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| Escribir
mejores informes |
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GuÃa
para activistas comunitarios .
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| PARTE
D: Escribir mejores informes: |
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| Los
informes que se archivan sin leerse, o se tiran a la papelera, o se utilizan
para envolver el bocadillo son inútiles. Un buen informe es un informe
que se lee. Asà surge la cuestión «¿cómo podemos estimular la lectura
de nuestro informe?». |
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Aprender
a escribir mejores informes puede ser divertido. La redacción de informes
no tiene por que ser una tarea aburrida, fatigosa o incómoda que teme
encarar cada vez que hace falta que escriba uno. Cuando haya adquirido
algunos conocimientos y trucos, la redacción de informes será un reto. |
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| Puede
convertir la redacción de informes en un elemento esencial de la profesionalidad
de su trabajo, y en una herramienta para supervisar lo que está haciendo.
No hay magia ni misterio en esto, y este documento le enseñará algunos
de estos conocimientos y trucos que puede aprender y usar fácilmente. |
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Escriba
informes para que puedan leerse, no sólo archivarse. Para hacerlo, debe
escribirlos de forma que sean fáciles de entender, e inviten al lector
a leerlos hasta el final. Debe saber quién es su lector (su audiencia
de
«destino»), por qué el lector querrá leer su informe, y lo que necesita
y quiere saber por él. |
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| Hay
muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo
tanto, sobre lo que quieren leer en su informe), y probablemente sabe ya
más del 80%. Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por
cada frase que haya escrito pregúntese «¿les interesará esto a mis
lectores?». |
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| Nadie
deberÃa intentar escribir un informe de progreso comunitario por sà mismo.
El mediador debe hacer de ello una actividad de grupo de los representantes
de la comunidad, en nombre de toda ella, para que sean sus miembros quien
lo aprueben en primer lugar. |
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Estimule
a los miembros a pedir ayuda a amigos y colegas, programador, gerente,
personal y cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos como en estilo.
Piense en la preparación del informe como una forma escrita de «diálogo»
en
el que cada borrador sucesivo es una continuación del proceso. |
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| ¿Qué
es un buen informe? |
| Un
buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones (no sólo
se archiva e ignora). ¿Cómo puede aumentar las probabilidades de que
su informe se lea? Seguidamente le damos una serie de consejos para hacer
mejores informes. Un informe efectivo es el que se lee, y ésto estimula
alguna acción como resultado de su lectura. |
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Muy
importante, sus informes deben ser «concisos». Ser conciso significa
que deben ser tanto breves como completos. Los informes breves tienen más
probabilidades de ser leÃdos que los largos. Pero los informes que omiten
información importantes son decepcionantes. Una forma práctica de acortar
sus informes es prescindir de frases innecesarias (como «durante el periodo
del informe...»)
y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya
en otra parte del informe. |
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| Un
informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple
y directo, con gramática correcta y palabras conocidas. No intente impresionar
a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmático o frases largas y
enrevesadas. Utilice frases cortas y simples, y use subtÃtulos para separar
secciones (como en este documento). Haga párrafos cortos. Evite la voz
pasiva (passive voice, en inglés) |
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Recuerde
que muchos de los que leerán su informe tienen el español como segunda
lengua. Tenga siempre presente el famoso principio «KISS»
(«Keep It Simple, Sweetheart...») cuando escriba cualquier informe. |
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| Un
informe debe ser fácil de leer: |
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| Una
vez más, en talleres con cooperantes, pedà a los participantes que me
dijeran qué aumentaba las probabilidades de que un informe se leyera.
Usted es un gerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va a
archivarlo sin haberlo leÃdo? ¿Le va a echar un vistazo en lugar de leerlo
con cuidado? |
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¿Tiene
intención de leerlo cuidadosamente y pensar en lo que dice lo suficiente
como para tomar algunas decisiones? ¿Qué caracterÃsticas del informe
es más probable que le impulsen a leerlo con atención? |
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| Los
participantes me dieron las siguientes sugerencias. |
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DeberÃa
tener o ser: |
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-
Corto
pero completo (conciso).
-
Contener
sólo lo que es necesario.
-
Simple,
escrito correctamente.
-
Sin
repeticiones, sin redundancias.
-
Sin
sermones ni discursos.
-
Con
información interesante y relevante.
-
Bien
estructurado y organizado.
-
Limpio
y ordenado (mecanografiado, impreso o con buena letra).
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| Esto
también puede ser una lista de comprobación para usted cuando esté (a)
escribiendo informes o (b) adiestrando a los lÃderes de la comunidad para
hacerlo. |
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| Consejos
para escribir mejores informes: |
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| Una
vez, unos músicos jóvenes le pidieron a un famoso músico africano consejos
para llegar a saber tanto como él. «Puedo daros tres consejos ––les
dijo–– El primero es: practicad. El segundo es: practicad. El tercero
es:
practicad» |
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El
mismo consejo puede darse para la escritura de cualquier tipo: escriba
varios borradores. Revise cada uno de ellos. Pida a un amigo que los «examine»
(que los revise y haga sugerencias). Pida respuestas y consejos: sea su
propio profesor. Los tres consejos son: «¡Corrija, corrija y corrija!» |
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| Quizá
crea que volver a escribir su documento es una pérdida de tiempo y esfuerzo.
En absoluto. Los escritores profesionales llegan a escribir hasta siete
borradores antes de dejar editar un documento con su nombre. Usted puede
escribir tres: un primer borrador general, un segundo más refinado y su
borrador final. |
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Prepárese
a tener que reescribir incluso el borrador final. La repetición le da
cierto tiempo entre los escritos para adquirir una visión más objetiva
e incluso crÃtica del documento, eliminar muchos de los errores más evidentes
y evitar escribir un documento que puede lamentar más tarde. |
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| Otro
truco es escribir primero un esquema. Antes de comenzar con la primera
frase, escriba un esquema de los temas que quiere reflejar. Haga una lista
corta de notas de tres palabras. Utilice cualquier papel, es sólo para
usted. |
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Quizá
decida reordenar los temas en cuanto los vea sobre el papel. Puede utilizar
ese esquema como guÃa personal mientras escribe su primer borrador. |
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| Unas
palabras sobre la voz pasiva. Es la enfermedad de muchos burócratas. Es
una forma de ofuscar –– que es escribir palabras como si estuviese
informando, pero realmente ocultando parte de la información importante.
Los lectores experimentados reconocerán su uso de la voz pasiva inmediatamente. |
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La
voz pasiva, como las estadÃsticas, se ha comparado a veces con un bikini
(lo
que revela es interesante, pero lo que oculta es vital). |
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| ¿Qué
hace que un informe sea bueno? |
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| ¿Qué
hace que un informe sea bueno? Y otra vez pedà a los participantes del
taller que me dijeran lo que convierte a un informe en un buen informe. |
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Estas
fueron sus sugerencias: |
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Atractivo
-
Directo,
honesto, veraz (sin mentiras)
-
Ilustraciones
interesantes, dibujos (en color si es posible)
-
Breve,
corto
-
Limpio
y legible (con buena letra)
-
ExplÃcito
-
Español
simple (o inglés, o . . .)
-
Bien
espaciado
-
Con
tÃtulo y subtÃtulos
-
Organizado
y estructurado.
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|
Al
igual que las listas anteriores, esta puede combinarse con ellas para hacer
una revisión general de cualquier informe que escriba, y para organizar
un taller de redacción de informes con los miembros de la comunidad. Ver
«Errores», una lista de errores comunes de escritura
que puede evitar.
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| Recuerde
que escribir informes no tiene por qué ser aburrido, vea la tarea como
un desafÃo. |
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Enfatice
los resultados sobre las actividades. Vaya más allá de la descripción:
sea analÃtico. Conozca a sus lectores y sus necesidades. Escriba de forma
sencilla de leer, en lenguaje simple. Evite la voz pasiva. Escriba concisamente
(breve
pero completo). Organice sus informes utilizando un esquema y subtÃtulos.
Escriba varios borradores antes del documento final. |
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| Utilizando
estos consejos y orientaciones, puede enseñarse a sà mismo y a los miembros
de sus comunidades a mejorar su redacción de informes. |
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Recuerde,
no hace falta ser malo para poder mejorar. |
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2008-03-12.