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| Comunidad,
región, nación, donantes |
.
.
.Folleto de taller
....
|
Los
métodos de supervisión difieren en cada nivel, y se complementan entre
sí
|
....
| No
hay un vocabulario universal para definir los diferentes niveles de administración
y gobierno, desde la comunidad hasta la nación. La terminología
varía de un país a otro. Por lo tanto, no se puede utilizar un conjunto
de términos aplicables a una mayoría de países, aunque los principios
y métodos de la potenciación de comunidades son universalmente similares
(con pequeñas diferencias entre países). Puesto que estos módulos
de adiestramientos se desarrollaron sobre todo en Uganda, utilizaremos
la terminología de ese país. |
. |
Cuando
Museveni llegó al poder, se clasificaron de Consejo de Resistencia de
nivel 1 (comunidad o localidad) a Consejo de Resistencia de nivel
5 (región). Más recientemente, Uganda ha vuelto a una terminología
anterior con vestigios coloniales: 1 = vecindario, 2 = localidad, 3 = partido,
4 = comarca y 5 = región. Los términos precisos no son importantes aquí;
lo que importa es que haya supervisión en todos los ámbitos, desde el
comunitario hasta el nacional. Utilice cualquier término que se pueda
aplicar a su situación. |
....
| La
supervisión la deben efectuar todos interesados en todos los ámbitos.
No obstante, cada nivel tiene objetivos, métodos y, en consecuencia, cometidos
específicos para la supervisión. |
. |
Para
que la supervisión sea efectiva, es necesario un mecanismo de consideración
de las reacciones de todos los implicados a todos los niveles (comunidad,
región, nación y donantes). |
.....
| Supervisión
en el ámbito comunitario: |
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| En
este nivel tienen lugar la implementación y la utilización de los beneficios
del proyecto. En muchos casos, se trata de vecindarios o localidades. En
este nivel, el propósito más importante de la supervisión es el de mejorar
la implementación y la gestión de los proyectos. El interés del conjunto
de una comunidad en la supervisión de la construcción de una escuela,
por ejemplo, es asegurar que dicha construcción (resultado) se lleve a
cabo como se planificó. |
. |
Por
tanto, los objetivos específicos de la supervisión en este ámbito incluyen
(a) asegurar que los proyectos se implementan a tiempo, (b) que son de
buena calidad y (c) que las aportaciones al proyecto se utilizan adecuadamente. |
....
| La
supervisión en este contexto implica: Identificar
un proyecto comunitario. Debe efectuarse de
forma participativa para que refleje las necesidades comunitarias y estimule
el interés de la gente en su implementación y supervisión. |
. |
Si
el proceso de identificación de proyecto no se lleva a cabo correctamente
y no refleja los intereses de la comunidad, es poco probable que dicha
comunidad participe en las actividades de supervisión e implementación. |
....
| Identificar
el (los) equipo(s) que encabezará(n) la supervisióndel
proyecto dentro de la comunidad. |
. |
Se
deben especificar y explicar los cometidos de cada equipo, cómo deben
llevar a cabo el proceso de supervisión, la utilización y intercambio
de la información generada con otros grupos dentro y fuera de la comunidad. |
....
| Diseñar
un plan de
trabajo que sirva de guía de la supervisión del proyecto. Este plan
de trabajo debe especificar las actividades en el orden en que se deben
ejecutar y las personas que van a hacerlo. |
. |
Esto
ayuda a la gente que supervisa a conocer las actividades que deben llevar
a cabo personas en concreto en un periodo de tiempo dado. Si las actividades
no se efectúan, los supervisores se orientan obteniendo soluciones. |
....
| Determinar
las actividades principales del plan de trabajo.
Aunque todas las actividades de este plan son necesarias y tienen que supervisarse,
es conveniente identificar las actividades más importantes en base a los
objetivos e indicadores que se establecerán. |
. |
Por
ejemplo, si las actividades previas a la construcción de una escuela incluyen
movilización comunitaria, préstamo de azadas de un poblado vecino, perforación
del suelo y obtención de agua para la fabricación de ladrillos, la actividad
principal que resume todas las demás sería la fabricación de ladrillos. |
....
| Determinar
los indicadores de objetivos para cada actividad.
Los indicadores ayudan al equipo de supervisión a saber lo que se ha avanzado
en la consecución de los objetivos de cada actividad. En nuestro ejemplo,
un indicador sería el número de ladrillos elaborados. y |
. |
Comparar
lo que está sucediendo con lo que se planificó que se haría durante
el proceso para establecer si el proyecto cumple la agenda y se desarrolla
conforme a los planes. Los supervisores deben verificar todos los indicadores
para medir hasta qué punto han conseguido alcanzar los objetivos. Esto
conllevaría el estudio de la calidad del trabajo para verificar que es
óptima. El equipo de supervisión puede necesitar la colaboración de
un técnico, como un artesano local o un técnico de la administración
que compruebe la calidad del proyecto (si se trata de una construcción). |
....
| El
equipo de supervisión debe entonces acordar la frecuencia con la que se
va a visitar la ubicación del proyecto como medio de cotejar lo que allí
acontece. |
. |
En
un proyecto comunitario, estas inspecciones se deben llevar a cabo al menos
una vez por semana, para evitar grandes desviaciones del plan de trabajo.
En estas visitas, el equipo debe observar lo que sucede (escrutar)
y hablar con todos los que están implicados en el proyecto. |
....
| El
equipo de supervisión tiene que identificar los objetivos de cada actividad. |
. |
Por
ejemplo, el objetivos de la fabricación de ladrillos como actividad dentro
del proyecto de construcción de una escuela puede ser la elaboración
de diez mil ladrillos antes de finales de febrero. |
....
| Cada
ver que se hace una inspección, estos supervisores deben registrar por
escrito sus conclusiones. Pueden utilizar un formulario adjunto al anexo,
o acordar cualquier otro tipo de formato de informe que recoja los resultados
del ejercicio en relación con el plan de trabajo. |
. |
Las
conclusiones de las inspecciones deben discutirse con otros miembros del
comité de implementación. Los equipos de supervisión e implementación
utilizarán la información recabada para detectar y resolver los problemas
a los que se enfrenta el proyecto. |
....
| Los
equipos de supervisión e implementación deben clasificar adecuadamente
la información para su uso en acciones futuras y para informar a los demás
interesados. |
. |
Cada
sitio debe contar con un archivo que contenga las copias de los informes
de la supervisión y otros documentos relacionados con el proyecto. |
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| Supervisión
en el ámbito regional y comarcal: |
....
| Los
funcionarios regionales y comarcales deben obtener información de la supervisión
comunitaria (supervisión del rendimiento en cuanto a la conversión
de las aportaciones en resultados). |
. |
También
tiene que supervisar el rendimiento del proyecto (por ejemplo, el efecto
de la construcción de la escuela en el incremento de las inscripciones).
La región tiene también que supervisar el incremento en la fuerza, capacidad
y poder de la comunidad destinataria para el estímulo de su propio desarrollo. |
....
| Por
lo tanto, los objetivos comprenden: apoyo de la mejora del rendimiento
del proyecto y medición de la posibilidad de aplicar la forma en la que
el proyecto se ha diseñado para el fortalecimiento comunitario. |
. |
Los
métodos de supervisión que se pueden adoptar en este contexto incluyen
(a) supervisión de rutina y (b) apoyo cualitativo. |
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| Supervisión
de rutina y apoyo a la supervisión: Esto
exige que el coordinador regional del proyecto, el asistente al desarrollo
comunitario y otros miembros técnicos del personal y políticos regionales
y comarcales visiten las ubicaciones del proyecto para comparar lo que
acontece con lo que se ha planificado. |
. |
Tiene
que conservarse una copia del plan de trabajo y de los informes de supervisión
en el archivo del lugar del proyecto. Esto ayudará a cualquiera que lo
desee a cotejar el progreso con el plan de trabajo, y a obtener los comentarios
del equipo de supervisión necesarios para esta comparación sin necesidad
de localizar a los miembros de este equipo que no estén disponibles en
ese momento. |
....
| Durante
la supervisión de rutina, se debe conversar con todos los implicados en
la implementación y la supervisión del proyecto. Fíjese en la forma
en que cada equipo lleva a cabo sus obligaciones (como medio de verificar
el incremento de la capacidad comunitaria). |
. |
Debata
y registre todos los comentarios sobre los elementos buenos y malos del
proyecto. Recomiende soluciones que manifiesten quién debe llevarlas a
cabo, y los efectos negativos financieros y retrasos que pueden afectar
al proyecto si no se aplican. En el archivo del lugar del proyecto se debe
dejar una copia, y la otra tiene que discutirse y archivarse en la sede
regional. |
....
| Las
comarcas y regiones tienen que organizar discusiones sobre los progresos
del proyecto al menos de forma mensual. |
. |
Archive
y remita también un informe de los progresos del proyecto como parte del
informe rutinario mensual a las oficinas regional y comarcal. |
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Los
principales factores a inspeccionar en las supervisiones de rutina regionales
y comarcales son:
-
Niveles
reales de contribución de la comunidad, comarca, región y donantes (incluyendo
fondos,
materiales, tiempo y ayuda técnica);
-
Puntualidad
en la implementación y calidad del proyecto;
-
Conformidad
y responsabilidad en el uso de los recursos de la comunidad y los donantes;
-
Nivel
de implicación de la comunidad en el proyecto;
-
Compromiso
y rendimiento de los comités comunitarios; y
-
Puntualidad
en el uso de la información generada a través de la supervisión de rutina
comunitaria.
|
....
| Investigación
cualitativa:La región, junto con la comarca,
debe organizar discusiones en grupo sobre los planteamientos, entrevistas
con los informantes clave y discusiones de grupo con la comunidad, al menos
dos veces a año, con la comunidad y los informantes clave. |
.. |
Estas
investigaciones ayudarán a la región a:
-
Verificar
parte de la información recabada por la comunidad y la región;
-
Obtener
información sobre temas que no se han recogido durante la supervisión
de rutina;
-
Discutir
sobre el terreno con las comunidades las posibles soluciones a los problemas
que amenazan al rendimiento del proyecto; y
-
Dialogar
con la comunidad, aprender de ellos, explicar los principios del desarrollo
de las capacidades.
|
....
| Estas
investigaciones cualitativas deben ser simples e involucrar a los miembros
de la comunidad para reducir costos y darles la oportunidad de aprender
cómo hacerlos como medio de fortalecimiento comunitario. Los resultados
deben analizarse comparándolos con los de la comunidad y la región, y
también deben utilizarse para discutir soluciones. |
.... |
Las
conclusiones deben estar bien documentadas y tienen que comunicarse a los
estamentos nacionales para complementar la información para la gestión
nacional. |
....
Los
puntos más importantes de las investigaciones cualitativas son:
-
Establecer
si los proyectos corresponden a las prioridades comunitarias
(y
también la conveniencia de la identificación del proyecto);
-
Conocimiento
y apreciación de la metodología del proyecto por parte de los miembros
de
la comunidad, y su predisposición a participar y contribuir a las actividades
del proyecto;
-
Efectividad
de los miembros de la comunidad en la supervisión del proyecto;
-
Opiniones
de los miembros de la comunidad sobre la calidad y uso de los recursos
(justificación);
-
Conocimientos
(por ejemplo, capacidad de toma de decisiones y de negociación)
adquiridos por
categorías
de gente en la comunidad durante la implementación del proyecto;
y
-
Conciencia
de la comunidad sobre sus derechos y deberes.
|
....
| Antes
de una investigación cualitativa, cada región y comarca tiene que identificar
y discutir cualquier vacío de información de gestión para elaborar temas
periódicos. |
. |
En
esta fase también hay que acordar los diseños específicos. |
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| Supervisión
en el contexto nacional y de donantes: |
....
|
La
supervisión en el ámbito nacional y de donantes sirve para comprobar
si las aportaciones se utilizan correctamente (es decir, que se alcanzan
los objetivos deseados), si el diseño del proyecto es el adecuado
y para adquirir experiencia.
|
....
Los
objetivos de la supervisión en este contexto son:
-
Asegurarse
de que las aportaciones se utilizan con eficiencia y efectividad;
-
Que
las actividades planificadas se realizan;
-
Medir
la posibilidad de aplicar la metodología al fortalecimiento comunitario;
y
-
Adquirir
experiencia de la intervención en el proyecto para futuros proyectos en
el país y fuera de él. La experiencia proporcionará la base para repetir
la metodología del proyecto.
|
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Los
métodos de supervisión en este ámbito son: (a) supervisión de rutina,
(b)
investigación de acciones y estudios cualitativos y (c) seguimiento.
|
....
| Supervisiones
de rutina: El personal del proyecto y del
departamento ministerial de planificación deben hacerla trimestralmente
para constatar los niveles de actividad y logros. Ya que el medio ministerial
obtiene información sobre los proyectos y actividades a través de los
informes de progreso mensuales de la región, la supervisión de rutina
nacional debe tener un alcance limitado. |
. |
Tiene
que cubrir aspectos que parecen contradictorios, problemáticos, muy satisfactorios
o únicos. Esto permitirá a la oficina nacional proporcionar el apoyo
necesario y adquirir experiencia. |
....
| Investigación
de acciones y estudios cualitativos:
La oficina nacional debe llevar a cabo estudios cualitativos profundos
una vez al año. |
. |
Estos
deben centrarse en adquirir experiencia a partir de los ensayos en el diseño
y la implementación del proyecto para su repetición. |
....
Por
lo tanto, los asuntos más importantes en este contexto son:
-
La
contribución de los proyectos comunitarios a las prioridades del país
y los donantes;
-
La
satisfacción experimentada en las comunidades (grado de servicio y de
utilización de las prestaciones);
-
Capacidad
de la comunidad para operar y mantener los servicios y prestaciones;
-
Capacidad
de los miembros de la comunidad para pagar por los servicios y prestaciones;
-
Conveniencia
de la metodología del proyecto con respecto a las políticas nacionales;
-
Liderazgo,
autoridad y confianza dentro de las comunidades;
-
Desarrollo
de las capacidades y eficiencia de los empleados de los gobiernos locales
y regionales;
-
Representación
(especialmente de mujeres) en el proceso de toma de decisiones comunitarias;
-
Repetición
de experiencias en otros proyectos e instituciones de adiestramiento;
-
Desarrollo
de las capacidades de las personas e instituciones existentes;
y
-
Funcionamiento
de los sistemas de información de la supervisión y la gestión.
|
....
|
Seguimientos:
También deben efectuarse para obtener datos cuantificables y complementar
la información generada a través de otros métodos. Pueden delegarse
en instituciones de investigación, como las universidades.
|
| Temas
y procedimientos de supervisión en los diferentes ámbitos: |
....
| Aquí
se describen los temas y procedimientos en cada contexto. Esto se hace
para enfatizar que los interesados deben encabezar, pero no llevar a cabo
en exclusividad, la supervisión. En la práctica, los temas y procedimientos
de los diferentes interesados pueden coincidir en parte. Cada uno de ellos
debe apoyar a los otros en sus responsabilidades de supervisión. |
. |
La
lista de temas que aquí se menciona no es exhaustiva, pero indica lo que
se debe hacer. Por tanto, cada ámbito tiene que recoger información sobre
cualquier otro tema que considere relevante para una situación en particular. |
....
Se
presentan en tres tablas (1) ámbito comunitario, (2) ámbito
regional
y (3) ámbito nacional, indicando los temas claves en cada uno.
|
....
....
En
este contexto los tres ejecutantes principales que tienen interés en la
intervención para el fortalecimiento comunitario son:
-
La
ejecutiva de la OBC o el comité de implementación (CIC)
del proyecto
comunitario.
-
Los
activistas comunitarios; y
-
El
comité local de desarrollo (CLD).
|
. |
La
tabla siguiente examina los principales temas de interés, indicadores
de supervisión, medios de observación, frecuencia y procedimientos de
supervisión sugeridos, para cada uno de los tres interesados mencionados. |
....
| Interesado |
Tema |
Indicador
de supervisión |
Medios
de
observación |
Frec. |
Procedimiento
de supervisión |
Comité
ejecutivo |
Puntualidad en la implementación
de los proyectos |
Número de actividades del proyecto
implementadas a su debido tiempo |
Visitas rutinarias al proyecto |
Semanal |
Los miembros utilizan el formulario
de supervisión de rutina |
| Uso adecuado de los recursos del proyecto |
No se desvían recursos |
Visitas rutinarias al proyecto.
Verificaciones de las calidades |
Semanal |
Los miembros utilizan el formulario
de supervisión de rutina
Se verifican las calidades según
las orientaciones del técnico |
| Obtención y registro adecuados de la información
sobre el proyecto |
Porcentaje de proyectos con archivos
in situ; número de informes en los archivos |
Revisión de los archivos del
emplazamiento |
Semanal |
Los miembros del comité de proyecto
revisan los archivos, informes y comentarios en el emplazamiento |
Activistas
comunitarios |
Plan de trabajo de implementación
del proyecto realista |
Número de planes de trabajo del
proyecto con las actividades en el orden correcto |
Comparar la planificación de
actividades con su implementación |
Mensual |
Los activistas (1) revisan la
secuencia de los planes de trabajo del proyecto con un técnico, y (2)
presiden visitas mensuales a su emplazamiento. |
| Participación comunitaria en las actividades
del proyecto |
Número de personas que cumplen
sus cometidos |
Número de actividades. Cantidad
de recursos proporcionados por la comunidad |
Mensual |
Visitas al lugar del proyecto.
Discusiones con la gente sobre su contribución |
Comité de
desarrollo
local |
Justificación de
los recursos del proyecto |
Porcentaje de recursos
contabilizados |
Formulario de justificación
de recursos |
Trimestral |
Los miembros del CDL
utilizan el formulario de justificación de recursos del proyecto |
....
....
| En
este contexto (más que en el comunitario), los principales ejecutantes
que tienen interés en la intervención para el fortalecimiento comunitarios
son: |
. |
-
Los
asistentes de desarrollo comunitario (ADC);
-
El
departamento de planificación; y
-
El
coordinador regional de proyecto (CRP), que en en caso de ser un
funcionario ministerial, normalmente es un oficial de desarrollo comunitario
(ODC)
o
su equivalente en una ONG.
|
....
|
La
tabla siguiente examina los temas de mayor interés, indicadores de supervisión,
medios de observación, frecuencia y procedimientos de supervisión sugeridos
para cada uno de estos tres interesados.
|
....
| Interesado |
Tema |
Indicador
de
supervisión |
Medio
de
verificación |
Frec. |
Procedimiento
de
supervisión |
| Asistente al desarrollo
comunitario |
Eficacia de los activistas
y comités comunitarios |
Número de comités que
cumplen con sus cometidos |
Revisión del rendimiento
de los comités |
Semestral |
Los ADC determinan la eficacia
de cada comité durante los estudios cualitativos |
Coordinador
regional
del proyecto
y
departamento de planificación |
Identificación de proyectos
que encajan en los planes regionales y las prioridades nacionales |
Número de proyectos adscritos
al plan regional |
Revisión de los informes
de identificación de proyectos. Visitas a sus emplazamientos |
Semestral |
Los departamentos revisan
los planes locales, para establecer si encajan con los planes regionales
y las áreas prioritarias nacionales |
| Adquisición por parte de
los líderes comunitarios de conocimientos de gestión comunitaria |
Número de localidades que
usan la participación comunitaria en la planificación e implementación
de proyectos |
Revisión de informes de
proyectos. Orientación de grupos de discusión y otras técnicas de estudio
cualitativo |
Semestral |
El departamento de planificación
dirige estudios cualitativos para averiguar si las comunidades participan
en las actividades del proyecto. Los procedimientos regionales específicos
deben diseñarse cuando se llevan a cabo los ejercicios |
.
| Ámbito
nacional y de donantes: |
....
|
En
este contexto, hay dos interesados principales, (1) el ministerio o agencia
que está implementando la intervención o proyecto y (2) cualquier donante
nacional o internacional que esté contribuyendo a ello.
|
....
| Interesado |
Tema |
Indicador
de supervisión |
Medios
de verificación |
Frec. |
Procedimiento
de supervisión |
Oficina
nacional
y
donantes |
Conocimiento de la metodología
por parte de la comunidad |
Proporción de gente consciente
de la metodología |
Seguimientos, grupos de
convergencia, discusiones, entrevistas con informantes clave |
Anual |
La agencia o el ministerio
diseñan y dirigen los estudios anuales |
| Efectividad del diseño
del proyecto |
Porcentaje de objetivos
del proyecto conseguidos. Porcentaje de los aspectos del diseño que han
merecido la aprobación de la comunidad. |
Revisión de informes del
proyecto, seguimientos, discusiones de grupos de convergencia, entrevistas
con informantes clave |
Anual |
La agencia o ministerio
diseña y dirige los estudios anuales |
| Adaptación de la experiencia
de implementación en otros proyectos e instituciones del país |
Proporción de aspectos
del diseño del proyecto adaptados |
Discusiones nacionales e
internacionales |
Anual |
La agencia o ministerio
preside reuniones con instituciones académicas y proyectos comunitarios
para averiguas los aspectos de la metodología que se han repetido |
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2007-06-06.