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PLANIFICACIÓN DE LA MICRO EMPRESA

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Folleto de adiestramiento

Una buena planificación incrementará el potencial de éxito de una microempresa

Introducción:

Una microempresa no prosperará a menos que su gestión ( aunque sea modesta ) mire hacia el futuro. Surgen nuevas oportunidades, se producen cambios en el entorno a los que es preciso adaptarse. Lo que hoy es lucrativo puede no serlo mañana. Por eso, un empresario tiene que planificar.

La planificación de un negocio significa pensar y descubrir qué hacer en el futuro, comenzar y mejorar su capacidad de generación de ingresos. Planificar una microempresa, por lo tanto, implica entre otras cosas, previsión de costos; aportaciones, resultados, ventas, beneficios y flujos de dinero. Consultar «Cómo hacer un plan de trabajo», para activistas comunitarios.

Hay cuatro razones por las que una persona dedicada a una microempresa debe hacer un plan:

  • Un plan le muestra si su empresa puede esperar beneficios en el futuro
  • Un plan le muestra qué parte de su microempresa puede mejorarse
  • Un plan muestra a los acreedores (bancos, ONG, organizaciones financieras, particulares) lo bien que puede esperarse que funcione su empresa en el futuro
  • Un plan le muestra cuánto dinero puede esperar que entre y salga de su empresa.

¿Por qué?

La planificación de un negocio es necesaria porque:

  • los precios y la disponibilidad pueden variar
  • los clientes cambian sus hábitos de consumo
  • las máquinas y equipamiento se estropean y hay que reemplazarlas
  • las máquinas y equipamientos se quedan obsoletos
  • aparecen nuevos competidores
  • hay que tomar decisiones sobre en qué dirección debe crecer el negocio

Planificar una microempresa es como planificar un viaje. Pregúntese:

  • ¿Dónde estoy ahora?
  • ¿Dónde quiero ir?
  • ¿Qué voy a hacer ahí?
  • ¿Cómo asegurarme de llegar ahí?
  • ¿Cuánto tiempo me va a costar llegar?

Recuerde las cuatro preguntas clave del adiestramiento para la gestión.

Cómo hacer un plan:

Hay dos tipos de planes útiles para su microempresa:

  1. Un plan de ventas y gastos, una previsión de sus ventas y gastos mensuales: éste indica cuántos beneficios puede esperar en un periodo específico de un mes y
  2. Un plan de flujo de dinero: éste ayuda a asegurarse de que la empresa no se quede sin dinero en ningún momento.

Cuando haga planes:

  1. hágalos simples, fáciles de utilizar y cumplir
  2. elija el periodo más adecuado
  3. divídalos en semanas o meses
  4. hágalos antes de necesitar usarlos, no espere a terminar un plan antes de empezar el siguiente (pase de uno a otro)
  5. busque información, no adivine

Pasos para hacer un plan:

Pasos para elaborar un plan de ventas y gastos para su microempresa:
  1. pronostique los costes indirectos de cada mes del próximo año
  2. pronostique los costes directos de material por artículo
  3. pronostique las ventas de cada mes
  4. calcule el costo total de los materiales directos
  5. complete su plan de ventas y gastos
Nota: los costes indirectos incluyen: alquiler, transporte, licencias, seguros, papelería, electricidad y agua, reparaciones y depreciación.

Mes –>
Artículo :
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Ventas
Costes
directos
de materiales
Beneficios
estimados
Costes
directos del
trabajo
Costes
indirectos
Beneficios
netos

Plan de flujo monetario:

Un plan de flujo monetario es una previsión que muestra cuánto dinero se espera que entre en la empresa y cuánto se espera que salga cada mes. Un plan de flujo monetario ayuda al empresario a asegurarse de que la empresa no se queda sin dinero en ningún momento (es decir, es una proyección de los ingresos y gastos esperados en un periodo de tiempo estipulado ).

La microempresa no puede quedarse sin el dinero que necesita. El plan de flujo monetario puede utilizarse para asegurarse de que la empresa cuenta siempre con dinero suficiente para pagar los gastos. Una empresa puede hacer un buen beneficio un año y aún así quedarse sin dinero durante ese año.

Hay varias razones por las que una microempresa puede quedarse sin dinero. Por ejemplo:

  • La empresa tiene que comprar bienes y materias primas antes de empezar a vender. Esto significa que sale dinero antes de empezar a entrar
  • Si la empresa da crédito a sus clientes, éstos no le pagan inmediatamente. A menudo el negocio tiene que comprar más bienes y materiales antes de que los clientes paguen
  • La empresa necesita dinero para comprar equipamientos. El equipamiento ayudará al negocio a tener beneficios en el futuro, pero habitualmente la empresa tiene que pagarlo en efectivo en el momento de la compra, antes de hacer el beneficio.
Si planifica su flujo monetario:
  • advertirá con tiempo futuras carencias de dinero
  • tendrá más control sobre el flujo de dinero
  • podrá resolver o evitar problemas antes de que se presenten
  • podrá tener dinero disponible cuando lo necesite.

Cómo hacer un plan de flujo monetario:

Para hacer un plan de flujo monetario, debe pronosticar cuánto dinero entrará y cuánto dinero saldrá.

Plan de flujo monetario

Mes: Ene Feb Mar Abr May Jun Total
Ingresos:
Dinero a principio del mes:
Dinero ingresado por las ventas:
Otros ingresos:
Total ingresos:
Gastos:
Gastos directos en materiales:
Gastos directos por trabajo:
Inversión prevista en equipamiento:
Otros gastos:
Total gastos:
Neto (ingresos - gastos):
Dinero a final del mes:

Ejercicio:

Ejercicio: preparar un plan de flujo monetario

El proyecto del molino de maíz, del grupo Kiwatule de mujeres, con siete miembros, tiene a principio de enero dinero en efectivo por un total de 20.000/=. La empresa hace un promedio de ventas de 150.000/= por mes. Recibe contribuciones por valor de 15.000 /= por miembro y mes. Gasta 70.000 /= cada mes en comprar 2.000 kg. de maíz. El salario mensual de los trabajadores es de 20.000/=. La empresa gasta 12.000/= al mes en transporte

Nota: En Uganda y Kenia, la moneda es el chelín, y el símbolo de éste, colocado detrás de cada cifra es /=

Prepare un plan de flujo monetario para el proyecto del molino de maíz del grupo Kiwatule de mujeres para seis meses, mostrando:

  1. El total de ingresos
  2. El total de gastos
  3. El dinero a final de cada mes

Haga este ejercicio utilizando la tabla anterior como modelo.

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Taller de planificación:


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© Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
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Última actualización: 16.01.2011

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