PATRU
INTREBARI FUNDAMENTALE
in
management si planificare
traducere
de Georgeta Brehoi
Dedicata
lui Gert Lüdeking
Rezumatul
sesiunii de lucru
Ce
ne propunem?
Ce
informatii detinem?
Cum
ne folosim de informatiile pe care le avem ca sa obtinem ceea ce ne propunem?
Care
va fi rezultatul?
Elementele
esentiale in management si planificare:
Managementul,
ca activitate, inseamna luarea de decizii si rezolvarea problemelor. Esenta managementului
si planificarea deciziilor se pot regasi in raspunsurile la cele patru intrebari
fundamentale.
Cele
patru intrebari fundamentale sunt: "1. Ce ne propunem? 2. Ce informatii detinem?
3. Cum ne folosim de informatiile pe care le avem ca sa obtinem ceea ce ne propunem?
4. Care va fi rezultatul?" Daca priviti cu atentie, acestea reprezinta cele patru
intrebari fundamentale (probabil ascunse in spatele formularii) care apar in orice
document de planificare a unui proiect si intr-o sesiune de brainstorming ("furtuna
de creiere").
Daca
problemele sunt analizate si rezolvate doar dupa ce apar si devin frecvente, vorbim
despre "managementul in situatii de criza". E bine macar sa avem acest tip de management
decat deloc. Daca, contrar acestei situatii, obiective clare sunt identificate, si
actiunile necesare pentru a atinge aceste obiective sunt identificate si urmarite,
atunci vorbim de "managementul obiectivelor". Eventualele probleme sunt cunoscute,
adica identificate (inainte de a aparea) si se lucreaza la rezolvarea lor. Managementul
obiectivelor este mai eficient si mai putin stresant decat managementul in situatii
de criza.
Indiferent
de caz, daca grupul desemnat sa rezolve problemele este de dimensiuni mici sau mari,
daca este structurat ca o organizatie sau are forma unei comunitati, capacitatea
sa va fi imbunatatita daca adopta modalitati prin care sa formuleze si sa raspunda
la cele patru intrebari.
Daca
nu ar exista problemele, nu am avea nevoie de management. Dar probleme apar tot timpul;
asa e viata. Managementul e prea important ca sa fie asat doar in seama managerilor;
e responsabilitatea tuturor. Si atunci, toti ar trebui sa cunoasca cele patru intrebari;
si toti ar trebui sa contribuie la gasirea raspunsurilor.
Ce
ne propunem?
"Care
este principala problema ce trebuie rezolvata?". Intrebarea "Ce ne propunem?" acopera
descrierea problemei, e modalitatea inversa de a defini scopul general si modalitatea
de a identifica obiectivele specifice, rezultate si alte definitii al scopului respectiv.
Ca sa folosim o metafora geografica "Unde vrem sa ajungem?".
Organizatia
sau comunitatea are nevoie de o viziune comuna a ceea ce isi doreste. Asta nu inseamna
ca trebuie sa posede un anumit bun, cum ar fi o toaleta sau curent electric; poate
fi vorba de o noua lege, un set revizuit de atitudini, o crestere a constientizarii,
o schimbare in obisnuinta, o noua structura organizationala, un profit mai mare al
unei organizatii comerciale, retributii mai mari pentru membrii federatiilor, o schimbare
a metodelor unei organizatii non-profit, sau ori scop comun care inseamna imbunatatire
(de exemplu, a calitatii vietii) pentru un grup vazut ca intreg.
Scopurile
sau obiectivele ar trebui identificate in toate documentele proiectului si in cele
de planificare; acest lucru se cunoaste deja. Dar acestea ar trebui alese si intelese,
si agreate de catre toti participantii in activitatile zilnice ale grupului, comunitatii
sau organizatiei.
Intrebarea
"Ce ne propunem?" vazuta in formarea in management intr-o comunitate, trebuie sa
primeasca un raspuns din partea comunitatii ca intreg, nu numai din partea barbatilor,
nu numai din partea celor educati, sau a celor care lucreaza pentru comunitate, nu
numai din partea prietenilor agentiei, ci din partea tuturor celor care fac parte
din comunitate, prin consens.
Ce
informatii detinem?
Intrebarea
"Ce informatii detinem?" se refera la identificarea resurselor sau a potentialelor
intrari care pot fi folosite pentru a atinge scopul sau obiectivele alese. metafora
geografica este "Unde suntem acum?". Intrebarea se refera la faptul ca trebuie sa
observam, discutam si analizam situatia actuala. (Asta se numeste analiza situatiei).
Inseamna obtinerea unei imagini clare a tuturor resurselor si constrangerilor, bunurilor
si obligatiilor (potentiale sau achitate), si o imagine valabila si reala a situatiei.
In
formarea in management intr-o comunitate, aceasta identificare se realizeaza cel
mai bine in sedinte in care persoanele tacute sunt incurajate sa participe, pentru
ca exista multe resurse in fiecare comunitate, inclusiv cele mai sarace, ele sunt
poate ascunse sau nu atat de evidente. Un mobilizator cu experienta reuseste sa identifice
intr-o sedinta a unei comunitati, prin metode de facilitare, multe alte resurse ascunse
sau camuflate.
Termenul
de resurse poate include mana de lucru si expertiza disponibila (mana de lucru ce
poate fi folosita in diferite activitati), terenul sau spatiul in care are loc activitatea,
banii lichizi (incasari, vanzari, donatii sau alte surse), capitalul (reutilizarea
echipamentului sau instrumentelor) necesare pentru a duce la bun sfarsit activitatea,
si resurse de natura umana (intelepciune, informatii, competente, experienta, capacitate
analitica, creativitate) care sunt deseori contributii ascunse ale generatiei in
varsta, si sunt prezente mai alea la persoanele cu dizabilitati sau care sunt din
punct de vedere social ostracizate. Unele sunt atat de evidente incat sunt trecute
cu vederea.
Analiza
situatiei inseamna observarea atenta si completa a conditiilor preponderente, si
determinarea acelor aspecte care vor contribui la realizarea obiectivelor (sau au
potential in a contribui), a acelor aspecte care pot bloca realizarea obiectivelor.
Cum
ne folosim de informatiile pe care le avem ca sa obtinem ceea ce ne propunem?
Intrebarea
"Cum ne folosim de informatiile pe care le avem ca sa obtinem ceea ce ne propunem?"
reprezinta partea strategica in management. Cum sa ajungem de la "A" la "B". Exista
intotdeauna diferite cai pentru a imbina resursele disponibile, iar resursele umane
(mentionate mai sus) ar trebui utlilizate pentru a identifica mai multe strategii,
si selectarea celei mai potrivite.
Pentru
a determina cum sa parcurgem distanta intre "A" si "B", grupu, indrumat de facilitator,
trebuie sa identifice strategia ca parte a planului de actiune. Planul scris va include
raspunsurile la cele patru intrebari. Partea creativa, inovativa, analitica a muncii
o reprezinta generarea mai multor posibile strategii, si apoi alegerea aceleia care
e viabila.
Exista
iar oportunitatea organizarii sau reorganizarii in scopul luarii de decizii sau actiuni.
Consultati
Organizare.
Daca este vorba de un grup neorganizat de indivizi, atunci pentru a realiza obiectivele
identificate, strategia va trebui sa se refere la modalitatea in care ei se transforma
intr-o organizatie eficienta care poate duce la bun sfarsit activitatile necesare.
Daca
grupul, organizatia sau comunitatea este deja organizat/a intr-un anumit fel, membrii
ei/lui, cu ajutorul facilitatorului, trebuie sa se intrebe daca organizatia actuala
este construita in asa fel incat sa atinga scopurile propuse, sau daca trebuie considerata
o schimbare in structura si procesul acesteia/acestuia. Pentru un mobilizator insarcinat
cu aplicarea formarii in management, aceasta este oportunitatea pentru a ghida comunitatea
in formarea sau reformarea ei intr-una care poate folosi in mod eficient in a obtine
ceea ce se doreste.
Care
va fi rezultatul?
Este
important ca, inaintea oricarei actiuni, grupul sa faca o predictie valabila si realistica
in legatura cu impactul sau rezultatul strategiei alese. Cu siguranta ca vor exista
consecinte neprevazute, insa orice incercare trebuie facuta ca sa se identifice posibilele
consecinte, mai ales pentru ale evita pe acelea nedorite.
Grupul
trebuie sa fie acum constient de faptul ca monitorizarea este importanta. Nu e momentul
sa mergem pe bicicleta cu ochii inchisi. Planul de actiune ar trebui sa includa observarea
actiunilor si rezultatelor, si modalitatile de raportare catre grup vazut ca intreg.
Intrebarea
"care va fi rezultatul?" acopera partea legata de impactul activitatii. Putem reformula
intrebarea, cum va fi afectata comunitatea si mediul (social si fizic) sau in urma
activitatii. Aceasta intrebare va conduce la monitorizare si evaluare.
Concluzie:
Aceste
patru intrebari ar trebui folosite de cel care lucreaza in domeniu ca un cadru pentru
organizarea, sau reorganizarea unui grup. De asemenea ele sunt folosite de un formator
in management pentru organizarea sau reorganizarea unei echipe de management. Un
coordonator le poate folosi pentru a organiza o echipa. Acestea constituie impreuna
cadrul pentru a construi capacitatea si puterea in management al oricarui grup de
participanti.
In
formarea in management intr-o comunitate, aceste patru intrebari fundamentale trebuie
sa fie adresate atunci cand intreaga comunitate se intalneste pentru a decide care
sunt prioritatile. Aceste intrebari ar trebui sa fie refolosite atunci cand comitetul
executiv al CBO se reuneste pentru a definitiva detaliile. Daca analizati cu atentie,
veti observa ca aceste patru intrebari, in ordinea prezentata, sunt ascunse in spatele
a doua documente din Apendice, procesul de brainstorming si indrumarile legate de
designul proiectului.
Indiferent
unde sunt adresate aceste intrebari, intr-o intrunire a federatiei, o intalnire a
managementului cu senior executivi ai unei corporatii cu experienta (sau, in acest
context, atunci cand o comunitate cu castiguri reduse isi dezvolta capacitatile),
ele constituie esenta sau deciziile de baza in management.
Acest
material nu reprezinta formarea in management pentru manageri.
Acest
material reprezinta formarea in management pe intelesul tuturor.
––»«––
Drepturi
de autor: Phil Bartle
Ultima
actualizare: 2008.06.01
|