Traduceri:

Alte formate de documente:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

NIVELELE MONITORIZARII

Comunitate, Judet, National, Donator

de Phil Bartle, PhD

traducere de Ioana Ciobotea

Rezumate din seminarii

Metodele de monitorizare difera in functie de nivelul la care se efectueaza; ele se completeaza reciproc

Nu exista un vocabular universal pentru diferitele nivele guvernative si administrative, incepand de la nivelul comunitatii si pana la nivel national. Terminologia variaza de la tara la tara. Nu putem, de aceea, folosi un set de termeni general valabili in majoritatea tarilor; cu toate acestea, principiile si metodele de consolidare a comunitatii sunt foarte asemanatoare, cu mici variatii intre diferite tari. Intrucat aceste module de training au fost alcatuite in principal in Uganda, vom folosi in continuare terminologia folosita in aceasta tara.

Cand Museveni a venit la putere, nivele administrative au fost stabilite incepand cu Primul Nivel al Consiliului de Rezistenta (comunitate sau sat) pana la Nivelul al Cincilea al Consiliului de Rezistenta (regional). Ulterior, Uganda a revenit la terminologia anterioara din perioada coloniala; 1 = sat, 2 = comuna, 3 = sub-judet, 4 = judet si 5 = regiune. Terminologia exacta nu are relevanta in aceasta prezentare; ceea ce doresc sa subliniez este ca monitorizarea are roluri diferite, variind de la nivel satesc la cel national. Puteti folosi termenii care sunt in uz in propria dumneavoastra tara.

Monitorizarea trebuie sa fie realizata de catre toate partile interesate, la toate nivelele. Fiecare nivel prezinta obiective specifice pentru monitorizare, metodologie si stabilirea atributiilor.

Pentru ca monitorizarea sa fie eficienta e necesar sa existe un mecanism prin care toate persoanele implicate, de la fiecare nivel (comunitate, judet, national sau donator), sa primeasca inapoi informatii asupra procesului.

Monitorizarea la nivel comunitar:

Nivelul Comunitatii este acela unde are loc implementarea si utilizarea beneficiilor proiectului. In majoritatea cazurilor este vorba despre sat sau comuna. La acest nivel, scopul principal al monitorizarii este acela de a imbunatatii implementarea si managementul proiectului. Interesul comunitatii ca un intreg in monitorizarea construirii unei scoli, de exemplu, este acela de a se asigura ca obiectivul respectiv (construirea scolii) se realizeaza conform planului.

Prin urmare, obiectivele specifice ale monitorizarii la acest nivel includ: (a) asigurarea ca proiectul este implementat la timp, (b) asigurarea unei calitati corespunzatoare si (c) ca resursele folosite sunt utilizate in mod corespunzator.

Monitorizarea la acest nivel presupune: Identificarea unui proiect comunitar. Aceasta trebuie sa se realizeze intr-o maniera participativa care sa reflecte nevoile comunitatii si sa atraga interesul oamenilor in implementarea si monitorizarea proiectului.

Daca procesul identificarii proiectului nu este bine condus si nu reflecta interesele comunitatii, comunitatea cel mai probabil nu va participa la monitorizarea implementarii activitatilor.

Identificarea colectivului care va conduce monitorizarea proiectului la nivelul comunitatii. Trebuie specificate si explicate rolurile fiecarei echipe, cum trebuie acestea sa efectueze monitorizarea, cum sa foloseasca informatiile produse si sa le impartaseasca cu celelate grupuri din cadrul si din afara comunitatii;

Schitarea unui plan de munca care sa ghideze monitorizarea proiectului. Planul de munca trebuie sa specifice activitatile care urmeaza sa fie efectuate, ordinea acestora, precum si persoanele care le vor efectua. Aceasta va ajuta personalul ce efectueaza monitorizarea sa cunoasca activitatile care trebuie indeplinite de fiecare individ in parte intr-o perioada determinata de timp. Daca aceste activitati nu sunt efectuate, persoanele ce efectueaza monitorizarea vor consilia gasirea unor solutii;

Determinarea principalelor activitati ale planului de munca. Toate activitatile incluse in planul de munca sunt necesare si trebuie monitorizate; cu toate acestea este util sa se identifice principalele activitati in baza carora se vor stabili obiectivele si indicatorii de urmarire. Sa luam ca exemplu proiectul construirii unei scoli; activitatile pregatitoare includ: mobilizarea comunitatii, imprumutarea uneltelor de lucru de la satul invecinat, excavarea solului si procurarea apei pentru confectionarea caramizilor; activitatea principala in acest exemplu este fabricarea caramizilor.

Stabilirea indicatorilor pentru obiectivul fiecarei activitati. Indicatorii sunt folositori echipei responsabile cu monitorizarea pentru a indica gradul in care s-au atins obiectivele fiecarei activitati. In exemplul anterior, un indicator ar putea fi numarul de caramizi fabricate. Si

Compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat initial se face pentru a verifica daca proiectul se deruleaza conform planului si se incadreaza in timpul prevazut. Personalul insarcinat cu monitorizarea trebuie sa examineze indicatorii pentru a masura in ce grad au fost atinse obiectivele. Procesul presupune de asemenea verificarea calitatii muncii efectuate. Pentru aceasta se poate colabora cu o persoana cu calificare tehnica, cum ar fi un mestesugar sau un tehnician local, pentru a face controlul de calitate.

Echipa de monitorizare trebuie sa stabileasca frecventa cu care va fi inspectat sediul proiectului pentru a verifica munca desfasurata. In cazul unui proiect comunitar inspectiile de monitorizare ar trebui sa aiba loc cel putin o data pe saptamana pentru a evita abateri importante de la planul de munca. In cursul acestor inspectii echipa trebuie sa observe munca desfasurata si sa poarte discutii cu toti cei implicati;

Echipa de monitorizare trebuie sa identifice obiectivele specifice fiecarei activitati. De exemplu, intr-un proiect de construire a unei scoli daca se considera activitatea fabricarii caramizilor necesare - obiectivul acestei activitati ar putea fi fabricarea a zece mii de caramizi pana la sfarsitul lunii februarie.

De cate ori se efectueaza o vizita de monitorizare, rezultatele inregistrate trebuie consemnate. In acest scop se poate utiliza unul din formularele atasate in anexa, sau oricare alt format de raport care descrie constatarile facute in raport cu planul de munca. Concluziile trase din vizitele de monitorizare trebuie sa fie discutate cu ceilalti membrii ai comitetului de implementare. Echipele de monitorizare si implementare trebuie sa foloseasca informatia colectata pentru a detecta si rezolva problemele pe care le intampina proiectul.

Echipele de monitorizare si implementare trebuie sa depoziteze informatia pentru a putea fi folosita ulterior si pentru informarea tuturor partilor interesate. Un dosar cu copii ale rapoartelor de monitorizare precum si ale celorlalte documente trebuie sa fie tinut la fiecare sediu al proiectului.

Monitorizarea la nivel regional si sub-judetean:

Oficialii de la nivel regional si sub-judetean trebuie sa obtina informatii despre monitorizarea comunitatii (performantele monitorizarii in raport cu transpunerea resurselor utilizate in produsele finite). Ei trebuie, de asemenea, sa monitorizeze rezultatul proiectului (de ex. efectul construirii scolii asupra nivelului de scolarizare). La nivel regional trebuie de asemenea sa se monitorizeze intarirea puterii si a capacitatii comunitatii respective, ce va stimula dezvoltarea ulterioara a acesteia.

In concluzie obiectivele includ: sprijinirea imbunatatirii performantei proiectului si masurarea gradului in care planului proiectului poate fi aplicat la capacitatea pe care o are comunitatea.

Metodele de monitorizare ce pot fi adoptate la acest nivel includ (a) monitorizarea de rutina si (b) suportul calitativ.

Monitorizarea de rutina si supravegherea: Aceste activitati necesita ca Secretarul de Dezvoltare Comunitara, Coordonatorul Regional al Proiectului, diversi politicieni si personalul tehnic de la nivel regional si judetean sa viziteze locul de desfasurare al proiectului pentru a constata ce anume se realizeaza in raport cu ce a fost planificat.

O copie a planului de munca si a rapoartelor de monitorizare trebuie pastrate in dosarul de la sediul proiectului. Astfel, oricine doreste sa compare derularea activitatilor cu ceea ce a fost planificat in planul de munca si sa citeasca observatiile echipei de monitorizare o poate face fara a fi nevoie sa abordeze membrii echipei, care ar putea sa nu fie disponibili pe moment.

Pe parcursul monitorizarii de rutina trebuie sa se discute cu toti cei implicati in implementare si monitorizare. Trebuie, de asemenea, sa se urmareasca modul in care fiecare echipa isi indeplineste sarcinile (ca o modalitate de verficare a sporirii capacitatii comunitatii).

Trebuie facute si inregistrate observatii asupra aspectelor pozitive si negative ale proiectului. Se vor prezenta solutii la eventualele probleme, aratand cine este responsabil de punerea lor in practica, aratand in acelasi timp implicatiile financiare, timpul necesar si posibilele efecte negative in cazul neaplicarii acestora. O copie a acestor observatii trebuie pastrata in registrele de la sediul proiectului; alte copii vor fi trimise si indosariate la nivel regional.

Cel putin o data pe luna, la nivel sub-judetean si regional trebuie sa se organizeze intalniri informative asupra derularii proiectului. De asemenea, in cadrul raportarii lunare de rutina trebuie intocmit un raport asupra progresului facut; acesta va fi trimis catre biroul national.

Chestiunile principale care trebuie analizate in cadrul monitorizarii de rutina de la nivel sub-judetean si regional includ:

• Nivelul contributiilor efective la nivelul comunitatii, sub-judetean, regional si cel al donatorului (incluzand fonduri, materiale, timp si expertiza);
• Incadrarea in timp a implementarii si calitatea proiectelor;
• Folosirea corespunzatoare si raspunderea pentru resursele comunitatii si donatorului;
• Nivelul implicarii comunitatii in proiect;
• Angajamentul si performanta comitetelor comunitatii; si
• Folosirea adecvata a informatiei generate pe parcursul monitorizarii de rutina la nivelul comunitatii.

Analizarea calitatii: Comitetul regional, in cooperare cu cel sub-judetean, trebuie sa organizeze intalniri ale principalelor grupuri, intrevederi informative si convorbiri colective la nivelul comunitatii cel putin de doua ori pe an.

Aceste anchete pot fi folositoare la nivel regional pentru:

• A verifica informatiilor colectate la nivelul comunitatii si la cel regional;
• A obtine informatii asupra chestiunilor care nu au fost atinse in cursul monitorizarii de rutina;
• A discuta pe loc cu membrii comunitatii despre posibilele solutii la problemele ce obstructioneaza performantele proiectului; si
• A discuta cu membrii comunitatii, a invata de la acestia, a le explica cum se construieste capacitatea comunitatii.

Anchetele calitative trebuie sa fie simple si sa antreneze membrii comunitatii pentru a reduce costurile; acestia trebuie sa invete cum sa realizeze aceste anchete ca un mijloc consolidare a comunitatii. Rezultatele trebuie analizate in raport cu concluziile de la nivelul comunitatii si de la nivel regional; ele pot fi folosite pentru gasirea unor solutii.

Concluziile trebuie sa fie documentate si impartasite la nivel national pentru a putea fi folosite ca informatii de management la acest nivel.

Principalele probleme ale anchetelor calitative includ:

• A stabili daca proiectele erau prioritati ale comunitatii (de asemenea cat de adecvat s-a identificat scopul proiectului);
• Cunoasterea si evaluarea de catre membrii comunitatii a metodologiei proiectului, precum si dorinta acestora de a participa si contribui la activitatile proiectului;
• Eficacitatea membrilor comunitatii in cursul monitorizarii;
• Opinii ale membrilor comunitatii asupra calitatii si modului de folosire a resurselor (asumarea raspunderii);
• Competente dobandite de anumite categorii specifice de oameni pe parcursul implementarii proiectului (de ex. capacitatea de a lua decizii, aptitudini de negociator etc); si
• Cunoasterea de catre comunitate a propriilor drepturi si obligatii.

Inainte de a realiza anchete calitative, fiecare colectiv regional si sub-judetean trebuie sa identifice si sa discute lacunele informatiilor de management; acestea vor constitui periodic subiecte de discutie. In acest stadiu se vor realiza de asemenea planurile specifice.

Monitorizarea la nivel national si la nivelul donatorului:

Monitorizarea la nivelul donatorului si la cel national se face pentru a stabili daca resursele destinate proiectului sunt folosite in mod corespunzator (rezultatele asteptate sunt atinse), daca designul proiectului este adecvat, si pentru a trage invataminte din experienta acumulata.

Obiectivele monitorizarii la acest nivel includ:

• A se asigura ca resursele folosite sunt efectiv si eficient utilizate.
• A se asigura ca activitatile sunt realizate conform planului;
• Pentru a masura gradul de aplicare al metodologiei in consolidarea comunitatii; si
• Pentru a trage invataminte din interventia actuala pentru proiecte viitoare in zonele rurale si nu numai. Aceste lectii vor furniza baza petru reproducerea ulterioara a metodologiei proiectului.

Metodele de monitorizare la acest nivel includ: (a) monitorizarea de rutina, (b) cercetarea faptelor si anchete calitative, si (c) analize.

Monitorizarea de rutina: Monitorizarea de rutina trebuie facuta trimestrial de catre personalul proiectului si de catre echipa ministeriala de planificare pentru a verifica stadiul activitatilor si obiectivelor. Intrucat la nivel national informatiile referitoare la proiect si la diversele activitati se obtin prin intermediul rapoartelor regionale lunare, monitorizarea de rutina la nivel national ar trebui sa fie limitata. Ea ar trebui sa acopere aspecte contradictorii, problematice, sau cele absolut remarcabile. Aceasta permite biroului national sa furnizeze sprijinul necesar si sa traga invataminte din proiectul respectiv.

Studierea faptelor si anchetele calitative: Biroul National trebuie sa realizeze anchete calitative anuale. Acestea ar trebui sa se concentreze pe invatamintele desprinse din designul proiectului si experienta implementarii acestuia pentru a putea fi reproduse ulterior.

Prin urmare, principalele aspecte de la acest nivel includ:

• Contributia proiectelor comunitare la prioritatile donatorilor si la prioritatile nationale;
• Satisfactia obtinuta de comunitate (nivelul serviciilor si gradul de utilizare al facilitatilor);
• Capacitatea comunitatii de a administra si mentine serviciile si facilitatile;
• Capacitatea membrilor comunitatii de a plati pentru sevicii si facilitati;
• Caracterul adecvat al metodologiei proiectului in lumina politicii de la nivel national;
• Conducere, autoritate si incredere la nivelul comunitatii;
• Construirea si functionarea capacitatii la nivelul autoguvernarii locale si a personalului regional;
• Reprezentarea la nivelul comunitatii (in special a femeilor) in procesul de luare a deciziilor;
• Reproducerea experientelor in alte proiecte si de catre alte institutii de pregatire;
• Construirea capacitatii la nivel individual si institutional; si
• Functionarea monitorizarii si a sistemului informatiei in management.

Studii si analize: Acestea trebuie realizate pentru a culege informatii cuantificabile si a imbogati informatiile obtinute prin celelalte metode. Aceasta activitate poate fi realizata de catre institutii de cercetare cum ar fi universitatile.

Problemele monitorizarii si procedurile folosite la diferite nivele:

Diferitele probleme si proceduri de monitorizare sunt descrise in continuare pentru fiecare nivel in parte. Se subliniaza astfel ca partile interesate trebuie sa conduca dar nu sa execute in totalitate intreg procesul de monitorizare. In practica, problemele si procedurile diverselor parti interesate se suprapun. Fiecare dintre partile interesate trebuie sa le sprijine pe celelalte in cursul monitorizarii.

Chestiunile discutate aici nu epuizeaza toate aspectele, dar arata ceea ce trebuie facut. La fiecare nivel trebuie sa se colecteze informatii despre oricare alte probleme ce pot fi relevante in diverse situatii.

Sunt prezentate in continuare in trei tabele (1) nivelul comunitatii, (2)nivelul regional, si (3) nivelul national, prezentandu-se problemele cheie la fiecare nivel.

La nivelul comunitatii:

La nivelul comunitatii, cei trei participanti principali care sunt interesati in interventia consolidarii comunitatii sunt:

• Comitetul Executivul al OBC sau Comitetul de Implementare (CIC) al proiectului comunitar;
• Mobilizatorii comunitatii; si
• Comitetul de Dezvoltare Comunala (CDC).

Tabelele urmatoare descriu chestiunile principale de interes, indicatorii monitorizarii, mijloacele de observatie, frecventa, si procedurile indicate de monitorizare, pentru fiecare dintre aceste trei mari parti interesate.

Nivelul sub-judetean si regional:

La nivel regional si sub-regional (ce include mai multe comunitati), principalii participanti care detin un interes in interventia de consolidare a comunitatii sunt:

• Secretarii de Dezvoltare a Comunitatii (SDC);
• Grupul insarcinat cu planificarea; si
• Coordonatorul Regional de Proiect (CRP), care, atunci cand face parte di personalul ministerial, este de obicei un Oficial de Dezvoltare Comunitara (ODC), sau un alt echivalent de ONG.

Tabelul urmator descrie principalele probleme de interes, indicatori ai monitorizarii, mijloace de observatie, frecventa, si proceduri de monitorizare propuse, pentru fiecare dintre aceste trei parti interesate.

Nivelul donatorului si nivelul national:

La nivel national sunt doua principale parti interesate, (1) Ministerul sau agentia care implementeaza interventia sau proiectul, si (2) oricare donator national sau international care contribuie la acestea.

Raportarea la nivel regional, national si catre donatorii externi:

Ultima updatare: 2008.11.03