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Rédiger
des rapports pour qui ?
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Un
guide pour mobilisateurs communautaires
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| PARTIE
B: Qui devrait recevoir ces rapports ? |
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| Avant
de décider qui devrait recevoir un rapport, il serait utile de repenser
qui profiterait de ces rapports. |
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Voyons
ensemble les avantages pour quelques intéressés potentiels. |
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Parmi
lesquels :
les
auteurs du rapport ;
la
communauté qui participe à ce projet ;
une
autre communauté ;
les
donateurs et les collaborateurs ( y compris les membres de la communauté
) ;
les
chercheurs et
les
instances dirigeantes : centrales, du district ou locales.
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| Avantages
pour l'auteur/les auteurs : |
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| Au
premier abord, on pourrait penser que celui qui profite avant tout d'un
rapport soit le destinataire. Pas vraiment ! La personne qui en tire le
plus de profit est l'auteur ( ou les auteurs ). |
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Pourquoi
? Dans un atelier, j'ai demandé aux mobilisateurs pour quelle raison le
ou les auteurs profiterai(en)t de la rédaction d'un rapport. Voici quelques-unes
de leurs suggestions : |
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Il
ordonne et organise les informations disponibles ;
-
Les
informations présentes à l'esprit sont dans le désordre ;
-
Toute
information manquante peut ainsi être identifiée ;
-
L'auteur
peut avoir une vision d'ensemble plus générale et plus neutre ;
-
Il
rend l'analyse et l'évaluation plus faciles ;
-
Il
clarifie les liens entre les activités ( contribution ) et les
résultats (production) ;
-
Il
aide l'auteur à produire une auto-évaluation moins subjective ;
-
Il
fournit des informations pour faire des recommandations et
-
Il
peut conduire à des modifications d'objectifs, de stratégies, et/ou d'activités
dans le futur.
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| Un
avantage supplémentaire ( possible, mais pas garanti ) est le retour
d'informations liées au rapport ( conseil, expérience, recommandations
) Ã l'auteur et d'autres personnes. |
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Après
les auteurs, évidemment, les prochains bénéficiaires sont les destinataires. |
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| Qui
sont les destinataires ? |
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| Réfléchissez
aux acteurs qui devraient recevoir ces rapports. ( À la rédaction
d'un rapport, pensez toujours à qui va le lire ). Tous les
destinataires peuvent tirer des rapports les profits mentionnés ci-dessus. |
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Parmi
les destinataires, on peut trouver l'OBC ( organisation basée dans
la communauté ou l'exécutif du projet communautaire ), le CL (
Conseil local ), CAO ( Agent chef exécutif du district ), CPD
(
Coordinateur du programme dans le district ) et le siège national
de l'agence ou du projet ( qui pourrait à son tour rédiger un rapport
pour les Nations Unies, le gouvernement, le siège local et les donateurs
). |
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| Lorsque
les objectifs, les stratégies et les activités sont modifiés ( Ã
partir des rapports ), le projet peut être mis au point et amélioré
; alors les communautés cibles tirent profit de ces rapports. |
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Dans
les organisations basées dans la communauté, les décisions, telles que
l'envoi des copies de relevés financiers ( quand et à qui ) et
les rapports oraux aux réunions des communautés, sont prises durant des
sessions similaires de remue-méninges, tandis que le formateur-facilitateur
aide les membres de la communauté à résoudre le pourquoi et le comment. |
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Comment
les destinataires tirent-ils
du profit des
rapports ? |
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Comment
les destinataires de rapports en tirent-ils du profit ? Il y a trois principales
façons pour en tirer avantage : l'information, l'évaluation et l'encouragement.
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Tableau
1 : Qui tire profit des rapports ?
| Qui
en tire profit ? |
Comment
en tirent-ils profit ? |
Les auteur(s)
de rapports |
Par le biais de la rédaction,
le ou les auteurs acquière(nt) des compétences ( comment organiser
ses idées, comment rédiger ), identifie(nt) les points faibles, les
échecs et les succès et identifie(nt) les points forts ( beaucoup
sont invisibles avant la rédaction ). La rédaction ( en elle-même
) améliore les capacités d'évaluation. |
La communauté
qui participe
au projet |
De la même manière que le fait
de voir permet au chauffeur d'une voiture de vérifier la vitesse
et la direction, une communauté voit ses progrès par le biais
du suivi et des rapports. Les résultats ( le fait d'atteindre les objectifs
fixés ) rendent les membres de la communauté heureux et les encouragent
(
à faire plus ) ( surtout les rapports oraux ). |
Une autre
communauté |
En voyant ou en entendant parler
du progrès dans une communauté, les gens d'une autre communauté voient
leur conscience accrue ; ils apprennent que de telles choses sont possibles.
Lorsqu'ils lisent ou entendent parler des succès de la communauté, ils
se sentent encouragés ( encouragement ) pour mettre en oeuvre leurs
propres projets communautaires. |
| Les chercheurs |
Les chercheurs peuvent se servir
de rapports bien rédigés comme de ressources de recherches. |
Les donateurs et
les collaborateurs |
Les donateurs et les collaborateurs
peuvent s'informer de l'utilisation de l'argent donné, du travail, des
terres ou d'autres donations, en lisant ou en écoutant les rapports. Songez
que tous les membres de la communauté sont des donateurs. Ne pensez pas
que seules des personnes extérieures peuvent donner. |
Les instances dirigeantes :
centrales,
du district,
et locales |
Les rapports du projet communautaire
et des mobilisateurs aident en fournissant des informations vitales, nécessaires
pour une planification détaillée et efficace, aux instances dirigeantes
centrales, du district et locales. Comme pour les autres cas cités auparavant,
les rapports sont aussi une source d'encouragement, utile aux instances
dirigeantes ainsi qu'aux autres. |
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Ce
tableau prouve que de nombreux acteurs profitent de rapports bien rédigés.
Quand des rapports sont rédigés, ils devraient l'être en pensant Ã
ces lecteurs.
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