Traduceri:
English
Español
Français
Alte formate de documente:
Text
Alte Pagini:
Module
Harta site-ului
Cuvinte cheie
Contact
Document utile
Link-uri utile
MONITORIZAREA SI RAPORTAREA
Procesele ulterioare observatiei
de Phil Bartle, PhD
traducere de Ioana Ciobotea
Conspecte de training
Raportarea observatiilor si analizei facute
In timp ce acest document se axeaza pe raportarea observatiilor facute in cursul monitorizarii, urmatorul modul, Intocmirea Rapoartelor, arunca o privire detaliata asupra modului de intocmire a rapoartelor.
Raportarea este o activitate majora pe parcursul monitorizarii proiectului. Este modalitatea prin care informatiile asupra procesului si rezultatul activitatilor intreprinse sunt impartasite de catre partile interesate in proiect.
Daca luam ca exemplu un proiect ce vizeaza constructia unei scoli - raportarea nu se rezuma doar la a mentiona de cate ori s-au intalnit membrii comunitatii pentru fabricarea caramizilor si inaltarea zidurilor scolii; trebuie specificat si numarul caramizilor si cel al zidurilor construite; de asemenea, se descrie modul in care procesul a fost realizat.
In proiectele comunitare, raportarea se face in principal prin doua modalitati: verbal si in scris.
Raportarea verbala:
Se realizeaza atunci cand informatia se transmite pe cale orala. Reprezinta cea mai comuna modalitate de raportare. Comunicarea prin cuvinte este considerata de membrii comunitatii cea mai usoara si eficienta modaliate de a comunica.
Avantajele raportarii verbale sunt:
- Posibilitatea participarii unei procent mai mare al membrilor comunitatii. Multi membrii ai comunitatii, in special in zonele rurale, pot fi analfabeti si sa nu stie sa scrie. Cei care stiu sa scrie gasesc ca redactarea rapoartelor le consuma prea mult timp; prin urmare ei pot ezita sa documenteze toate informatiile obtinute in cursul monitorizarii proiectului.
- Claritatea informatiei si difuzarea ei la timp. Raportarea verbala se face intotdeauna imediat dupa ce evenimentul are loc. Drept urmare informatia produsa este la zi si relativ mai intemeiata decat informatia documentata. Persoanele care raporteaza au posibilitatea de a discuta in cadrul comunitatii si a obtine o reactie imediata relativ la problema raportata. Aceasta ajuta la luarea deciziilor.
- Costul scazut. Raportarea verbala reduce semnificativ timpul precum si alte resurse cheltuite in procesul de raportare.
Provocarile pe care le poate pune raportarea verbala includ:
- Raportarea eronata. Unii membrii ai comunitatii pot difuza in mod deliberat informatii verbale eronate cu scopul de a-si proteja propriile interese. Aceasta este cu atat mai tentant cu cat cel care raporteaza stie ca nimeni nu poate descalifica raportul respectiv. In alte situatii, persoanele care furnizeaza informatia nu au timpul necesar sa evalueze urmarile generate.
- Pastrarea, reproducerea si acuratetea informatiei : Intrucat informatia raportata verbal nu este documentata si nici inregistrata, este dificila pastrarea si recuperarea ei ulterioara. Aceasta informatie este doar memorizata de persoanele care participa in mod direct la implementarea proiectului. In consecinta devine dificil a impartasi informatia cu persoane din afara comunitatii, in special in situatia in care cei care detin informatia nu pot sau nu doresc sa o difuzeze. Alteori informatia poate fi neintemeiata, in special atunci cand informatii mai vechi sunt necesare pentru generarea unor date noi.
Raportarea scrisa:
In cursul monitorizarii este important sa se raporteze nu numai activitatile efectuate dar si rezultatele acestora. Scrie-ti propriile dumneavoastra observatii, trecand in acelasi timp in revista si rapoartele personalului tehnic.
Avantajele raportarii scrise sunt:
- Furnizarea unor informatii sigure ce pot fi folosite in management (acuratetea rapoartelor scrise poate fi verificata de-a lungul timpului prin confruntarea cu noi informatii)
- furnizarea de informatii de catre personalul tehnic; si
- usurinta manevrarii/ folosirii rapoartelor
Provocarile pe care le pot prezenta rapoartele scrise sunt:
- Tendinta de a amana scrierea zilnica a rapoartelor pe parcursul monitorizarii; si
- Costurile ridicate (in materie de timp si bani) presupuse de documentarea scrisa.
Vezi Nivele la care se efectueaza monitorizarea pentru a intelege nivelele exemplificate in continuare. De exemplu, cele folosite in Uganda sunt: 1 = sat, 2 = comuna, 3 = nivel sub-judetean, 4 = judet si 5 = regiune.
Rolurile principalelor parti interesate in raportare:
La nivelul comunitatii:
Comisiile/comitetele proiectului :
- Realizeaza (impreuna cu mobilizatorii) designul proiectului si prezinta planul de implementare a proiectului catre Comitetul Comunal de Dezvoltare, Consiliul Local si catre comunitate;
- Redacteaza si publica rapoartele lunare catre Comitetul comunal de Dezvoltare, Consiliile Locale la nivel de sat, comuna si catre Secretarul responsabil cu Dezvoltarea Comunitatii; si
- Pastreaza registrele proiectului (inclusiv planul de munca, rapoartele de monitorizare precum si alte informatii particulare) pentru fiecare proiect in parte.
Mobilizatorii comunitatii:
- Pregatesc rapoartele despre identificarea proiectului la nivelul satului si prezinta copii ale acestora Comitetului Comunal de Dezvoltare si Secretarului responsabil de Dezvoltarea Comunitatii;
- Colecteaza si prezinta rapoarte asupra comunitatii si asupra diferitilor membrii ai comunitatii; si
- Prezinta rapoarte despre trainingul efectuat la nivelul comunitatii.
Comitetele de Dezvoltare Comunala:
- Tin la curent comunitatea asupra proiectelor comunale in cadrul sedintelor consiliului local;
- Raporteaza Comunitatii si SDC (Secretarului de Dezvoltare Comunitara) asupra folosirii resurselor in cadrul fiecarui proiect;
- Prezinta un raport anual catre SDC asupra principalilor participanti la proiectele comunitatii.
Consiliile Locale:
- Intocmesc procesele verbale ale sedintelor consiliului si executivului in vederea luarii deciziilor manageriale, precum si cele ale colectivelor sub-judetene, regionale si nationale.
La nivelul Sub-judetean si Regional:
Secretarul de Dezvoltare Comunitara:
- Prezinta la nivel regional un rezumat lunar asupra rapoartelor de desfasurare a proiectului;
- Raporteaza asupra situatiei si activitatii mobilizatorilor comunitari, comitetelor locale si comunale;
- Prezinta un rezumat asupra pregatirii efectuate de mobilizatori, precum si asupra instruirii facute mobilizatorilor;
- Prezinta la nivel regional un raport asupra principalilor contribuabili la proiect.
Responsabilul de Dezvoltarea Comunitara (Coordonatorul Regional):
- Prezinta catre biroul national un rezumat lunar asupra rapoartelor regionale.
Biroul National:
Coordonatorul National:
- Prezinta rapoarte semestriale catre comitetul national de conducere, minister si donatori;
- Intocmeste updatari asupra activitatilor si rezultatelor proiectului; trimite copii ale acestora la nivelul fiecarei regiuni; de la nivel regional rapoartele sunt prezentate mai departe la nivel sub-judetean si comunal.
- Intocmeste rapoartele semestriale FSOA (Analiza Fortei, punctelor Slabe, Oportunitatilor si Amenintarilor) si le prezinta donatorilor si ministrului; aceste rapoarte prezinta punctele tari si punctele slabe din designului proiectului, incluzand aspectele pozitive si cele negative ale implementarii proiectului. Pot fi incluse in rapoartele generale semestriale;
- Redacteaza si publica bilanturi si anchete de control calitativ
––»«––
Seminar despre Intocmirea Rapoartelor:
 |