Traduceri:

Alte formate de documente:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

MONITORIZAREA, PLANIFICAREA SI IMPLEMENTAREA

Integrarea Monitorizarii la nivelul fiecarui stadiu

de Phil Bartle, PhD

traducere de Ioana Ciobotea

Rezumate din seminarii

Monitorizarea este parte integranta a fiecarui proiect, de la inceput si pana la sfarsit

Un proiect este alcatuit dintr-o serie de activitati (investitii) al caror scop este rezolvarea unor probleme particulare intr-o perioada data de timp si intr-o anumita locatie. Investitiile includ timp, bani, resurse umane si materiale. Anterior atingerii obiectivelor vizate, un proiect parcurge diverse stadii. Monitorizarea trebuie integrata in toate stadiile unui proiect.

Monitorizarea trebuie efectuata de catre toate persoanele si institutiile interesate in derularea proiectului. Pentru implementarea eficienta a unui proiect, personalul implicat trebuie sa planifice inca de la inceput toate stadiile corelate intre ele.

In "Manualul Mobilizatorului" spuneam ca intrebarile cheie ale planificarii si managementului sunt: (1) Ce vrem sa realizam? (2) Ce resurse avem? (3) Cum putem folosi resursele disponibile pentru a realiza ceea ce vrem? si (4) Ce se va intampla cand ne vom atinge obiectivele? Aceste intrebari pot fi modificate, folosind "unde" in locul lui "ce", dar urmarind aceleasi principii.

Astfel intrebarile devin:

Unde ne aflam?

Unde dorim sa ajungem?

Cum putem ajunge la scopul propus?

Ce se va intampla cand vom face asta?

Analizarea situatiei si definirea problemelor:

Aceste aspecte raspund la intrebarea "Unde ne aflam?" (Ce resurse avem?).

Analizarea situatiei este procesul prin care se identifica caracteristicile generale si problemele comunitatii. Aceasta presupune identificarea si definirea caracteristicilor si problemelor specifice diferitelor categorii particulare din cadrul comunitatii. Pot fi, de exemplu, persoane infirme, femei, tineri, tarani, comercianti sau artizani.

Analizarea situatiei se realizeaza prin colectarea informatiei necesare pentru intelegerea comunitatii ca un intreg, precum si a indivizilor ce compun comunitatea. Se culeg informatii despre evenimente trecute, prezente, si despre ce se preconizeaza pentru viitor in functie de experientele anterioare.

Informatia pentru analizarea situatiei si definirea problemelor ar trebui colectata cu participarea membrilor comunitatii; acestia ar trebui sa foloseasca anumite tehnici pentru a asigura culegerea unei informatii corecte, sigure si cuprinzatoare asupra comunitatii si problemelor acesteia.

Cateva din tehnicile recomandate includ:

• Trecerea in revista a documentelor;
• Prospectarea;
• Discutii cu persoane particulare, grupuri specifice sau la nivelul intregii comunitati;
• Interviuri;
• Observatii;
• Ascultarea persoanelor implicate;
• Dezbateri de idei;
• Discutii neoficiale;
• Realizarea unui inventar al resurselor sociale comunitare, serviciilor si oportunitatilor prezente;
• Realizarea de planuri, grafice etc; si
• trasarea piramidei problemelor intampinate.

Analizarea situatiei este foarte importanta inaintea oricarei tentative de a remedia problemele; aceasta deoarece:

• Ofera posibilitatea intelegerii dinamicii comunitatii;
• Ajuta la clarificarea conditiilor sociale, economice, culturale si politice;
• Ofera oportunitatea participarii oamenilor la activitatile proiectului;
• Da posibilitatea definirii problemelor comunitatii si a solutiilor adecvate; si
• Procura informatia necesara pentru determinarea obiectivelor, planificare si implementare.

Analizarea situatiei trebuie sa se faca in mod continuu, pentru a putea procura informatii suplimentare pe intreg parcursul implementarii, monitorizarii si replanificarii proiectului. Analizarea situatiei si identificarea problemelor trebuie monitorizate pentru a avea permanent la dispozitie informatii corecte si actualizate.

Intrucat monitorizarea trebuie integrata in toate aspectele sau stadiile procesului, in continuare vom face o trecere in revista a fiecarei faze, analizand problemele asociate cu fiecare dintre acestea.

Stabilirea Scopurilor si Obiectivelor:

Stabilirea obiectivelor ofera un raspuns la intrebarea "Unde dorim sa ajungem?" (Ce anume vrem sa realizam?).

Inaintea oricarei initiative de implementare a unui proiect, proiectantii, realizatorii si beneficiarii trebuie sa-si stabileasca scopurile si obiectivele dorite. Vezi capitolul Dezbateri de idei pentru a vedea o metoda participativa prin care se poate realiza aceasta.

Un scop reprezinta formularea generala a ceea ce trebuie facut pentru solutionarea unei probleme. Descrie in linii mari ce se asteapta sa se obtina in urma proiectului. Stabilirea unui scop se face in urma identificarii problemelor si vizeaza destinatia finala a proiectului. Obiectivele sunt sub-grupuri limitate ale unui scop; ele trebuie sa fie specifice pentru a putea fi realizabile.

Obiectivele trebuie sa fie "SMRRT." Adica:

Specifice: sa exprime clar ce, unde, cand si cum se va schimba situatia;

Masurabile: sa cuantifice sarcinile si beneficiile;

Realizabile: in masura sa atinga obiectivele propuse

     (cunoscand resursele si capacitatea de care dispune comunitatea)

Realiste: in masura sa realizeze gradul de schimbare reflectat de obiective; si

precizate in Timp: sa precizeze perioada de timp in care vor fi indeplinite.

Pentru realizarea obiectivelor unui proiect e important sa se evalueze resursele disponibile in cadrul comunitatii si eventualele resurse obtinute din surse externe. Vezi Descoperirea Resurselor Potentiale.

Proiectanti, realizatorii si ceilalti membri ai comunitatii trebuie de asemenea sa identifice eventualele piedici ce pot fi intampinate in indeplinirea proiectului si posibile modalitati de a le depasi. In functie de ponderea greutatilor si cea a elementelor pozitive se poate decide continuarea sau intreruperea unui proiect.

Scopurile si obiectivele stau la baza monitorizarii si evaluarii unui proiect. Ele sunt etaloanele dupa care se evalueaza succesul sau esecul unui proiect.

Structuri si Strategii:

Acest aspect raspunde la cea de-a treia intrebare cheie, "Cum atingem scopul propus?" (Cum obtinem ceea ce dorim folosind resursele disponibile?).

Proiectantii si realizatorii (comunitatile si persoanele autorizate de acestea) trebuie sa decida asupra modului de implementare a proiectului; acesta reprezinta strategia de abordare. Stabilirea strategiei implica: determinarea necesarului de resurse pentru indeplinirea proiectului; definirea diferitelor grupuri si indivizi implicati si a rolului acestora in desfasurarea proiectului; aceste grupuri si indivizi care detin un anumit rol in cadrul proiectului sunt numiti "participanti".

In consecinta, elaborarea structurilor si strategiilor implica:

• Discutarea si stabilirea activitatilor de efectuat pe parcursul implementarii;
• Precizarea participantilor din cadrul si din afara comunitatii, precum si a rolului fiecaruia; si
• Stabilirea si distribuirea costurilor si materialelor necesare pentru implementarea proiectului.

Dupa luarea deciziilor adecvate, executivul trebuie sa discute si sa cada de acord cu participantii la proiect asupra modului in care acesta va fi implementat. Acest proces se numeste schitarea unui plan de munca. (Cum obtinem ceea ce dorim?). Un plan de munca este o descriere a activitatilor care trebuie realizate in fiecare stadiu, cu stabilirea orientativa a momentului si timpului de executare.

Pentru a schita un plan de munca adecvat personalul implicat trebuie:

• Sa intocmeasca lista tuturor activitatilor necesare pentru implementarea proiectului;
• Sa stabileasca ordinea de executare a sarcinilor propuse;
• Sa distribuie responsabilitatile ce revin fiecarui participant; si
• Sa stabileasca timpul de executie a fiecarei activitati.

Planul de munca reprezinta un ghid pentru implementarea proiectului si in acelasi timp baza pentru monitorizarea proiectului. De aceea el este util pentru:

• A finaliza proiectul la timp;
• A realiza activitatile potrivite in ordinea potrivita;
• A identifica cine este responsabil pentru fiecare activitate in parte; si
• A determina momentul initierii implementarii proiectului.

Realizatorii si proiectantii trebuie sa stabileasca de comun acord indicatorii monitorizarii. Indicatorii monitorizarii reprezinta criterii cantitative si calitative pentru masurarea si evaluarea indeplinirii activitatilor si obiectivelor. Acesti indicatori vor indica gradul in care au fost atinse obiectivele fiecarei activitati. Ei trebuie sa fie clari, adecvati si usor de verificat.

Exista patru tipuri de indicatori ai monitorizarii, si anume:

• Indicatori ai resurselor disponibile: descriu resursele folosite pentru realizarea proiectului (de ex. numarul de caramizi si costurile totale);
• Indicatori de productivitate: descriu activitatile realizate (de ex. numarul salilor de clasa construite);
• Indicatori ai rezultatelor: descriu rezultatul activitatilor (de ex. numarul elevilor ce frecventeaza scoala); si
• Indicatori ai impactului: masoara transformarile survenite in cadrul comunitatii (de ex. reducerea analfabetismului).

Inregistrarea scrisa a structurilor si strategiilor este utila in cadrul monitorizarii proiectului deoarece precizeaza ce anume se va face in cursul implementarii proiectului. Planificarea trebuie sa precizeze ce trebuie monitorizat, cine va face monitorizarea si cum va fi realizata aceasta.

Implementarea:

Implementarea monitorizarii raspunde la cea de-a patra intrebare " Ce se intampla cand facem aceasta?"

Implementarea reprezinta punerea in practica a activitatilor planificate. Inaintea implementarii unui proiect, realizatorii (imputerniciti de comitetul executiv) trebuie sa-si identifice punctele tari si punctele slabe (fortele interne), oportunitatile si amenintarile (fortele externe).

Punctele tari si oportunitatile reprezinta forte pozitive; ele trebuie valorificate pentru a implementa un proiect in mod eficient. Punctele slabe si amenintarile reprezinta obstacole care pot ingreuna implementarea proiectului. Personalul implicat trebuie sa gaseasca modalitati de a le depasi.

Monitorizarea este importanta in aceasta faza a implementarii pentru a fi siguri ca proiectul se desfasoara conform planului. Acest proces trebuie sa se desfasoare continuu si trebuie initiat inaintea inceperii implementarii.

Prin urmare, activitatile monitorizarii trebuie sa fie incluse in planul de munca si trebuie sa implice participarea tuturor partilor interesate. Daca activitatile nu se desfasoara in maniera prevazuta e necesar sa se identifice cauzele respective si sa se gaseasca solutii corespunzatoare.

De asemenea, monitorizarea este importanta pentru a fi siguri ca activitatile sunt implementate conform planului. Aceasta ajuta realizatorii sa evalueze in ce masura si-au indeplinit sarcinile. Procesul se bazeaza pe intelegerea faptului ca implementarea unui proiect are multiple consecinte asupra utilizarii, functionarii si mentinerii acestuia.

Prin urmare, simpla implementare a obiectivelor unui proiect nu este suficienta; e necesar ca realizatorii sa se intrebe si sa-si raspunda la intrebarea "cat de bine facem ceea ce facem?" (ce se intampla cand facem aceasta?).

Concluzii:

Planificarea, implementarea si monitorizarea sunt strans interconectate si se influenteaza reciproc. Ele nu pot fi efectuate separat una de cealalta, realizarea oricareia dintre ele trebuind sa tina cont si de celelalte doua.

Monitorizarea Mobilizarii si Organizarea:

Ultima updatare: 2008.11.03