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ARCHIVOS EMPRESARIALES

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Folleto de adiestramiento

¿Que registros empresariales necesitan guardar los participantes en la generación de ingresos por medio de microempresas?

Introducción:

Cualquier persona dedicada a una actividad de generación de riqueza, sea grande o pequeña, tiene que saber y recordar lo que pasa con su negocio en todo momento. Por tanto, los propietarios de microempresas tienen que escribir todo lo que se hace para referencias futuras.

Este documento se complementa con Nociones sobre informes y registros financieros.

¿Qué es llevar un registro?

Llevar un registro de la empresa significa poner por escrito:

  • cuánto dinero entra en su empresa y
  • cuánto dinero sale de su empresa

Llevar un registro es una forma de escribir en orden cronológico todas las transacciones que involucren dinero, ya entre o salga de su empresa. Una transacción es cualquier intercambio de dinero por valor (algo). El dinero entra y sale de la microempresa a través de las transacciones. Las microempresas reciben la mayor parte del dinero por la venta de bienes o servicios. El dinero que sale de ellas se emplea en el pago de bienes, materias primas, trabajo y servicios (agua, electricidad).

Por lo tanto, el registro ayudará a recordar cosas tan básicas como:
  • ¿Qué se compró?
  • ¿Cuándo se compró?
  • ¿Cuánto se pagó por ello?
  • ¿Cuándo y qué se vendió?
  • ¿Cuánto se cobró por esa venta?
  • ¿Se vendió o compró a crédito?
  • Inventario de bienes almacenados (materias primas, productos)
  • ¿Cuánto dinero se gana al día (a la semana, al mes, al año)?
  • ¿Cuánto dinero se gasta al día (a la semana, al mes, al año)?
  • ¿Qué superávit ha habido y qué se ha hecho con él?
  • ¿Se observa un progreso?
  • ¿De cuánto dinero dispone la microempresa para gastos?

El registro de todos los datos mencionados ayudará al propietario de la microempresa a saber cuánto dinero necesita para hacer funcionar la microempresa cuando lo necesite (por ejemplo, capital para ampliarla y de dónde saldrá). Un registro claro y exacto también ayudará a juzgar si se puede esperar tantos beneficios como se esperan. Quizá se está gastando demasiado dinero en salarios o materias primas. Quizá alguien está robando dinero o materiales de la microempresa.

Así, un buen registro puede ayudarle a resolver problemas en su microempresa, y le capacita para planificar el futuro al evidenciar los errores que han sucedido en el pasado, y al mostrar a otros qué tal funciona su microempresa.

Muchas microempresas, en especial las pertenecientes a mujeres, no registran sus operaciones empresariales a causa del analfabetismo. Sus hijos o su marido, si están alfabetizados, o cualquier vecino alfabetizado que merezca su confianza deben ayudarles.

Tipos de registros:

Para llevar adecuadamente un registro tiene que apuntar todas sus transacciones comerciales de forma ordenada. Necesita algo que demuestre que ha recibido o gastado dinero. Necesita pruebas de cada transacción, incluso con las pequeñas cantidades, como el dinero que se gasta en transporte público, sobres o jabón.

Algunos ejemplos de pruebas por escrito son:

  • Recibos o facturas que obtiene al comprar bienes o materias primas, al pagar la renta, el agua o la electricidad o
  • Copias de los recibos que entrega a los clientes cuando le compran.

Si no existe prueba escrita, debe escribir los detalles de la transacción usted mismo. Puede utilizar un cuaderno para reseñar la información que necesita.

Es importante escribir todos los detalles:
  • la fecha en la que ha tenido lugar la transacción,
  • quién ha participado en ella,
  • de qué trataba la transacción y
  • cuánto dinero se intercambió.

En los registros, los recibos y cualquier otro tipo de prueba escrita se llaman «justificantes». Guarde siempre sus justificantes con cuidado, en una caja fuerte o cajón con llave. Son las únicas pruebas de que sus registros son correctos.

Un sistema simple de llevar registros:

La Sra. Somo, que posee una pequeña tienda en Kiwatule discutía con un cliente sobre la cantidad de kilos de azúcar que éste había comprado a crédito. No pudieron ponerse de acuerdo sobre esta cantidad, y la Sra. Somo se dio cuenta de que tenía ese problema porque no llevaba ningún tipo de registro.

Así supo que necesitaba un registro de su empresa, pero no sabía qué apuntar, cómo apuntarlo ni cómo utilizar el registro. La Sra. Somo fue a pedir consejo a la Sra. Nalongo Namusisi, propietaria de Comestibles Nalongo, que tiene gran experiencia en llevar y utilizar registros de empresa.

La Sra. Nalongo Namusisi enseñó a la Sra. Somo cómo llevar un registro y guardar los justificantes de todo lo que se compra o vende en su negocio, tanto en efectivo como a crédito.

Cuando usted comienza una empresa, gasta dinero, y después, cuando empieza a vender, lo gana. Cada vez que compre o venda algo, escriba los detalles en un libro llamado «libro de caja».

Libro de caja:

El libro de caja puede hacerse con un cuaderno.

Dinero entrante (Haber) Dinero saliente (Debe)
¿De qué fuente recibió dinero su microempresa? ¿En qué gastó dinero su microempresa?
  • ingresos de las ventas
  • regalos del cónyuge
  • otros regalos
  • subvenciones de ONG
  • préstamos
  • ahorros del grupo

  • materias primas
  • salarios
  • transporte
  • servicios médicos
  • comisiones
  • impuestos
  • comida y ropa
  • cuotas de la iglesia
  • devolución del préstamo
  • intereses del préstamo

Nota: todo el dinero que entra se escribe a la izquierda. Todo el dinero que sale se escribe a la derecha.


Fecha Haber Cantidad Fecha Debe Cantidad
¿Qué día recibió el dinero? ¿De qué fuente? ¿Cuánto? ¿Qué día pagó el dinero? ¿Qué pagó? ¿Cuánto?




Total Total
Balance


[total haber] - [total debe] = [balance]

Utilice el dinero efectivo en la columna (haber) como balance para empezar la siguiente página.

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Última actualización: 16.01.2011

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