..
| Współuczestnictwo
w Zarządzaniu |
| Metody
na zwiększenie wpływu pracowników w podejmowaniu decyzji |
...Gert
Ludeking
.
Dokument asadniczy
w Module
..
| Zarządzanie
jest po prostu zbyt ważne żeby je zostawić kierownikom |
..
..
..
| Czy
jesteś odpowiedzialny za założenie nowej organizacji, (pozarządowej
albo społecznej), nowego departmentu albo projektu, chcesz zapewnić że
sposób zarządzania zwiększy skuteczność organizacji. |
. |
Jeżeli
jesteś jednym z dyrektorów, będziesz chciał dać kierownikom rady które
doprowadzą do większej sprawiedliwości w zarządzaniu organizacją. |
..
| Jeżeli
jesteś sołtysem możesz chcieć zmodernizować swoje biuro i radę. |
....
| Możesz
być liderem związku robotniczego który chce polepszyć zarząd związku
na rzecz pracowników, dając im nie tylko większy głos ale także wzgląd
i szacunek. |
. |
Wskazówki
o współuczestnictwie w zarządzaniu znajdujące się tutaj pomogą ci
w twoich staraniach.
Co to jest? |
..
| Współuczestnictwo
jest bardzo używanym słowem w dzisiejszych czasach; znaczenie tego słowa
zmienia się zależnie od kontekstu. |
. |
W
treningu, praktykanci odnoszą korzyść z udziału w danej czynnosci,
przez “uczenie się poprzez wykonywanie”.("learn
from doing.") |
..
| W
pracy społecznej, współuczestnictwo znaczy to że całe dane społeczeństwo,
łącznie z tymi którzy z natury nie biorą udziału, uczestniczą w robieniu
decyzji które mają wpływ na przyszłość tego społeczeństwa. (community). |
. |
W
grach (naprzykład w pokerze), współuczestnictwo może znaczyć
to że ludzie są dopuszczeni do gry (biorą udział w hazardzie). |
..
| Współuczestnictwo
w zarządzaniu znaczy to że pracownicy, a nie tylko kierownicy mają wpływ
na decyzje organizacji. |
. |
Współuczestnictwo
to nie jest to samo co wspólny zarząd, gdzie każdy pracownik ma takie
same prawa w podejmowaniu decyzji. |
..
| Sporna
decyzja nie jest zadecydowana poprzez większość głosów. |
....
| Współuczestnictwo
w zarządzaniu polega na tym że kierownicy są ostatecznie odpowiedzialni
za podejmowanie decyzji I jej wynik, ale pracownicy których ta decyzja
dotyczy, mają sposobność dostarczenia swoich obserwacji, analiz, propozycji
i rekomendacji podczas przebiegu podejmowania tej decyzji. |
. |
Te
rady mogą być używane jako całość przy zakładaniu nowej organizacji,
albo przy organizacjach już dziajających albo mogą być powoli dodawane
do bardziej monopolistycznych organizacji gdzie decyzje są podejmowane
tylko na najwyższych szczeblach. |
....
..
| Korzyści
Współuczestnictwa: |
..
| Jeżeli
zastosujesz się do rad podanych tutaj, ty i twoja organizacja odczują
wiele korzyści. |
....
| Twoja
organizacja będzie lepiej działać jeśli pracownicy są bardziej lojalni,
czują się potrzebni i szanowani i czują że ich opinie się liczą. |
. |
Jeżeli
naprawdę będziesz się starać o współuczestnictwo w zarządzaniu,
przyczynisz się do tych wszystkich korzyści. |
..
| Decyzje
są na ogół lepsze jeśli są oparte na wiedzy, informacjach i doświadczeniu
wielu ludzi. |
. |
Nawet
jak zwieszchnik jest bardzo doświadczony, nie ma tyle doświadczenia co
wszyscy pracownicy razem wzięci. |
..
| Zaufanie
jest ważnym elementem dowództwa. |
....
| Współuczestnicze
podejście do zarządzania czyni sposób podejmowania decyzji bardziej
przejrzysty. |
. |
A
to zwiększa zaufanie pracowników i wpływ kierownika. I przejrzystość
sama w sobie dodaje korzyści do tego podejścia. |
..
| Decyzje
podjęte poprzez naradę z pracownikami, zmniejszają podejrzenia o to
że nielegalne albo niemoralne decyzje zostały podjęte w podstępnych
okolicznościach. |
. |
Tak
samo jak zaangażowanie społeczeństwa, końcowy resultat jest taki że
współuczestnictwo w zarządzaniu przynosi wiele korzyści. Są jednak
pewne koszty w uzyskaniu współuczestnictwa. |
..
| Jeden
koszt to czas, decyzje podejmowane w ten sposób są wolniejsze niż te
podejmowane jednostronnie. |
. |
Jeżeli
pracownicy zalecają decyzje która nie jest realna ponieważ budżet albo
dyrektorzy na nią nie pozwalają, pracownicy mogą się czuć rozczarowani
i nie chcieć dalej współuczestniczyć. |
..
| W
takiej sytuacji, kierownik musi pokazać że nawet jak wszyscy chcieli
podjąć tą decyzje, okoliczności poza zarządem, nawet zarządem opartym
na współuczestnictwie, na to nie pozwoliły. |
. |
Jeżeli
zdania pracowników są podzielone na jakiś temat, to może to stać się
problemem kiedy będzie trzeba podjąć decyzje na ten temat. |
..
| Niezgoda
może źle wpłynąć na pracę. Kierownik musi włożyć więcej czasu
i wysiłku aby podjąć decyzje poprzez współuczestnictwo, która ograniczy
niezgode. |
. |
Chociaż
używanie współuczestnictwa w zarządzaniu może stworzyć parę irytacji,
korzyści przeważają koszty. |
..
..
| Sposoby
na Zwiększenie Współuczestnictwa: |
..
| Jeżeli
zdecydujesz się zaplanować program który zwiększy współuczestnictwo
pracowników – co bardzo popieramy – to jest na to dużo sposobów. |
. |
Współuczestnictwo
w podejmowaniu decyzji wymaga dobrej komunikacji, im więcej stworzysz
sposobów komunikacji, tym lepiej twoi pracownicy będą mogli uczestniczyć
w zarządzaniu organizacją |
..
| Wykorzystaj
każdą szansę aby porozumieć się ze swoimi pracownikami. Pokaż im
że dbasz o ich osiągnięcia i troski. |
. |
Pracownicy
bardzo szybko zauważą czy jesteś szczery czy nie. Nie rób tego w powierzchowy
albo niedbały sposób. |
..
| Szczerze
zainteresuj się tym co oni robią. Okaż im szacunek. Ustal regularne
i rutynowe zebrania zarządu. |
. |
Zobacz:
Zebrania, (Meetings).
Ustal specjalne sesje które pozwalają na i popierają wkład pracowników
do dyskusji. |
..
| Używaj
opisy pracy jako program na zwiększenie współuczestnictwa pracowników
i ustal coroczne przeglądy aby uzyskać wkład pracowników na coroczne
plany. |
. |
Jedna
pożyteczna metoda którą ja stosuje to wywieszenie za biurkiem napisu
"Zarządzanie jest po prostu zbyt ważne żeby je zostawić kierownikom." |
..
| Kiedy
goście go widzą i pytają co on oznacza, mam okazję aby im wytłumaczyć
jak cenny jest wkład pracowników w podejmowaniu decyzji. |
. |
Burza
Mózgów jest jeszcze jedną z metod uzyskiwania współuczestnictwa w
podejmowaniu decyzji. |
..
| Jest
to metoda inna od wszystkich tu podanych ponieważ służy w pierwszym
rzędzie do wspólnego stylu podejmowania decyzji, a nie do takiego który
jest mitigowany przez kierownika. |
. |
Ma
ona swój własny moduł, zobacz: Burza Mózgów. (Brainstorm). |
..
| Zaoferuj
im podstawowe szkolenie w zarządzaniu, przynajmniej wstęp do czterech
podstawowych pytań. |
. |
Zobacz
jak twoja organizacja teraz działa. Zapytaj się w jaki sposób pracownicy
teraz współuczestniczą w podejmowaniu decyzji. |
..
| Wymyśl
sposoby jak ich zachęcić do większego współuczestnictwa. |
. |
Użyj
w swoim programie tylko to co jest stosowne do twoich warunków i wybierz
tylko te metody które będą działać. |
....
..
| Zwracanie
uwagi na Pracowników: |
..
| Wszyscy
chcemi być szanowani i brani na serio. |
. |
Twoi
pracownicy też. |
..
| Bardzo
szybko możesz zrazić i zniechęcić pracowników jeśli zachowujesz się
jakby oni nie instnieli, jakby się nie liczyli (w sensie że nie są
istotni), albo jakby byli częścią umeblowania twojego biura. |
. |
Z
drugiej strony, jeżeli słuchasz ich, pytasz o opinie i szanujesz ich,
oni bedą bardiej szanować siebie, organizacje i ciebie. |
..
| Bedą
pracować staranniej, chetniej i wydajniej. |
....
| Im
bardziej tak będziesz postępować, tym więcej będziesz przejawiać
cechy dobrego dowódcy. |
. |
Współuczestnictwo
w zarządzaniu przynajmniej znaczy to że kierownik zwraca uwagę na swoich
pracowników. |
..
| Zastosuj
to do wszystich metod w tym dokumencie. |
. |
Zwracaj
uwagę na swoich pracowników. |
..
..
..
| Ów
dokument w tym module szerzej omawia zebrania zarządu. |
. |
Zobacz:
Zebrania. (Meetings). |
..
| Ważne
jest abyś mógł przeistoczyć zebrania zarządu w niedzowną część
twojego programu dążącego do rozwinięcia współuczestnictwa w zarządzaniu
w twojej organizacji. |
. |
Takie
zebrania powinny się odbywać rutynowo i regularnie. Jeśli nie będziesz
uczęszczał zebrań albo będziesz je często odwoływał, pracownicy
nie będą uznawać je za ważne. |
..
| I
ty i twoi pracownicy możecie planować coś innego około tego czasu wybranego
przez ciebie na zebranie. |
. |
Nie
wybieraj czasu kiedy istnieje duże prawdopodobieństwo że ktoś poza
twoją kontrolą ogłosi inne zebrania na które musisz iść. |
..
| Optymalna
częstotliwość między zebraniami to dwa tygodnie (pół miesiąca). |
. |
Niektórzy
kierownicy mają zebrania co tydzień, inni co miesiąc. |
..
| Wybierz
taką częstotliwość która jest najbardziej stosowna. |
. |
Upewnij
się że zebrania są zawsze w tym samym dniu i o tej samej godzinie. |
..
| Postaraj
się aby te zebrania służyły tylko do podejmowania decyzji. |
. |
Bardzo
łatwo jest tracić czas na formalności, na słuchaniu ludzi którzy po
prostu lubią gadać, albo na słchaniu wiadomości które wszyscy znają
lub powinni znać. |
..
| Nie
pozwalaj na ustne raporty jeżeli mogą one być napisane i przeczytane
przed zebraniem. |
. |
Zobacz
dokument, "Zebrania", który szerzej objaśnia te zasady. (Meetings). |
..
| Ważne
jest to żeby pracownicy przyczynili się do przebiegu podejmowania decyzji. |
. |
(Zauważ
że zebrania mogą stać się cieżarem zamiast pomocą jeśli są nieprawidłowo
prowadzone). |
..
| Nie
wszystkie sugestie pracowników będą automatycznie zaakceptowane jeśli
nie zgadzają się z radą (albo jakąkolwiek grupą która tworzy reguły),
z konstytucją, prawem, dostępnym budżetem albo z celem, intencją, strategią
lub oficjalnymi parametrami organizacji. |
....
| Sugestie
których nie można wykonać z powodu tych limitacji mogą jednak być
wypowiedzine przez pracowników. |
. |
Jeśli
to się stanie, podziękuj pracownikowi za sugestie i wytłumacz dlaczego
nie można jej zastosować i że kierownicy mogą tylko podejmować wykonawcze
decyzje które nie zaprzeczają regułom. |
..
| Zebrania
to okazje aby pokazać pracownikom, w różne sposoby, że są cenni, że
mają pożyteczne pomysły i są szanowani. |
. |
Nie
wystarcza ich zaprosić na zebrania. Mogą uważać je za stratę czasu,
szczegulnie jeśli nic z nich nie wychodzi. |
....
| Koniecznie
trzeba zapewnić że bycie pracowników na zebraniach coś daje organizacji
i że wszyscy o tym wiedzą. |
. |
Można
mieć osobne zebrania dla różnych pracowników, np jedno dla administracyjnych
pracowników a inne dla fachowców. |
....
| Czasami
pożyteczne jest aby kierownik administracyjny przewodził zebraniem dla
swoich pracowników. |
. |
W
takim razie kierownik ogólny powinien uczestniczyć w zebraniu aby okazać
zainteresowanie i pokazać że pracownicy administracyjni są potrzebni
i szanowani. |
....
| Jeżeli
prosisz sekretarkę albo kogoś innego żeby robili notatki na zebraniu,
to oni będą się koncentrować na pisaniu i nie będą w całości współuczestniczyć
w podejmowaniu decyzji. |
. |
Jeśli
tak jest, to dopatrz żebyś spędził troche czasu z tą osobą i wypytał
ją o jej opinie. |
....
| Rozważ
szkolenie niektórych pracowników – podstawowe szkolenie w zarządzaniu. |
. |
Cztery
podstawowe pytania, i inne kwestie zarządzania, znajdują się w module
“Szkolenie w Zarządzaniu”. (Management
Training) |
..
..
....
| Organizowanie
specjalnych sesji daje ci następną szanse na zachęcenie pracowników
do szczerych i otwartych kontrybucji. |
... |
Najważniejsze
jest to aby takie sesje nie stały się pobieżne, na wymiany grzecznych
żartobliwości, głoszenie pustych sloganów albo robienie dobrego wrażenia
na wizytujących dygnitarzach. |
..
| Twój
program musi zapewnić że kontrybucje pracowników coś znaczą. |
. |
Specjalne
sesje mogą być organizowane z wielu powodów, np wizyta ważnej osobistości
z z organizacji, z rządu albo od dawców funduszy. Może to być z powodu
zmian w organizacji albo jakiegoś państwowego wydarzenia. |
....
| Sesja
SWOT może być użyta kiedy organizacja dobroczynna, działająca tylko
podczas nagłych wypadków i kryzysów przekształca się w organizację
zajmującą się rozwojem której działalność jest długotrwała.
(SWOT). |
. |
SWOT
oznacza Siły, Słabości, Okazje, Zagrożenia i może być używane w
róźnych celach. Kryzys organizacyjny, mający wewnętrzne lub zewnętrzne
czynniki, jest dobrą okazją na zorganizowanie specjalnej sesji. |
..
| Przyjazd
zewnętrznego doradcy, np na szkolenie kierowników, jest następną okazją
na ogłoszenie specjalnej sesji poprzez którą możesz zachęcać pracowników
do współuczestnictwa w podejmowaniu decyzji. |
..
..
..
| Sposób
w jaki używasz opisy pracy może przyczynić się do współuczestnictwa. |
. |
Bardzo
często, opis pracy jest napisany zaraz po stworzeniu organizacji. |
....
| Może
być napisany poprzez planiste albo zewnętrznego doradcę. Po początkowym
użyciu, zostaje schowany w archiwum (albo zgubiony) i nikt go więcej
nie widzi na oczy. Używany w taki sposób, opis pracy nie przyczynia się
do współuczestnictwa i jest bezwartościowy. |
. |
Aby
opis pracy przyczyniał się do współuczestnictwa, powinien być regularnie
sprawdzany przez odpowiednich pracowników i ich nadzorującego, w razie
czego zmieniony aby odzwierciedlał zmieniające się warunki, zadania
i odpowiedzialności i potem podpisany przez odpowiedniego pracownika i
jego nadzorującego. |
....
| Zobacz:
“Używanie Opisów Pracy”. (Using
Job Descriptions). |
. |
Aby
opisy pracy przyczyniły się do współuczestnictwa, ważne jest jak one
są używane, a nie to że one istnieją. |
....
..
..
| Prowadzenie
corocznych przeglądów z udziałem wszystkich zainteresowanych jest bardzo
ważną metodą na zdobycie komentarzy o niedawnych działalnościach i
sugestie na następny roczny plan pracy. |
. |
Tak
samo, coroczny przegląd dla pracowników organizacji może być (jeśli
jest przeprowadzony prawidłowo) pożyteczną metodą na rewizję całego
roku, jego sukcesy, niepowodzenia, nauczki i zdobycie sugestii które można
wprowadzić do planu pracy w następnym roku. |
....
| Jest
to dobre narzędzie do współuczestnictwa w zarządzaniu. |
..
| Dopatrz
aby wszyscy uczestnicy zjawili się na corocznym przeglądzie i aby żaden
nie miał rozproszonej uwagi poprzez sprawy codzienne albo problemy rodzinne
albo cokolwiek co nie ma nic wspólnego z przeglądem. |
....
| Dlatego
lepiej by było aby to zebranie odbyło się z daleka od biura. |
....
| Najlepszym
miejscem na coroczny przegląd jest sala konferencyjna (szkoła albo
jakiś klub który można przerobić na tymczasową sale konferencyjną)
z dala od miasta I telefonów. |
. |
Uzupełnij
wybór sali poprzez zawiadomienie pracowników że mają zapszestać codzienną
pracę, nie planować żadnych innych spotkań na ten dzień i poświęcić
zebraniu sto procent swojej uwagi. |
....
| Możesz
się zdecydować na wynajęcie zewnętrznego, doświadczonego experta robiącego
"oceny poprzez współuczestnictwo". (participatory
appraisal). |
. |
Zorganizuj
swój przegląd tak aby każdy pracownik mógł współuczestniczyć (w
podejmowaniu decyzji) i czuć że może swobodnie wyrazić swoje opinie. |
..
| Dopatrz
aby MC (Mistrz Ceremoni) albo prowadzący podziękował każdemu
uczestnikowi za jego kontrybucje, nawet jeśli nie są one popularne. |
. |
owadzic
coroczny przegląd – twoim zadaniem jest dopatrzyć aby pracownicy zostali
wysłuchani i aby czuli że zostali wysłuchani. |
..
| Musisz
im pokazać że się liczą. |
....
| Kierownik
ma tylko jeden kapitał; swoich ludzi; i odnosi sukces albo porażkę w
zależności od ich zachowania. |
. |
Dopatrz
aby ich sugestie i rekomendacje były wpisane do rocznego planu pracy,
albo wytłumacz im dlaczego jest to niemożliwe. |
..
..
..
..
| Współuczestnictwo
w zarządzaniu może uczynić organizację bardziej skuteczną i zdolną
do dopięcia swojego celu. |
. |
Jest
to jeden z szesnastu elementów zdolności organizacyjnej. Zobacz: “Szesnaście”
(Sixteen). |
....
| Przyczynia
się do dobrego dowodzenia poprzez kierownictwo. |
. |
Przyczynia
się do większej przejrzystości w zarządzaniu organizacją. |
....
| Jednym
ze sloganów które mog ą ci pomóc w technice dobrego zarządzania, jest
zdanie “Nie pracuj ciężko, zdobywaj resultaty". |
. |
Jest
to strategia dobrych kierowników. Jeśli ktoś pracuje ciężko, to nie
zarządza. Jedynym kapitałem kierownika są ludzie. |
....
| Jeśli
oni są bardziej rzetelni, lojalni i chętni pracować do upadłego, jeśli
oni ufają swoim szefom i wiedzą że są bezpieczni, to wydajność i
efektywność, a przez to skuteczność organizacji szybko wzrasta. |
. |
Im
więcej podejmowania decyzji i odpowiedzialności możesz oddelegować,
tym więcej pracownicy będą ci ufać i być lojalni. |
....
| A
im efektywniejsza organizacja tym większy osiągniesz sukces jako kierownik. |
. |
Oszacuj
swoją pozycję w organizacji. |
....
| Oceń
które elementy współuczestnictwa podane tutaj mogą być zastosowane
u ciebie i które elementy już u ciebie stosowane mogą być polepszone. |
. |
Wymyśl
strategie na zwiększenie współuczestnictwa w zarządzaniu. |
..
| Użyj
te wskazówki (ale nie kopiuj ich na ślepo) aby stworzyć swój
własny program na zwiększenie współuczestnictwa w zarządzaniu, program
który jest przystosowany do twoich warunków i który jest w granicach
twoich możliwości. |
––»
«––
|
