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NIVELES DE SUPERVISIÓN

Comunidad, región, nación, donantes

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Folleto de taller

Los métodos de supervisión difieren en cada nivel, y se complementan entre sí

No hay un vocabulario universal para definir los diferentes niveles de administración y gobierno, desde la comunidad hasta la nación. La terminología varía de un país a otro. Por lo tanto, no se puede utilizar un conjunto de términos aplicables a una mayoría de países, aunque los principios y métodos de la potenciación de comunidades son universalmente similares (con pequeñas diferencias entre países). Puesto que estos módulos de adiestramientos se desarrollaron sobre todo en Uganda, utilizaremos la terminología de ese país.

Cuando Museveni llegó al poder, se clasificaron de Consejo de Resistencia de nivel 1 (comunidad o localidad) a Consejo de Resistencia de nivel 5 (región). Más recientemente, Uganda ha vuelto a una terminología anterior con vestigios coloniales: 1 = vecindario, 2 = localidad, 3 = partido, 4 = comarca y 5 = región. Los términos precisos no son importantes aquí; lo que importa es que haya supervisión en todos los ámbitos, desde el comunitario hasta el nacional. Utilice cualquier término que se pueda aplicar a su situación.

La supervisión la deben efectuar todos interesados en todos los ámbitos. No obstante, cada nivel tiene objetivos, métodos y, en consecuencia, cometidos específicos para la supervisión.

Para que la supervisión sea efectiva, es necesario un mecanismo de consideración de las reacciones de todos los implicados a todos los niveles (comunidad, región, nación y donantes).

Supervisión en el ámbito comunitario:

En este nivel tienen lugar la implementación y la utilización de los beneficios del proyecto. En muchos casos, se trata de vecindarios o localidades. En este nivel, el propósito más importante de la supervisión es el de mejorar la implementación y la gestión de los proyectos. El interés del conjunto de una comunidad en la supervisión de la construcción de una escuela, por ejemplo, es asegurar que dicha construcción (resultado) se lleve a cabo como se planificó.

Por tanto, los objetivos específicos de la supervisión en este ámbito incluyen (a) asegurar que los proyectos se implementan a tiempo, (b) que son de buena calidad y (c) que las aportaciones al proyecto se utilizan adecuadamente.

La supervisión en este contexto implica:

Identificar un proyecto comunitario. Debe efectuarse de forma participativa para que refleje las necesidades comunitarias y estimule el interés de la gente en su implementación y supervisión.

Si el proceso de identificación de proyecto no se lleva a cabo correctamente y no refleja los intereses de la comunidad, es poco probable que dicha comunidad participe en las actividades de supervisión e implementación.

Identificar el (los) equipo(s) que dirigirá(n) la supervisión. Se deben especificar y explicar los cometidos de cada equipo, cómo deben llevar a cabo el proceso de supervisión, la utilización y intercambio de la información generada con otros grupos dentro y fuera de la comunidad.

Diseñar un plan de trabajo que sirva de guía de la supervisión del proyecto. Este plan de trabajo debe especificar las actividades en el orden en que se deben ejecutar y las personas que van a hacerlo.

Esto ayuda a la gente que supervisa a conocer las actividades que deben llevar a cabo personas en concreto en un periodo de tiempo dado. Si las actividades no se efectúan, los supervisores se orientan obteniendo soluciones.

Determinar las actividades principales del plan de trabajo. Aunque todas las actividades de este plan son necesarias y tienen que supervisarse, es conveniente identificar las actividades más importantes en base a los objetivos e indicadores que se establecerán.

Por ejemplo, si las actividades previas a la construcción de una escuela incluyen movilización comunitaria, préstamo de azadas de un poblado vecino, perforación del suelo y obtención de agua para la fabricación de ladrillos, la actividad principal que resume todas las demás sería la fabricación de ladrillos.

Determinar los indicadores de objetivos para cada actividad. Los indicadores ayudan al equipo de supervisión a saber lo que se ha avanzado en la consecución de los objetivos de cada actividad. En nuestro ejemplo, un indicador sería el número de ladrillos elaborados.

Comparar lo que está sucediendo con lo que se planificó que se haría durante el proceso para establecer si el proyecto cumple la agenda y se desarrolla conforme a los planes. Los supervisores deben verificar todos los indicadores para medir hasta qué punto han conseguido alcanzar los objetivos. Esto conllevaría el estudio de la calidad del trabajo para verificar que es óptima. El equipo de supervisión puede necesitar la colaboración de un técnico, como un artesano local o un técnico de la administración que compruebe la calidad del proyecto (si se trata de una construcción).

El equipo de supervisión debe entonces acordar la frecuencia con la que se va a visitar la ubicación del proyecto como medio de cotejar lo que allí sucede. En un proyecto comunitario, estas inspecciones se deben llevar a cabo al menos una vez por semana, para evitar grandes desviaciones del plan de trabajo. En estas visitas, el equipo debe observar lo que sucede (escrutar) y hablar con todos los que están implicados en el proyecto.

El equipo de supervisión tiene que identificar los objetivos de cada actividad. Por ejemplo, el objetivos de la fabricación de ladrillos como actividad dentro del proyecto de construcción de una escuela puede ser la elaboración de diez mil ladrillos antes de finales de febrero.

Cada ver que se hace una inspección, estos supervisores deben registrar por escrito sus conclusiones. Pueden utilizar un formulario adjunto al anexo, o acordar cualquier otro tipo de formato de informe que recoja los resultados del ejercicio en relación con el plan de trabajo. Las conclusiones de las inspecciones deben discutirse con otros miembros del comité de implementación. Los equipos de supervisión e implementación utilizarán la información recabada para detectar y resolver los problemas a los que se enfrenta el proyecto.

Los equipos de supervisión e implementación deben clasificar adecuadamente la información para su uso en acciones futuras y para informar a los demás interesados. Cada sitio debe contar con un archivo que contenga las copias de los informes de la supervisión y otros documentos relacionados con el proyecto.

Supervisión en el ámbito regional y comarcal:

Los funcionarios regionales y comarcales deben obtener información de la supervisión comunitaria (supervisión del rendimiento en cuanto a la conversión de las aportaciones en resultados). También tienen que supervisar el rendimiento del proyecto (por ejemplo, el efecto de la construcción de la escuela en el incremento de las inscripciones). La región tiene también que supervisar el incremento en la fuerza, capacidad y poder de la comunidad destinataria para el estímulo de su propio desarrollo.

Por lo tanto, los objetivos comprenden: apoyo de la mejora del rendimiento del proyecto y medición de la posibilidad de aplicar la forma en la que el proyecto se ha diseñado para el fortalecimiento comunitario. Los métodos de supervisión que se pueden adoptar en este contexto incluyen (a) supervisión de rutina y (b) apoyo cualitativo.

Supervisión de rutina y apoyo a la supervisión: Esto exige que el coordinador regional del proyecto, el asistente al desarrollo comunitario y otros miembros técnicos del personal y políticos regionales y comarcales visiten las ubicaciones del proyecto para comparar lo que acontece con lo que se ha planificado.

Tiene que conservarse una copia del plan de trabajo y de los informes de supervisión en el archivo del lugar del proyecto. Esto ayudará a cualquiera que lo desee a cotejar el progreso con el plan de trabajo, y a obtener los comentarios del equipo de supervisión necesarios para esta comparación sin necesidad de localizar a los miembros de este equipo que no estén disponibles en ese momento.

Durante la supervisión de rutina, se debe conversar con todos los implicados en la implementación y la supervisión del proyecto. Fíjese en la forma en que cada equipo lleva a cabo sus obligaciones (como medio de verificar el incremento de la capacidad comunitaria). Debata y registre todos los comentarios sobre los elementos buenos y malos del proyecto. Recomiende soluciones que manifiesten quién debe llevarlas a cabo, y los efectos negativos financieros y retrasos que pueden afectar al proyecto si no se aplican. En el archivo del lugar del proyecto se debe dejar una copia, y la otra tiene que discutirse y archivarse en la sede regional.

Las comarcas y regiones tienen que organizar discusiones sobre los progresos del proyecto al menos de forma mensual. Archive y remita también un informe de los progresos del proyecto como parte del informe rutinario mensual a las oficinas regional y comarcal.

Los principales factores a inspeccionar en las supervisiones de rutina regionales y comarcales son:

  • Niveles reales de contribución de la comunidad, comarca, región y donantes (incluyendo fondos, materiales, tiempo y ayuda técnica); Puntualidad en la implementación y calidad del proyecto
  • Conformidad y responsabilidad en el uso de los recursos de la comunidad y los donantes
  • Nivel de implicación de la comunidad en el proyecto
  • Compromiso y rendimiento de los comités comunitarios
  • Puntualidad en el uso de la información generada a través de la supervisión de rutina comunitaria.

Investigación cualitativa: La región, junto con la comarca, debe organizar discusiones en grupo sobre los planteamientos, entrevistas con los informantes clave y discusiones de grupo con la comunidad, al menos dos veces a año, con la comunidad y los informantes clave.

Estas investigaciones ayudarán a la región a:

  • Verificar parte de la información recabada por la comunidad y la región
  • Obtener información sobre temas que no se han recogido durante la supervisión de rutina
  • Discutir sobre el terreno con las comunidades las posibles soluciones a los problemas que amenazan al rendimiento del proyecto
  • Dialogar con la comunidad, aprender de ellos, explicar los principios del desarrollo de las capacidades.

Estas investigaciones cualitativas deben ser simples e involucrar a los miembros de la comunidad para reducir costos y darles la oportunidad de aprender cómo hacerlos como medio de fortalecimiento comunitario. Los resultados deben analizarse comparándolos con los de la comunidad y la región, y también deben utilizarse para discutir soluciones. Las conclusiones deben estar bien documentadas y tienen que comunicarse a los estamentos nacionales para complementar la información para la gestión nacional.

Los puntos más importantes de las investigaciones cualitativas son:

  • Establecer si los proyectos corresponden a las prioridades comunitarias (y también la conveniencia de la identificación del proyecto)
  • Conocimiento y apreciación de la metodología del proyecto por parte de los miembros de la comunidad, y su predisposición a participar y contribuir a las actividades del proyecto
  • Efectividad de los miembros de la comunidad en la supervisión del proyecto
  • Opiniones de los miembros de la comunidad sobre la calidad y uso de los recursos (justificación)
  • Conocimientos (por ejemplo, capacidad de toma de decisiones y de negociación) adquiridos por categorías de gente en la comunidad durante la implementación del proyecto
  • Conciencia de la comunidad sobre sus derechos y deberes.

Antes de una investigación cualitativa, cada región y comarca tiene que identificar y discutir cualquier vacío de información de gestión para elaborar temas periódicos. En esta fase también hay que acordar los diseños específicos.

Supervisión en el contexto nacional y de donantes:

La supervisión en el ámbito nacional y de donantes sirve para comprobar si las aportaciones se utilizan correctamente (es decir, que se alcanzan los objetivos deseados), si el diseño del proyecto es el adecuado y para adquirir experiencia.

Los objetivos de la supervisión en este contexto son:

  • Asegurarse de que las aportaciones se utilizan con eficiencia y efectividad
  • Que las actividades planificadas se realizan
  • Medir la posibilidad de aplicar la metodología al fortalecimiento comunitario
  • Adquirir experiencia de la intervención en el proyecto para futuros proyectos en el país y fuera de él. La experiencia proporcionará la base para repetir la metodología del proyecto.

Los métodos de supervisión en este ámbito son: (a) supervisión de rutina, (b) investigación de acciones y estudios cualitativos y (c) seguimiento.

Supervisiones de rutina: El personal del proyecto y del departamento ministerial de planificación deben hacerla trimestralmente para constatar los niveles de actividad y logros. Ya que el medio ministerial obtiene información sobre los proyectos y actividades a través de los informes de progreso mensuales de la región, la supervisión de rutina nacional debe tener un alcance limitado.

Tiene que cubrir aspectos que parecen contradictorios, problemáticos, muy satisfactorios o únicos. Esto permitirá a la oficina nacional proporcionar el apoyo necesario y adquirir experiencia.

Investigación de acciones y estudios cualitativos: La oficina nacional debe llevar a cabo estudios cualitativos profundos una vez al año. Estos estudios deben centrarse en adquirir experiencia a partir de los ensayos en el diseño y la implementación del proyecto para su repetición.

Por lo tanto, los asuntos más importantes en este contexto son:

  • La contribución de los proyectos comunitarios a las prioridades del país y los donantes
  • La satisfacción experimentada en las comunidades (grado de servicio y de utilización de las prestaciones)
  • Capacidad de la comunidad para operar y mantener los servicios y prestaciones
  • Capacidad de los miembros de la comunidad para pagar por los servicios y prestaciones
  • Conveniencia de la metodología del proyecto con respecto a las políticas nacionales
  • Liderazgo, autoridad y confianza dentro de las comunidades
  • Desarrollo de las capacidades y eficiencia de los empleados de los gobiernos locales y regionales
  • Representación (especialmente de mujeres) en el proceso de toma de decisiones comunitarias
  • Repetición de experiencias en otros proyectos e instituciones de adiestramiento
  • Desarrollo de las capacidades de las personas e instituciones existentes
  • Funcionamiento de los sistemas de información de la supervisión y la gestión.

Seguimientos: También deben efectuarse para obtener datos cuantificables y complementar la información generada a través de otros métodos. Pueden delegarse en instituciones de investigación, como las universidades.

Áreas y procedimientos de supervisión en los diferentes ámbitos:

Aquí se describen las áreas y procedimientos en cada contexto. Esto se hace para enfatizar que los interesados deben encabezar, pero no llevar a cabo en exclusividad, la supervisión. En la práctica, las áreas y procedimientos de los diferentes interesados pueden coincidir en parte. Cada uno de ellos debe apoyar a los otros en sus responsabilidades de supervisión.

La lista de áreas que aquí se expone no es exhaustiva, pero indica lo que se debe hacer. Por tanto, cada ámbito tiene que recoger información sobre cualquier otro área que considere relevante para una situación en particular.

Se presentan en tres tablas (1) ámbito comunitario, (2) ámbito regional y (3) ámbito nacional, indicando los temas claves en cada uno.

Ámbito comunitario:

En este contexto los tres ejecutantes principales que tienen interés en la intervención para el fortalecimiento comunitario son:

  • La ejecutiva de la OBC o el comité de implementación (CIC) del proyecto comunitario
  • Los activistas comunitarios
  • El comité local de desarrollo (CLD).

La tabla siguiente examina los principales temas de interés, indicadores de supervisión, medios de observación, frecuencia y procedimientos de supervisión sugeridos, para cada uno de los tres interesados mencionados.


Interesado Tema Indicador de supervisión Medios de observación Frecuencia Procedimiento de supervisión
Comité ejecutivo Puntualidad en la implementaciónde los proyectos Número de actividades del proyecto implementadas a su debido tiempo Visitas rutinarias al proyecto Semanal Los miembros utilizan el formulario de supervisión de rutina
Uso adecuado de los recursos del proyecto No se desvían recursos Visitas rutinarias al proyecto. Verificaciones de las calidades Semanal Los miembros utilizan el formulario de supervisión de rutina. Se verifican las calidades según las orientaciones del técnico
Obtención y registro adecuados de la información sobre el proyecto Porcentaje de proyectos con archivos in situ; número de informes en los archivos Revisión de los archivos del emplazamiento Semanal Los miembros del comité de proyecto revisan los archivos, informes y comentarios en el emplazamiento
Activistas comunitarios Plan de trabajo de implementación del proyecto realista Número de planes de trabajo del proyecto con las actividades en el orden correcto Comparar la planificación de actividades con su implementación Mensual Los activistas (1) revisan la secuencia de los planes de trabajo del proyecto con un técnico, y (2) presiden visitas mensuales a su emplazamiento.
Participación comunitaria en las actividades del proyecto Número de personas que cumplen sus cometidos Número de actividades. Cantidad de recursos proporcionados por la comunidad Mensual Visitas al lugar del proyecto. Discusiones con la gente sobre su contribución
Comité de desarrollo local Justificación de los recursos del proyecto Porcentaje de recursos contabilizados Formulario de justificación de recursos Trimestral Los miembros del CDL utilizan el formulario de justificación de recursos del proyecto

                                        



Ámbito regional y local:

En este contexto (más que en el comunitario), los principales ejecutantes que tienen interés en la intervención para el fortalecimiento comunitarios son:

  • Los asistentes de desarrollo comunitario (ADC)
  • El departamento de planificación
  • El coordinador regional de proyecto (CRP), que en en caso de ser un funcionario ministerial, normalmente es un oficial de desarrollo comunitario (ODC) o su equivalente en una ONG

La tabla siguiente examina los temas de mayor interés, indicadores de supervisión, medios de observación, frecuencia y procedimientos de supervisión sugeridos para cada uno de estos tres interesados.


Interesado Área Indicador de supervisión Medio de verificación Frecuencia Procedimiento de supervisión
Asistente de desarrollo comunitario Eficacia de los activistas y comités comunitarios Número de comités que cumplen con sus cometidos Revisión del rendimiento de los comités Semestral Los ADC determinan la eficacia de cada comité durante los estudios cualitativos
Coordinador regional
del proyecto
y
departamento
de planificación
Identificación de proyectos que encajan en los planes regionales y las prioridades nacionales Número de proyectos adscritos al plan regional FuncRevisión de los informes de identificación de proyectos. Visitas a sus emplazamientos tioning Semestral Los departamentos revisan los planes locales, para establecer si encajan con los planes regionales y las áreas prioritarias nacionales
Adquisición por parte de los líderes comunitarios de conocimientos de gestión comunitaria Número de localidades que usan la participación comunitaria en la planificación e implementación de proyectos Revisión de informes de proyectos. Orientación de grupos de discusión y otras técnicas de estudio cualitativo Semestral El departamento de planificación dirige estudios cualitativos para averiguar si las comunidades participan en las actividades del proyecto. Los procedimientos regionales específicos deben diseñarse cuando se llevan a cabo los ejercicios

                                        


Ámbito nacional y de donantes:

En este contexto, hay dos interesados principales, (1) el ministerio o agencia que está implementando la intervención o proyecto y (2) cualquier donante nacional o internacional que esté contribuyendo a ello.


Interesado Área Indicador de supervisión Medio de verificación Frecuencia Procedimiento de supervisión
Oficina nacional

y

donantes
Conocimiento de la metodología por parte de la comunidad Proporción de gente consciente de la metodología Seguimientos, grupos de convergencia, discusiones, entrevistas con informantes clave Anual La agencia o el ministerio diseñan y dirigen los estudios anuales
Efectividad del diseño del proyecto Porcentaje de objetivos del proyecto conseguidos. Porcentaje de los aspectos del diseño que han merecido la aprobación de la comunidad. Revisión de informes del proyecto, seguimientos, discusiones de grupos de convergencia, entrevistas con informantes clave Anual La agencia o ministerio diseña y dirige los estudios anuales
Adaptación de la experiencia de implementación en otros proyectos e instituciones del país Proporción de aspectos del diseño del proyecto adaptados Discusiones nacionales e internacionales Anual La agencia o ministerio preside reuniones con instituciones académicas y proyectos comunitarios para averiguas los aspectos de la metodología que se han repetido

                                        


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Última actualización: 13.04.2011

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