.... Supervisión, planificación e implementación Integración de la supervisión en todas las etapas .  Folleto de taller .... La supervisión es una parte integrante de todos los proyectos, desde el principio al fin .... Un proyecto es una serie de actividades (contribuciones) que intentan solucionar problemas concretos en un iempo dado y en una ubicación en particular. . Las contribuciones incluyen tiempo, dinero y recursos humanos y materiales. Antes de lograr sus objetivos, un proyecto pasa por varias fases. La supervisión debe efectuarse y estar integrada en todas las fases del ciclo del proyecto. .... Las tres fases básicas son: Planificación del proyecto (análisis de la situación, identificación del problema, definición de la meta, formulación de estrategias, diseño de un plan de trabajo y cálculo del presupuesto); Implementación del proyecto (movilización, utilización y control de los recursos y operaciones del proyecto); y Evaluación del proyecto. .... Todas las personas e instituciones que tienen intereses en este proyecto (afectados) deben participar en su supervisión. . Para implementar con eficacia un proyecto, la gente que lo planifica y ejecuta debe planear todas las fases relacionadas desde el principio. .... En el «Manual para activistas», dijimos que las preguntas clave de la planificación y la gestión eran: (1) ¿Qué queremos?, (2) ¿Qué tenemos?, (3) ¿Cómo usar lo que tenemos para lograr lo que queremos? y (4) ¿Qué pasará cuando lo hagamos? . Se pueden modificar usando «dónde» en lugar de «qué», manteniendo los mismos principios. .... Las preguntas se convierten en: ¿Dónde estamos? ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo podemos llegar ahí? y ¿Qué pasa cuando lo hagamos? .... Análisis de la situación y definición del problema: .... Es la respuesta a la pregunta «¿Dónde estamos?» (¿Qué tenemos?). .... El análisis de la situación es un proceso por el que se identifican las características generales y los problemas de la comunidad. Implica el reconocimiento y definición de las particularidades y problemas específicos de las categorías concretas de la gente de la comunidad. . Pueden ser personas con minusvalías, mujeres, jóvenes, campesinos, comerciantes o artesanos. .... El análisis de la situación se elabora recabando la información necesaria para comprender al conjunto de la comunidad y a las personas que la componen. . Se debe conseguir información sobre lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo ahora y lo que se espera que suceda en el futuro, basándose en la experiencia de la comunidad. .... La información necesaria para entender a la comunidad incluye, entre otras cosas: Características de la población (sexo, edad, tribu, religión y tamaño de las familias). Estructuras políticas y administrativas (como comités comunales y consejos locales). Actividades económicas (incluyendo agricultura, comercio y pesca); Tradiciones culturales (por ejemplo la herencia y el sistema de clanes), transiciones  (bodas, ritos funerarios), y ritos de tránsito (por ejemplo, la circuncisión); Proyectos en marcha, como los comarcales, de distrito, planes nacionales, organizaciones no gubernamentales (ONGs), y organizaciones basadas en la comunidad (OBCs); Infraestructura socioeconómica o prestaciones comunales, (escuelas, centros de salud, vías de acceso); y Organizaciones comunitarias (como grupos de ahorro y crédito, grupos de mujeres, grupos de auto ayuda y grupos de enterramientos), sus funciones y actividades. .... La  información para el análisis de la situación debe recabarse con la colaboración de los miembros de la comunidad, utilizando varias técnicas. . Con ello se pretende asegurar una información válida, fiable y comprensible sobre la comunidad y sus problemas. .... Se pueden emplear algunas de estas técnicas: Revisión de documentos; Seguimiento; Discusiones con grupos y personas específicas y con el conjunto de la comunidad; Entrevistas; Observaciones; Escuchar a la gente; Tormenta de ideas; Conversaciones informales; Recursos sociales, servicios y oportunidades de la localidad; Recorridos, mapas; y Esquemas de los problemas. . El análisis de la situación es muy importante antes de hacer ningún intento de resolver los problemas porque: Proporciona una oportunidad de comprender la dinámica de la comunidad; Ayuda a aclarar las condiciones sociales, económicas, culturales y políticas; Proporciona una oportunidad inicial para la participación de la gente en todas las actividades del proyecto. Facilita la definición de los problemas comunitarios y sus soluciones; y Proporciona la información necesaria para determinar objetivos, planificarlos e implementarlos. .... El análisis de la situación debe ser continuo, para proporcionar información adicional durante la implementación del proyecto, su supervisión y su replanteamiento. El análisis de la situación y la identificación de problemas debe supervisarse para asegurar que siempre hay disponible información correcta y actualizada sobre la comunidad y sus dificultades. . Ya que la supervisión debe estar integrada en todos los aspectos o fases del proceso, estudiemos cada fase y lo que interesa supervisar en ellas. .... Establecer las metas y objetivos: .... El establecimiento de las metas equivale a la pregunta «¿Dónde queremos ir?» (¿Qué queremos?). .... Antes de hacer ningún intento de implementar un proyecto, los planificadores, implementadores y beneficiarios deben establecer las metas y objetivos. Ver Tormenta de ideas, un método participativo de hacerlo. ... Una meta es una declaración general de lo que se debe hacer para resolver un problema. Es una definición genérica de lo que se espera de un proyecto. .... Una meta surge del problema que debe considerarse y señala el destino final de un proyecto. . Los objetivos son partes limitadas de una meta y deben ser específicos, para poder ser posibles. .... Los objetivos deben ser «SMART». Tiene que ser: eSpecífico: claro sobre qué, dónde, cuándo y cómo se debe cambiar la situación;  Medible: capaz de cuantificar los fines y beneficios;  reAlizable: capaz de alcanzar los objetivos   (conociendo los recursos y capacidades a disposición de la comunidad ); Realista: capaz de obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo; y  limitado en Tiempo: estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos. .... Para lograr los objetivos de un proyecto, es esencial evaluar los recursos disponibles en la comunidad, y los recursos externos a los que se puede acceder. Ver Descubrir recursos ocultos. . Los planificadores, implementadores y miembros de la comunidad deben también identificar los impedimentos a los que se enfrentarán cuando ejecuten el proyecto y cómo pueden soslayarlos. Basándose en la amplitud de los obstáculos y de las fuerzas positivas, los implementadores deben decidir si continuar con el proyecto o abandonarlo. .... Las metas y los objetivos proporcionan la base para la supervisión y evaluación de un proyecto. . Son los criterios según los que se mide el éxito o fracaso de un proyecto.  ..... Generar estructuras y estrategias: .... Este aspecto equivale a la tercera pregunta clave, «¿Cómo llegar ahí?» (¿Cómo conseguir lo que queremos con lo que tenemos ?). .... Los planificadores e implementadores (las comunidades y sus valedores ) deben decidir cómo van a ejecutar el proyecto, lo que constituye la estrategia. . Un acuerdo sobre la estrategia implica determinar de todo lo que hace falta (aportaciones) para llevarlo a cabo, definir los diferentes grupos o personas y los cometidos que cada uno va a tener en el proyecto. Estos grupos y personas con distintas funciones en el proyecto se denominan «ejecutores». .... Por lo tanto, la generación de estructuras y estrategias implica: Discutir y acordar las actividades que se van a emprender durante la implementación; Definir los distintos ejecutantes dentro y fuera de la comunidad, y sus cometidos; y Definir y distribuir los costes y materiales necesarios para implementar el proyecto. .... Después de establecer la idoneidad de las decisiones, la ejecutiva debe discutir y acordar con todos los ejecutantes la forma en la que se debe implementar el proyecto. . Esto se denomina diseñar un plan de trabajo. (¿Cómo conseguimos lo que queremos?). .... Un «plan de trabajo» es una descripción de las actividades necesarias clasificadas en fases, con una indicación aproximada de su agenda. .... Para preparar un buen plan de trabajo, los implementadores deben: Listar todas las tareas necesarias para implementar un proyecto; Colocar las tareas en el orden en que se deben emprender; Exponer la distribución de responsabilidades a los ejecutantes; y Marcar la agenda para cada actividad. .... El plan de trabajo es una guía para la implementación del proyecto y  la base para su supervisión. Por lo tanto ayuda a: Finalizar el proyecto a tiempo; Hacer lo que se debe en el orden que se debe; Identificar quién debe responsabilizarse de cada actividad; y Determinar cuándo empezar la implementación del proyecto. .... Los implementadores y planificadores deben acordar los indicadores de supervisión. Estos indicadores son signos cuantitativos y cualitativos (criterios) para la medición o evaluación de los logros de las actividades y objetivos del proyecto. . Los indicadores mostrarán hasta qué grado se han alcanzado los objetivos de cada actividad. Los indicadores de supervisión deben ser explícitos, pertinentes y objetivamente verificables. .... Los indicadores de supervisión son de cuatro tipos: Indicadores de aportaciones: describen lo que sucede en el proyecto (por ejemplo, número de ladrillos necesarios y cantidad de dinero gastada); Indicadores de rendimiento: describen la actividad del proyecto (por ejemplo, número de aulas construidas); Indicadores de resultados: describen la producción de la actividad (por ejemplo, número de alumnos que acuden a la escuela); y Indicadores de impacto: miden el cambio en las condiciones de la comunidad (por ejemplo, la reducción del analfabetismo en la comunidad). .... Registrar por escrito las estructuras y estrategias ayuda a la supervisión del proyecto, porque especifican lo que se tiene que hacer en su implementación. . La planificación debe indicar lo que debe supervisarse, quién debe supervisar y cómo debe abordarse la supervisión.  ..... Implementación: .... La supervisión de la implementación equivale a la cuarta pregunta clave «¿Qué pasará cuando lo hagamos?» .... La implementación es la fase en la que se acometen todas las actividades planificadas. Antes de la implementación de un proyecto, los implementadores (encabezados por el comité o la ejecutiva del proyecto) deben identificar sus puntos fuertes y débiles (fuerzas internas), oportunidades y obstáculos (fuerzas externas). . Los puntos fuertes y oportunidades son fuerzas positivas que deben ser explotadas para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos débiles y los obstáculos pueden entorpecer esta implementación. Los ejecutores deben asegurarse que encuentran medios para soslayarlos. .... En esta fase de implementación es importante una supervisión que asegure que el proyecto se desarrolla según la agenda. Es un proceso continuo que debe organizarse antes de que empiece la implementación del proyecto. . Por ello, las actividades de supervisión tienen que aparecer en el plan de trabajo y deben comprometer a todos los interesados. Si las actividades no están yendo bien, hay que hacer los arreglos necesarios para identificar el problema y poder corregirlo. .... La supervisión también es importante para asegurar que las actividades se implementan como se planificó. Esto ayuda a los implementadores a medir en qué grado están consiguiendo sus metas. Se basa en la evidencia de que el proceso a través del cual se implementa un proyecto tiene un gran efecto en su uso, operatividad y mantenimiento. . Por lo tanto, una implementación no satisfactoria del proyecto implica la necesidad de que los que la llevan a cabo se hagan y respondan la pregunta, «¿Qué tal estamos llegando?» (¿Qué pasa cuando lo hagamos?). ..... Resumen de la relación: .... Lo anterior ilustra la estrecha relación entre supervisión, planificación e implementación. Demuestra que: Laplanificacióndescribe las formas en las que se debe hacer la implementación y la supervisión; Laimplementación y la supervisión se guían por el plan de trabajo del proyecto;y La supervisiónproporciona información sobre la planificación e implementación del proyecto. .... Hay una estrecha relación de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificación, implementación y supervisión. . Ninguna de las tres puede efectuarse de forma aislada de las otras dos, y cuando se lleva una a cabo, los planificadores e implementadores tienen que ocuparse también de las otras. ––» «––

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