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Informações
de gerenciamento
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e
gerenciamento de informações
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..Manual
de treinamento.
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Como lidar
com as informações geradas pelo monitoramento
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| Informações
de gerenciamento e gerenciamento de informações se distinguem, pois as
primeiras se referem a um tipo de informações (dados), enquanto o segundo
trata de um tipo de gerenciamento (sistema). |
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Gerenciamento
de informações é o processo de análise e utilização das informações
coletadas e armazenadas para facilitar a tomada de decisão dos administradores
(em todos níveis). Trata-se, portanto, das informações necessárias
para a tomada de decisões gerenciais. |
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| O
monitoramento oferece informações sobre o que está acontecendo no projeto. |
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Essas
informações são coletadas durante as fases de planejamento e implementação.
Elas ajudam a detectar se alguma coisa está saindo errado no projeto.O
gerenciamento pode, portanto, encontrar soluções para garantir o sucesso. |
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| A
importância das informações de gerenciamento: |
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Informações
de gerenciamento são importantes para:
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Tomar
as decisões necessárias para melhorar o gerenciamento de instalações
e serviços;; e
-
Implementar
planejamento participativo, monitoramento e avaliação.
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| Como
usar o gerenciamento de informações: |
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| As
informações devem ser gerenciadas (coletadas, armazenadas e analisadas)
para ser úteis na tomada de decisões de gerenciamento. Embora o gerenciamento
de informações (o processo de coleta e armazenamento de informações)
e as informações de gerenciamento (necessárias para tomar decisões)
sejam diferentes, eles sempre se reforçam mutuamente e não podem ser
separados nas ações diárias. |
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Informações
de gerenciamento envolvem:
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Determinação
da informação necessária;
-
Coleta
e análise de informações;
-
Armazenamento
e retirada quando necessário;
-
Sua
utilização; e
-
Disseminação;
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| Determinar
as informações necessárias para o gerenciamento: muitas
informações são geradas durante as fases de planejamento, gerenciamento
e monitoramento do projeto. Algumas são necessárias para tomar decisões
de gerenciamento imediatas, enquanto outras serão úteis mais adiante. |
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Por
isso, um bom sistema de informações de gerenciamento deve ajudar os gerentes
do projeto a decidir quais informações precisam coletar para auxiliar
em decisões necessárias em momentos e ocasiões distintas. |
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| Coletar
e analisar informações para o gerenciamento de informação:
podem ser obtidas através de relatórios técnicos, livros do vilarejo,
formulários preenchidos pelos diferentes atores, encontros de comunidades,
entrevistas, observações e mapas de observação. |
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Armazenar
informações: É importante para referências
futuras. Podem ser armazenadas nos livros do vilarejo, em relatórios do
projeto, formulários e na memória. O princípio mais importante do armazenamento
de informações é que devem ser acessadas com facilidade. |
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| Usar
as informações:na solução de problemas
da comunidade, na decisão dos recursos (quantidade e natureza), na solicitação
de apoio e na determinação de projetos futuros. |
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Disseminar
informações: para serem usadas adequadamente,
precisam ser compartilhadas com outros acionistas ou usuários. Os outros
acionistas podem tanto usar essas informações em suas decisões de gerenciamento
como ajudar na coleta de informações para dar sentido e utilidade aos
seus propósitos gerenciais. |
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| As
informações devem ser compartilhadas entre o vilarejo, paróquia, município,
distrito, escritório nacional, ONG e o doador. |
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Informações
de gerenciamento compõem uma das mais importantes partes do monitoramento
porque a sua obtenção ajuda no planejamento e na implementação das
atividades de monitoramento. |
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| Dentre
as maneiras mais eficazes de conseguir informações de monitoramento,
seja através da equipe ou dos acionistas, é durante a Revisão
Anual. Embora seja responsável pela coleta de informações sobre
o gerenciamento participativo, ela também serve para reunir informações
sobre o monitoramento. |
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