votre projet à partir de ce que vous avez observé ?
Avez-vous identifié de nouveaux problèmes ? Avez-vous tiré des conclusions
nouvelles , seul(e) ou en discutant avec d'autres personnes que vous avez
rencontrées ou dans des réunions auxquelles vous avez assisté ? |
..
|
Assurez-vous
que votre rapport rend compte du niveau de réussite de votre visite.
|
.
.
| Comptes-rendus
de réunions : |
..
| Chaque
réunion doit évidemment avoir un but et le but doit être lié à l'accomplissement
des objectifs du projet. Par conséquent, les comptes-rendus de ces réunions
devraient se concentrer sur le but et indiquer le résultat de la réunion,
en termes de réussite progressive des objectifs. Voir Les
réunions de travail. |
. |
C'est
précisément dans ces comptes-rendus de réunions, que vous pouvez avoir
la tentation d'utiliser la voix passive. Évitez des phrases telles que
"
Il a été déclaré que ... " ou " Il a été dit que ... " Utilisez la
voix active pour dire qui a dit quoi : « M. Otieno ( le DA ) a suggéré
que nous ... » ou « Le groupe entier ( à l'exception de Mme Kapia )
est d'accord sur le fait que ... » |
..
|
La
rédaction de rapports écrits fait partie de la formation en compétences
de gestion. Il faut inclure la reproduction et la distribution des rapports
d'événements parmi les activités spécifiées dans les propositions
et les contrats.
|
..
.
| Comptes-rendus
d'ateliers : |
..
| Les
comptes-rendus d'ateliers sont aussi importants que les rapports de projets
communautaires et les rapports d'activités des mobilisateurs sur le terrain.
Après chaque atelier, le coordinateur (avec les contributions des autres
facilitateurs, y compris un rapport rédigé par le formateur principal)
devrait rédiger un rapport. Le rapport ne devrait pas être une liste
des activités qui ont eu lieu. Chaque rapport doit être analytique, mettre
l'accent sur le résultat des activités qui ont eu lieu et à quel point
les objectifs de l'atelier ont été atteints. |
. |
Comme
pour tous les rapports, il faut éviter de conclure de tels rapports par
une liste d'activités mais plutôt indiquer les résultats de ces activités
(
le niveau d'accomplissement des résultats désirés ) et les leçons tirées
( concernant l'organisation d'un atelier, non pas les leçons apprises
dans l'atelier, qui sont alors des activités ). |
..
..
.
| Quels
sujets devrait-on inclure ? |
.
|
J'ai
demandé aux participants de plusieurs ateliers pour mobilisateurs quels
sont les sujets que l'on devrait inclure dans les rapports des projets
communautaires.
|
.... |
La
plupart des groupes de mobilisateurs ont proposé les sujets suivants :
|
..
-
Les
antécédents, l'introduction ;
-
Les
réussites du projet !! Raisons ( facteurs, causes ) ;
-
Les
échecs du projet ( pour atteindre les objectifs ) ; Pourquoi ?
( raisons
) ;
-
La
participation de la communauté ( prise de décisions ) ;
-
La
contribution de la communauté (donations, apports tels que de la main-d'oeuvre,
du sable, de l'argent) ;
-
Les
changements nécessaires ( par exemple, des changements de stratégies
) ;
-
Les
problèmes inattendus ;
-
Les
leçons ;
-
Les
recommandations ( dire spécifiquement à qui elles s'adressent ).
|
..
| Ceci
forme la base d'une bonne liste d'éléments obligatoires et vous pouvez
en faire une telle liste pour chaque rapport que vous rédigez, ou pour
enseigner la rédaction à un comité exécutif communautaire. |
. |
Dans
l'ensemble, toutefois, n'oubliez pas que chaque rapport devrait comparer
ce que l'on attendait ou souhaitait avec ce qui a eu lieu. Mettez l'accent
sur les résultats des actions plutôt que la description des actions elles-mêmes. |
..
| Pour
un modèle de format de report qui indique où se placent tous ces sujets,
voir : Un modèle de format de rapport. |
. |
Ce
sont donc les sujets que les différents types de rapports devraient comporter.
Finalement, nous voyons quelques astuces et conseils pour améliorer la
rédaction de rapports. Un rapport est bon (a) si on le lit et (b) si on
agit pour réaliser ses recommandations et conclusions. Comment pouvons-nous
rédiger de bons rapports ? Voir De meilleurs rapports. |
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