Planejamento, monitoramento e implementação

Planejamento, monitoramento e implementação

Integração do monitoramento em todas as fases

..Folheto de workshop.

O monitoramento faz parte de cada projeto, do início ao fim.

Um projeto é uma série de atividades (investimentos) voltado para a resolução de certos problemas com tempo estipulado e lugar específico.

Investir engloba tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais. Antes de se alcançar os objetivos, um projeto passa por vários estágios. O monitoramento deve estar presente em todos estágios do ciclo do projeto.

As três fases básicas são:

Planejamento do projeto (análise de situações, identificação de problemas, definição dos objetivos, formulação de estratégias, elaboração de um plano de trabalho e orçamento);
Implementação do projeto (mobilização, utilização e controle de recursos e operação de projetos);e
Avaliação do projeto.

Todos indivíduos e instituições que tem interesse (stakeholders) no projeto devem participar do monitoramento.

Para implementar eficientemente um projeto, as pessoas no planejamento e implementação devem planejar todas as fases inter-relacionadas desde o início.

No Manual dos mobilizadores, dizemos que as questões essenciais do planejamento e gerenciamento são: (1) O que queremos? (2) O que temos? (3) Como usamos o que temos para conseguir o que queremos? e (4) Qual será o resultado?

Pode-se usar “onde” em vez de “que”, pois os princípios são os mesmos.

As questões se tornam:

Onde estamos?

Aonde queremos ir?

Como chegamos lá? e

O que acontece enquanto conseguirmos?

Análise da situação e definição do problema:

Então pergunta-se: “Onde estamos?" (O que temos?).

Análise de situação — aplicado a certas categorias de indivíduos da comunidade — é um processo pelo qual são identificados as características gerais e os problemas da comunidade.

Isso inclui deficientes, mulheres, jovens, lavradores, comerciantes e artesãos.

Análises de situações são feitas durante a coleta da informação necessária para se compreender a comunidade como um todo e os seus indivíduos.

Deve-se coletar as informações baseando-se nas experiências da comunidade: as passadas, as presentes e as futuras possíveis.

Algumas informações necessárias para se compreender a comunidade:

Característica da população (e.g. sexo, idade, tribo, religião e tamanhos das famílias);
Estruturas políticas e administrativas (e.g. comitês comunitários e conselhos locais);
Atividades econômicas (incluindo agricultura, comércio e pesca);
Tradições culturais (e.g. herança e sistema de clã), transições

(e.g. rituais de casamentos e de funerais) e ritos de passagem (e.g. circuncisão);

Projetos em andamento como os de municípios, estados, nacionais,

organizações não-governamentais (ONGs) e organizações baseadas na comunidade (OBC)s;

Infra-estrutura sócio-econômica ou comunitárias

(e.g. escolas, unidades de saúde e rodovias de acesso); e

Organizações comunitárias (e.g. grupos de poupança e crédito, grupos femininos,

grupos de auto-ajuda), suas funções e atividades.

Deve-se obter as informações para análise de situação e definição de problemas usando-se de várias técnicas envolvendo os membros da comunidade.

Isso é para garantir a transparência e a confiabilidade da informação acerca da comunidade e seus problemas.

Pode-se usar algumas das seguintes técnicas:

Revisão de documentos;
Pesquisas;
Discussões individuais, em grupos específicos e com a comunidade como um todo;
Entrevistas;
Observações;
Escutar as pessoas;
Execução de brainstorming:
Conversas informais;
Fazer inventário dos recursos , serviços e oportunidades sociais da comunidade;
Realização de caminhadas, elaboração de mapas; e
Árvore de problemas.

A análise de situação é muito importante antes de qualquer tentativa de se resolver o problema por que:

Oferece uma oportunidade de entender as dinâmicas da comunidade.
Ajuda a esclarecer as condições sociais, políticas, econômicas e culturais;
Oferece uma oportunidade inicial para a participação das pessoas em todas as atividades do projeto;
Capacita a definição de problemas e soluções da comunidade; e
Oferece informações necessárias para a determinação de objetivos, planos e implementações.

A análise de situação deve ser contínua para poder fornecer informações adicionais durante a implementação, o monitoramento e o re-planejamento do projeto. E junto com a identificação do problema, ambas devem ser monitoradas garantindo que informações corretas e atuais sobre a comunidade e seus problemas estarão sempre disponíveis.

Já que o monitoramento deve ser integrado em todos os aspectos ou fases do processo, vamos analisar cada uma, focando no monitoramento de suas preocupações.

Estabelecendo metas e objetivos:

Ao se estabelecer uma meta, pergunta-se: "Onde queremos chegar?" (O que queremos?).

Antes de implementar um projeto, os planejadores, implementadores e beneficiados devem estabelecer metas e objetivos. Veja Processo de brainstorm para um método participativo de como se fazer isso.

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Uma meta é uma declaração geral do que deve ser feito para resolver um problema, definido, portanto, o que é esperado do projeto.

Uma meta surge do problema que precisa ser resolvido e indica destino do projeto.

Objetivos são metas pré-estabelecidas e devem ser específicos para serem alcançados.

Os objetivos devem ser "SMART" (acrônimo que em português significa 'esperto'):

Específico:claro sobre o que, onde, quando e como a situação mudará;

Mensurável:capaz de quantificar os alvos e os benefícios;

Alcançável):capaz de atingir os objetivos

(conhecendo os recursos e as capacidades disponíveis na comunidade);

Realístico:capaz de refletir as mudanças no objetivo; e

Finito: estabelecer o período de tempo para a execução de cada um.

Para alcançar os objetivos de um projeto é essencial avaliar os recursos disponíveis dentro da comunidade e àqueles externos à ela. Veja Revelando recursos escondidas.

Os planejadores, implementadores e membros da comunidade também devem identificar e superar os possíveis obstáculos que poderão ter de enfrentar ao executarem o projeto. Sob uma avaliação dos obstáculos e dos pontos positivos, os implementadores devem decidir se continuam ou não com o projeto.

As metas e objetivos oferecem a base para a monitoração e avaliação de um projeto.

Através deles é que se mede o sucesso ou o fracasso do projeto.

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Criação de estratégias e estruturas:

Esse aspecto questiona a terceira pergunta essencial, “Como chegamos lá?” (Como conseguimos o que queremos com o que temos?).

Planejadores e implementadores (comunidades e seus facilitadores) devem decidir como implementarão um projeto, essa é a estratégia.

Concordando que a estratégia envolve e determina todos os itens necessários para tocar um projeto, e define os diferentes grupos ou indivíduos (os atores) e seus papéis no projeto.

Portanto, a criação de estruturas e estratégias envolve:

Discutir e concordar com as atividades que serão feitas durante a implementação;
Definir os diferentes atores dentro e/ou fora da comunidade, e seus papéis; e
Definir e distribuir custos e materiais necessários para a implementação do projeto.

Depois de se decidir se as decisões são apropriáveis, a direção deve debater e concordar com todos os atores na forma de implementação do projeto.

Isso é chamado criação de um plano de trabalho. (Como conseguir o que queremos?).

Um plano de trabalho é uma descrição das atividades necessárias estabelecidas em etapas, com limite de tempo estabelecido.

Para se elaborar um bom plano de trabalho, os implementadores devem:

Listar todas as tarefas requeridas para implementar um projeto;
Colocar as tarefas na ordem em que serão implementadas;
Mostrar a divisão de responsabilidades aos atores; e
Dar o limite de tempo de cada atividade.

O plano de trabalho é um guia para a implementação do projeto e uma base para o monitoramento. Portanto, ele ajuda a:

Concluir o projeto a tempo;
Fazer as coisas certas na ordem certa;
Escolher o responsável para cada atividade; e
Determinar início da implementação do projeto.

Os implementadores e planejadores tem que concordar com os indicadores de monitoramento — sinais qualitativos e quantitativos (padrão) para medir ou avaliar as realizações das atividades e dos objetivos do projeto.

Os indicadores de monitoramento devem ser explícitos, relevantes e verificáveis, pois mostrarão a proporção atingida dos objetivos de cada atividade.

Há quatro tipos de indicadores de monitoramento:

Indicadores de insumo: descreve o que acontece no projeto

(e.g. número de tijolos trazido ao local e o dinheiro gasto);

Indicadores de rendimento: descreve a atividade do projeto (número de classes construídas);
Indicadores de resultados: descreve o resultado da atividade

(e.g. número de alunos na escola); e

Indicadores de impacto: mede a mudança de condições da comunidade

(e.g. redução do analfabetismo).

Escrever as estruturas e estratégias ajuda no monitoramento do projeto, pois especificam o que será feito durante a implementação do projeto.

O planejamento deve indicar o que deve ser monitorado, quem deve monitorar e como ele deve ser feito.

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Implementação:

Implementação do monitoramento questiona a quarta pergunta essencial: “O que acontece quando conseguimos?”.

A fase de implementação é onde todas as atividades planejadas são colocadas em ação. Antes da implementação de um projeto, os implementadores (liderados pelo comitê do projeto ou direção) devem identificar suas forças e fraquezas (internas), oportunidades e ameaças (externas). ).

Força de vontade e oportunidades são pontos positivos que devem ser explorados para implementar eficientemente um projeto. Fraquezas e ameaças são obstáculos que podem dificultar a implementação do projeto. Os implementadores devem, então, garantir que meios de se superar tais obstáculos.

O monitoramento é importante nesta fase, pois garante o andamento do projeto conforme esperado. É um processo contínuo que deve ser colocado em prática antes do início do da implementação.

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No entanto, as atividades de monitoramento devem aparecer no plano de trabalho e envolver todos os stakeholders. Se as atividades não estão indo bem, deve-se tomar providências para identificar o problema e corrigi-lo.

O monitoramento também é importante para garantir que as atividades estão sendo implementadas como planejadas. Isso ajuda aos implementadores a medir o quão bem estão atingindo seus objetivos. É baseado na compreensão que o processo pelo qual um projeto é implementado tem muitos efeitos no seu uso, operação e manutenção.

Portanto, se a implementação do projeto não for satisfatória, os implementadores devem se perguntar “Como chegaremos lá?” (O que acontecerá quando chegarmos?).

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Resumo:

Acima ilustramos o relacionamento entre monitoramento, planejamento e implementação. Foi demonstrado que:

O planejamento descreve formas de como se fazer a implementação e o monitoramento;
A implementação e o monitoramento baseiam-e pelo plano de trabalho do projeto; e
O monitoramento oferece informações para o planejamento e implementação do projeto.

Há um relacionamento recíproco entre planejamento, implementação e monitoramento.

Um dos três não pode ser feito isolado dos outros dois, e quando usa-se um dos três, os planejadores e implementadores tem que estar atentos aos outros.

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Monitoramento da mobilização e da organização: