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Pourquoi
rédiger des rapports ?
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.Un
guide.
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| PARTIE
A : Le Pourquoi de la rédaction de rapports : |
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| Avez-vous
jamais ressenti de l'ennui ou du découragement à l'idée de rédiger
un rapport ? La rédaction vous semble-t-elle être une corvée ennuyante
et laborieuse que vous êtes obligé(e) d'accomplir à cause de procédures
bureaucratiques ? |
.... |
Préfériez-vous
faire un véritable travail d'organisation de réunions, de guidage
de membres des communautés dans leur prise de décisions, de formation
de personnes dont vous verrez l'acquisition de compétences ou d'orientation
d'une communauté dans la construction de son propre projet ? |
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| Et
bien, voici des informations rassurantes. Rédiger des rapports peut se
révéler stimulant, intéressant et amusant. De plus, la rédaction de
rapports n'est pas incompatible avec le véritable travail. C'est
un élément nécessaire et à part entière de ce travail. C'est aussi
véritable
que
le reste. |
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La
rédaction de rapports est utile et précieuse ( en particulier lorsqu'elle
est bien accomplie ). Lisez ce qui suit ; ce document vous dit tout ce
que vous devez savoir. |
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| Exemples
de discussions avec les mobilisateurs: |
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J'ai,
récemment, demandé à quelques mobilisateurs (1)
dans une session de formation en gestion communautaire en Ouganda «
Pourquoi devrait-on rédiger des rapports ? »
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Voici
quelques-unes de leurs réponses :
parce
que nous devons le faire ;
pour
nous aider à tenir nos registres ;
pour
informer tous les Ougandais qui se sentent intéressés ;
pour
parler des échecs et des succès ;
dans
notre intérêt, pour que nous sachions toujours où nous en sommes ;
pour
communiquer avec les donateurs et les bailleurs de fonds ( de l'avancée
du projet );
pour
que les donateurs se sentent encouragés en sachant comment leurs donations
sont utilisées ;
pour
informer d'autres personnes des développements d'un projet ;
pour
encourager d'autres personnes à lancer leurs propres projets ;
pour
encourager et informer les membres de la communauté ;
pour
que d'autres personnes sachent ce que nous avons accompli ;
pour
aider les chercheurs dans leurs travaux ;
pour
stimuler de futures actions ;
pour
les utiliser pendant l'évaluation et
pour
le Gouvernement.
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| Note
de bas de page: (1) J'avais reçu une invitation de mobilisateurs
et de réalisateurs de projets communautaires de leur apporter, sur le
terrain, des astuces pour rédiger leurs rapports. Le contrat de gestion
communautaire avec l'OBC inclut des clauses qui exigent que l'OBC rédige
des rapports sur la progression des projets communautaires, sinon des parties
conséquentes de leur financement risqueraient de leur échapper. Ils voulaient
s'assurer que les rapports qu'ils devaient écrire seraient conformes au
standard exigé par la gestion communautaire pour assurer le paiement des
différents versements. Ma tâche, à mon avis, était de leur démontrer
que les clauses qui exigent des OBC qu'ils rédigent des rapports de progression
sont tout à fait justifiées ( pour renforcer les communautés ) ;
et
non seulement des exigences bureaucratiques sans intérêt. A ce stade,
je dois exprimer mes remerciements à tous les mobilisateurs de gestion
communautaires, aux Adjoints de développement communautaire ( ADC )
et
aux membres des OBC qui ont contribué à ces ateliers et donc au contenu
de ces lignes directrices. ( J'assume toutes les erreurs ). |
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| Tout
au long de la discussion, à chaque raison supplémentaire ajoutée par
les participants, nous comprenions que les rapports ont des objectifs divers
et ( dans la mesure où ils sont lus ) qu'ils font partie
intégrante de la réussite du travail communautaire. |
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Par
conséquent, nous avons conclu que :
nous
devrions rédiger des rapports ;
ceux-ci
devraient être lus et
des
actions devraient résulter de chaque rapport.
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| Suivi
et Rédaction de Rapports : |
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| Dans
toute conception de projet exploitable, il y a des étapes spécifiques
(
comme définir le problème, définir le but, spécifier les objectifs,
identifier les ressources, choisir la stratégie, mettre en oeuvre le projet,
suivre la mise en oeuvre, modifier la conception à besoin ) et
le suivi en est une partie essentielle. |
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De
la même manière que l'on ne peut pas diriger un vélo tant que l'on ne
sait pas où il va, on ne peut pas suivre un projet de communauté si on
ne voit pas où il mène. Cette vision suit le projet et
informe ceux qui y contribuent et ceux qui prennent les décisions. |
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| Le
suivi de la progression d'un projet ou d'une activité doit donc être
intégré au planning et à la mise en oeuvre. Il fait donc partie de la
formation en gestion communautaire. |
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Le
suivi devrait être effectué par les membres de la communauté, par tous
les autres acteurs représentés par ceux qui ont signé le contrat communautaire
et par ou pour les donateurs - par tous ceux qui ont contribué ou participé
au projet communautaire. |
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| Les
procédures de suivi et d'institutionnalisation du suivi et de l'évaluation
font partie de la formation en gestion communautaire. Les formateurs en
tant que facilitateurs doivent apprendre des membres de la communauté
(
par le biais de sessions de remue-méninges ) ce qui devrait être
suivi. |
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La
raison principale de paralysie précoce, voire l'annulation d'activités
communautaires, est la suspicion de l'utilisation frauduleuse des ressources
; voilà la fin de la durabilité. |
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| Des
rapports de progression de projets : |
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| Un
projet n'est pas achevé s'il n'est pas suivi. Le suivi doit être enregistré
et communiqué. Cette communication prend la forme d'un rapport. |
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Un
rapport de progression de projet est à la fois un enregistrement et un
moyen de communication des résultats des activités du projet : une mesure
de réussite par rapport aux objectifs ; les raisons de la réussite ou
l'échec ( évaluation des facteurs ) et des recommandations. |
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Un
rapport de progression est une partie nécessaire d'un projet.
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| Rapport
de routine d'un travailleur sur le terrain : |
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| Un
travailleur, bénévole ou rémunéré, reçoit une tâche pour accomplir
des résultats. Le descriptif de poste d'un travailleur devrait laisser
apparaître les résultats attendus. Comment savoir si ce travailleur a
atteint les résultats souhaités ( ou à quel niveau ) ? |
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Le
rapport de routine d'un travailleur montre jusqu'à quel niveau les activités
ont abouti aux résultats attendus ; les raisons ( l'évaluation des facteurs
) et les recommandations. |
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Dans
les deux cas, un rapport devrait comparer ce qui était escompté avec
ce qui a été atteint ; analyser les raisons et proposer des recommandations.
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De
bons rapports sont vitaux !
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