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Guía
para activistas comunitarios
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| PARTE
C: Cómo redactar informes: |
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Estas
orientaciones están escritas de forma que sean útiles para cualquier
cooperante que trabaje en proyectos con fondos externos, que estén diseñados
para estimular a las comunidades locales a gestionar su propio desarrollo.
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| Objetivos
diferentes, contenidos de informes diferentes: |
...
| Hemos
notado que los objetivos de los activistas son diferentes a los de los
proyectos comunitarios que apoyan. |
. |
Esto
implica que sus informes serán diferentes, porque la esencia de un buen
informe es la comparación de los resultados logrados con los esperados. |
...
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...
| Un
principio fundamental que debe tener presente al redactar cualquier informes
es relatar los resultados de sus actividades. Ésto requiere cierto análisis
por su parte y va más allá de una mera descripción de esas actividades. |
. |
Está
trabajando para un proyecto que tiene varios donantes, cuyos fondos se
canalizan a través de una agencia que necesita estar informada sobre algunas
cosas específicas que suceden en el lugar. Sus informes son los principales
canales de información para la gente que decide sufragar este proyecto
u otros similares. |
...
| Cada
informe separado debe identificarse correctamente. Al principio del todo
están los identificadores principales, por lo menos el título
(periodo
y ubicación que cubre el informe) y el autor. |
. |
Al
final del todo, hay una serie de identificadores que deben aparecer en
cada documento. Todos los informes deben incluir lo siguiente: |
...
-
El
nombre del autor (o autores) y es tema general del informe deben estar
claramente determinados al principio. El «tema general»
incluye
el área geográfica y el periodo de tiempo sobre los que está escribiendo.
Debería indicar su cargo y cometido además de su nombre como autor.
-
Cierta
información identificadora necesaria debe colocarse al pie de la última
página.
-
Ponga
el nombre de archivo de ordenador (y la ruta) en la esquina inferior izquierda.
Ponga la fecha de impresión en el centro. Ponga también las iniciales
del autor (en mayúsculas), un guión y las iniciales del mecanógrafo
(en minúsculas) en el ángulo inferior derecho de la última página.
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...
| Éstos
son algunos elementos importantes comunes a todos los informes. Los activistas
deben estar familiarizados con cinco tipo de informes, distintos entre
sí: |
. |
-
Informes
mensuales de progreso.
-
Informes
del proyecto comunitario.
-
Informes
rutinarios del activista.
-
Informes
de visitas al lugar del proyecto y
-
Informes
de las reuniones.
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...
| Examinemos
los cinco tipos diferentes de informes. |
...
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| Informes
mensuales de progreso: |
...
| Lo
siguiente se refiere a cualquier informe rutinario de progreso: mensual,
bimensual, trimestral, semestral o anual. Un informe de progreso es distinto
a un informe de situación (IS), en
el sentido de que el IS simplemente establece lo que ha ocurrido y cómo
se reaccionó durante el periodo del informe. Un informe de progreso, por
el contrario, relaciona actividades y objetivos. |
. |
La
fuente más importante de información de cualquier proyecto pueden ser
los informes rutinarios mensuales de progreso, si se hacen en la forma
correcta. Los donantes, las centrales de las agencias implementadoras,
los líderes del grupo de destino y las agencias que supervisan el proyecto
y administran los fondos de los donantes necesitan saber cómo y cuántas
de las actividades del proyecto han llevado a lograr los objetivos de éste. |
...
| Sin
embargo, la distinción más importante que puede hacer es entre:
|
. |
Aunque
los informes de progreso pueden corresponder a varios formatos diferentes,
debe hacerse esta distinción de alguna forma. |
...
| Diseñe
su informe con dos secciones principales: (a) actividades y (b) resultados,
y para cada objetivo del proyecto incluya un apartado en (a) actividades
y otro en (b) resultados. |
. |
Un
error que cometen a menudo los principiantes es pensar que todo lo que
tienen que reflejar son sus actividades. En absoluto. |
...
| Un
buen informe de progreso no es un mero informe de descripción de actividades,
sino que debe analizar los resultados de las actividades de las que informa.
El análisis debe responder a la pregunta «¿hasta qué punto se han alcanzado
los objetivos?». |
... |
Puesto
que no somos principiantes, sino profesionales, podemos demostrar nuestra
profesionalidad yendo más allá de la descripción de actividades en los
informes de progreso. |
...
| Revise
siempre los objetivos del proyecto antes de redactar cualquier informe
mensual de progreso. Habitualmente se encuentran en el «documento del
proyecto». |
. |
En
el componente analítico de su informe, puede listar estos objetivos, cada
uno en una sección separada con un subtítulo, y escriba un análisis
sobre la facilidad con la que se ha movido hacia la consecución de cada
objetivo. En el caso de que el objetivo no se haya logrado o cualquiera
de sus aspectos cualitativos estén por debajo de lo esperado, debe incluir
una explicación del porqué. |
...
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| Informes
de proyectos comunitarios: |
...
| Un
informe narrativo detallado mensual debe incluir el punto hasta el que
se han logrado los objetivos pretendidos, las razones por las que no se
han completado, las experiencias adquiridas y las sugerencias y razones
para cambiar los objetivos si se comprueba que hay que hacerlo. |
... |
El
informe narrativo puede incluir información sobre los eventos y aportaciones
(las
acciones que se han emprendido, ver más abajo),
pero debe enfatizar los
rendimientos (los resultados de esas acciones por cuanto llevan a lograr
los objetivos establecidos). Se debe prestar atención al número y ubicación
de los beneficiarios. El informe mensual estará mejor organizado en secciones
correspondientes a las secciones de la propuesta. |
...
| Además
del informe narrativo, está el informe financiero. |
... |
Un
informe financiero mensual detallado debe incluir qué dinero se ha recibido
y de dónde(1), qué sumas se han gastado, listadas línea a
línea de acuerdo a las categorías del presupuesto, razones por las que
se ha gastado de más o de menos, y una valoración de cómo estos desembolsos
han contribuido a alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto. |
...
| Nota
(1):
Recomendamos que una OBC obtenga recursos
(fondos)
de
varias fuentes. No permita que la organización o grupo se hagan dependientes
de un sólo donante. |
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| Informes
de rutina del activista: |
...
| Observe
la diferencia entre un informe de proyecto comunitario y un informe de
activista comunitario, recuerde que sus objetivos son diferentes. Los objetivos
del proyecto comunitario deben ser simples, como «construir una escuela»
o
«rehabilitar
un suministro de agua».
¿Cuáles son los objetivos del activista
(para
reflejar en progreso)? Los objetivos de un activista son diferentes de
los objetivos de un proyecto basado en la comunidad, así que el informe
de progreso
(sobre el logro de los objetivos) será diferente. |
. |
En
términos sencillo, el resultado esperado del trabajo de un activista es
una comunidad movilizada. La descripción del trabajo de un activista es
movilizar, y ésto abarca varios elementos (como unión de la comunidad,
asegurarse de la participación de grupos vulnerables y marginales, establecimiento
de las prioridades comunitarias, adiestramiento para la gestión, estímulo,
liderazgo sin políticos)
(2). |
...
| Nota
(2)
: Esta intervención implica tres elementos importantes: (a) toma de conciencia,
luego (b) movilización, y luego (c) adiestramiento para la gestión. El
adiestramiento para la gestión comunitaria primero conciencia sobre la
necesidad de una administración transparente, las formas en las que los
miembros pueden ver por sí mismos que los recursos recibidos han ido verdaderamente
al proyecto y no se han desviado a otras cosas. Después el adiestramiento
estudia el «cómo»
conseguir una administración financiera transparente,
el mantenimiento de libros de contabilidad de doble entrada exactos, la
relación entre los recibos y las entradas, la producción de balances
financieros y productos presupuestarios exactos y válidos. |
.
|
Esta
es una matriz que relaciona los objetivos habituales de los activistas
con lo que éstos deben incluir en los sus informes.
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Tabla
2: Informes sobre los objetivos de los activistas
Resultados
esperados |
Acciones
emprendidas |
Porcentaje
alcanzado |
Razones
(por qué) |
Factores
que afectan |
Obstáculos |
| Unificar una comunidad |
Reuniones para explicar los beneficios.
Talleres |
(estímelo y escríbalo) |
¿Lo desea la comunidad? ¿Qué aptitudes
tiene el activista? |
Grado de concienciación. Facilidades
de reunión. Educación. |
Cismas sociales, facciones, falta
de aptitudes de animación |
| Ayudar a la comunidad a autoevaluarse |
Taller de adiestramiento sobre evaluación |
"
|
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
"
|
"
|
| Ayudar a la comunidad a determinar
su problema prioritario |
Reunión de animación para establecer
las prioridades |
" |
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
" |
" |
| Ayudar a la comunidad a definir su
meta y deglosarla en objetivos específicos |
Adiestramiento para la gestión, tormenta
de ideas |
" |
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
" |
" |
| Ayudar a la comunidad a identificar
sus recursos |
Sesiones de tormenta de ideas |
" |
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
" |
" |
| Ayudar a la comunidad a general estrategias
y elegir una |
Sesión de tormenta de ideas |
" |
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
" |
" |
| Ayudar a la comunidad a formar su
comité ejecutivo (CEC) |
Reuniones organizativas (elección
o consenso) |
" |
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista? |
" |
" |
| etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
etc. |
...
...
..
| Informes
de las visitas a lugar: |
...
| Aunque
puede mencionar o listar las visitas al lugar del proyecto en su informe
mensual, las visitas más importantes deben reseñarse en informes de visita
separados. |
. |
Un
viaje al lugar del proyecto ha de tener un propósito, por lo que su informe
sobre la visita empezará indicando dicho propósito. Éste debe justificar
el viaje, incluso si fracasó en conseguir lo que le impulsó a hacer la
visita. El propósito debe estar directamente relacionado al menos con
uno de los objetivos del proyecto, como se listan en el documento de éste. |
...
| Por
supuesto, los detalles técnicos pueden listarse de forma ordenada, con
las fechas y lugares del viaje, las personas con las que se ha encontrado
(con
sus cargos, nombre de sus agencias, hora y lugar de la reunión, etc.)
,
sitios que se han visitado, reuniones a las que se ha acudido. Haga sus
listas fáciles de leer, fáciles de comprender, y breves pero completas. |
. |
Un
informe de visita al lugar del proyecto debe enfatizar los resultados de
dicho viaje. ¿Consiguió su propósito? ¿Hasta qué punto? ¿Por qué?
¿Qué observaciones inesperadas ha hecho? ¿Qué consecuencias tienen
estas observaciones? ¿Ha observado indicadores de actividades previamente
proyectadas? ¿Deben modificarse algunos de los objetivos a causa de estas
observaciones? ¿Ha identificado algún problema nuevo? ¿Ha llegado a
nuevas conclusiones, sólo, o al discutir en las reuniones a las que ha
acudido? |
...
|
Asegúrese
de que informa de hasta qué punto ha logrado el propósito de su viaje.
|
...
..
...
| Todas
las reuniones, por supuesto, deben tener un propósito, y éste debe estar
relacionado con la consecución de los objetivos del proyecto. Por lo tanto,
los informes de esas reuniones deben concentrarse en el propósito e indicar
el resultado de la reunión en términos de progreso hacia la consecución
de estos objetivos. |
. |
Es
precisamente en los informes de reuniones que puede resultar engorroso
el uso de la voz pasiva. Evite frases como «fue establecido que...»
o
«se
dijo que...». Utilice la voz activa estableciendo quién dijo qué:
«el
Sr. Otieno (DA) sugirió que...» o «todo el grupo (excepto la Sra. Kapia)
acordó que...» |
...
|
La
preparación de informes escritos es parte del adiestramiento fundamental
de gestión. La reproducción y distribución de informes narrativos debe
incluirse en propuestas y contratos.
|
...
..
...
| Además
de los informes del proyecto comunitario y de las actividades de los cooperantes,
son muy valiosos los informes sobre los talleres efectuados. Después de
cada taller, el coordinador (con la colaboración de otros mediadores,
incluyendo un informe escrito del instructor principal) debe escribir un
informe. El informe no debe ser una lista de las actividades que se han
llevado a cabo. Todos los informes deben ser analíticos, centrarse en
el resultado de las actividades que han tenido lugar, y en el punto hasta
el que se han alcanzado los objetivos del taller. |
. |
Como
sucede con cualquier informe, estos no deben terminar con una lista de
actividades, sino indicar los resultados de estas actividades (el grado
hasta el que se han logrado los fines esperados) y con las lecciones aprendidas
(sobre la forma de dirigir un taller, no las lecciones incluidas en él,
que en este caso son actividades). |
...
...
..
| ¿Qué
temas deben incluirse? |
...
| Otra
vez, durante varios talleres con activistas, pregunté a los participantes
qué temas deberían incluirse en los informes de proyectos comunitarios. |
. |
La
mayoría de los grupos de
activistas
sugirieron los siguientes: |
...
-
Situación,
introducción.
-
¡El
proyecto es un éxito! ¿Por qué? (factores, causas).
-
El
proyecto fracasa (en la consecución de objetivos) ¿Por qué? (razones).
-
La
participación comunitaria (toma de decisiones).
-
La
contribución comunitaria (donaciones, aportaciones como trabajo o dinero).
-
Cambios
necesarios (como los de estrategia).
-
Problemas
imprevistos.
-
Lecciones
aprendidas.
-
Recomendaciones
(especificar
a quién).
|
...
| Esto
forma la base de una buena lista de comprobación, y puede convertirla
en ella para revisar cualquier informe que escriba o enseñe a escribir
a un comité de implementación comunitario. |
... |
No
obstante, en general, recuerde que todos los informes deben comparar lo
que se esperaba o deseaba con lo que sucedió. Enfatice los resultados
de las acciones emprendidas sobre la descripción de las propias acciones. |
...
| Para
información sobre un modelo de formato de informes, que indica dónde
colocar cada uno de estos temas, ver: Modelo de
formato de informe. |
.. |
Así
que estos son los temas que los distintos tipos de informes deben contener.
Por fin, llegamos a algunos consejos y pistas para hacer buenos informes.
Un informe es bueno (a) si se lee y (b) si provoca una acción. ¿Cómo
podemos escribir buenos informes? Ver Mejores informes. |
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