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| Utilizacin
de la descripcin de funciones |
| Una
tecnica para mejorar la gestin participativa |
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| Dedicado
a Gert L+APw-deking |
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. . Folleto
de adiestramiento .
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La descripcin
de funciones es importante en una puesta en marcha organizativa que enfatice
la gestin participativa
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Introduccin.
El papel de la descripcin
de funciones
en la gestin participativa: |
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| En
la gestin participativa, la toma de decisiones es an responsabilidad de
los dirigentes designados, y no es lo mismo que la toma de decisiones colectivas
o comunales (en las que todo el mundo cuenta por igual). |
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Sin
embargo, es preciso que se invite a participar al personal en las decisiones
que afectan al conjunto, o a sus departamentos o secciones. |
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| Entre
los principios importantes de la gestin participativa se encuentran el
respeto (por el personal) y la transparencia (en la toma de decisiones). |
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Es
ms, cuando se invita a los miembros del personal a participar en la toma
de decisiones, cuando se sienten confiados y saben que no sern castigados
por hacer sugerencias polmicas, aaden a la gestin una amplia gama de experiencias,
conocimientos, sabidura y capacidades. |
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La gestin, como elemento
de proceso y estructura organizativos se fortalece notoriamente con la
adicin de estos elementos.
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| Creacin
inicial de la descripcin de funciones: |
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| Cuando
un nuevo miembro del personal entra a formar parte de la organizacin, se
le contrata para hacer un trabajo, para una serie de tareas especficas. |
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Se
le paga por cumplirlas, y si no las realiza, sabe que se encontrar en una
posicin insegura a la hora de conservar su empleo. |
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| La
definicin de esta serie de tareas debe estar, desde un principio, establecido
por escrito como descripcin de funciones formal. |
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Tras
la contratacin del nuevo miembro, ste y su supervisor inmediato deben sentarse
a revisar cada punto de la descripcin de funciones, lnea a lnea, para dejar
claro que tanto el trabajador como el supervisor entienden perfectamente
lo que implica su posicin. |
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Al final de esta
reunin inicial, ambos deben firmar la descripcin de funciones.
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| Hay
que animar al nuevo miembro del personal a que especifique cules de las
tareas listadas en la descripcin de funciones pueden realizarse y cules
no. |
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El
supervisor puede dedicar un tiempo a resumir cmo deben efectuarse las tareas
y convocar otra reunin para dar instrucciones ms detalladas. |
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| Supervisin
y rendimiento del personal: |
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| La
descripcin de funciones no slo mejora la supervisin, sino que forma parte
integral de la gestin participativa. |
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Todos
los miembros del personal trabajan mejor, tienen mejor rendimiento y hacen
sugerencias y contribuciones ms positivas cuando sus supervisores muestran
inters, se toman tiempo para enterarse de cmo les va y son comprensivos
ante sus dificultades y problemas. |
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| Esto
no significa agobiar al trabajador ni insistir continuamente en que trabaje
duro: con esto slo se consigue el resultado contrario. |
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Cuando
un miembro del personal y el supervisor conocen bien la descripcin de funciones,
la supervisin puede ser mucho ms positiva y menos angustiosa, un proceso
de cooperacin en lugar de una dictadura. |
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| A
un buen dirigente se le conoce por lo bien que trabaja el personal en su
ausencia. |
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La
revisiones frecuentes de las descripciones de funciones, lnea a lnea, permiten
al supervisor hacer misiones y viajes de trabajo con la tranquilidad de
que cada uno de los miembros de su personal sabe lo que debe hacer y desea
hacerlo bien. |
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| Un
contrato no monetario: |
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| La
descripcin de funciones debe verse como un contrato escrito no monetario
entre el miembro del personal y el supervisor, legitimado por la organizacin
y circunscrito a ella. |
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Establece
las tareas encomendadas a un miembro concreto del personal, y las responsabilidades
generales. |
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| Algunas
descripciones de funciones incluyen una lista de las cualificaciones requeridas
y deseadas (y en ese caso el documento puede llamarse TRTrminos
de Referencia). |
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Las
firmas del miembro del personal y el supervisor deben verse como una parte
integrante y necesaria de la descripcin de funciones, y hay que establecer
que sta no es vlida hasta que se firma. |
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| Ningn
trabajo permanece esttico, especialmente en proyectos o programas donde
las condiciones son cambiantes. |
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Por
esa razn, cada miembro del personal y su supervisor deben revisar la descripcin
de funciones de dicho empleado al menos una vez al ao. |
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| Deben
reservar una hora para repasar la descripcin de funciones lnea a lnea,
determinando qu tareas han quedado obsoletas, cules han cambiado, aunque
sea ligeramente, y qu nuevas ocupaciones se han incorporado. |
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Esta
sesin, fuera del tiempo y el contexto de la ejecucin de las tareas, da
al supervisor y al miembro del personal la oportunidad de identificar los
cometidos que ya no son adecuados y deben abandonarse por consentimiento
mutuo. |
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| En
el caso de que el trabajador no quiera ocuparse de alguna de las tareas
y el supervisor insista en que debe hacerlo, el empleado debe sugerir un
mtodo alternativo para ejecutarla (si se trata de un trabajo necesario
a los objetivos de la organizacin) de forma eficiente. |
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Cuando
este tipo de conflictos no se pueden resolver, los dos deben presentar
el tema al superior del supervisor para llegar a un acuerdo. |
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| La
revisin de las descripciones de funciones da una oportunidad al supervisor
de enfatizar algunos elementos importantes del trabajo, comentar con el
miembro del personal algunas tareas que no se realizan con la efectividad
o frecuencia necesarias, y recordarle que encargarse del trabajo y de todos
sus cometidos ha sido decisin del trabajador. |
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A
la inversa, da al miembro del personal una oportunidad de sugerir mejores
formas de ejecutar las cosas (ms efectivamente, ms eficientemente, completadas
con ms facilidad), y de sealar algunas tareas que resultan redundantes,
innecesarias o negativas para las metas de la organizacin. |
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Ambos, el supervisor
y el miembro del personal, cooperan por medio del dilogo en la gestin participativa
de la organizacin.
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| La
revisin anual del trabajador y el supervisor, la modificacin y actualizacin
de la descripcin de funciones, y la firma de una nueva constituyen una
forma de supervisin muy importante, discreta, serena y equilibrada. |
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Si
los cambios en la situacin son rpidos, la actualizacin y firma de la descripcin
de funciones debe hacerse con una frecuencia acorde a estos cambios. |
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| El
periodo entre dos revisiones de la descripcin de funciones nunca debe ser
mayor de un ao. |
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La
creacin de descripciones de funciones, su revisin inicial y regular, efectuada
conjuntamente por el supervisor y los miembros del personal, las modificaciones
frecuentes y habituales para reflejar los cambios en la realidad y la situacin,
y la firma de cada descripcin de funciones actualizada, forman en su conjunto
un elemento importante de gestin participativa. |
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