.
|
Pagsusulat
ng Mas Maagandang Report
|
|
Trinanslate
ni John Earl P. Tayona
|
.
.Ang
Gabay.
.
..
| PART
D: Pagsusulat ng Mas Magandang Report |
..
| Ang
mga report ay sadyang pinapasa na hindi binabasa, o tinatapon, or ginagawang pambalot
ng pagkain, ay walang halaga. Ang magandang ulat ay binabasa. At may tanong na lumilitaw, "Paano
gagawing kahika-hikayat na basahin ang isang report?" |
. |
Ang
pag-aaral kung paano sumulat ng isang mabuting report ay nakakaaliw. Ang pagsusulat
nito ay hindi dapat nakakabagot, nakakapagod at hindi komportableng gawain na kinasasawaan
sa tuwing ito ay dapat nang ipasa. Pag napag-aralan mo na ang tamang kakayahan at
paraan, ang pagsusulat ng report ay magiging isang hamon. Salita |
..
| Ang
pagsusulat ng report ay pwede mong gawing mahalagang elemento ng iyung pagiging
propesyunal sa trabaho, at ito ay pwede ding gamitin sa pagmomonitor ng iyong ginagawa.
Walang magic o misteryo sa pag gawa nito; at ang dokumentong ito ang magpapakita
ng kakakayan at paraan na madali mong matutunan at gamitin. |
. |
Sumusulat
tayo ng report para ito ay basahin at hindi para itago. Para gawin ito, kailangan
madaling maunawaan ang sinusulat mo, at pwedeng basahin hanggang sa katapusan ng
mambabasa. Kailangan mong malaman kung sino ang gusto mong bumasa nito, (ang iyung
"target audience"),
bakit kailangan ng iyung mambabasa ng iyung report at kung ano ang kailangan nilang
malaman sa iyung report. |
..
| Maraming
paraan para malaman kung ano ang kailangang malaman ng iyung mambabasa (at dahil
dito kailangan nyang mabasa ang iyung report), at
maaring alam mo na ang mas higit pa sa 80 porsyento. Pag natapos mo na ang iyung
first draft, subukan mo ito. Sa bawat pangungusap na iyung sinulat, itanong mo, "Interesado
ba ang mambabasa dito?" |
..
| Walang
sinuman ang gustong sumubok na sumulat ng mag-isa ng isang progress report ng isang
komunidad. Dapat siguraduhin ng facilator na ito ay magiging isang gawain ng grupo
ng mga representante ng isang komunidad, sa kapakanan ng buong komunidad, na kailangan
munang aprobahan ng komunidad. |
. |
Hikayatin
ang mga myembro na humingi ng tulong sa mga kaibigan, ka-trabaho, programmer, manager,
tauhan at iba pa na pwedeng tumulong sa konsepto o istilo. Isipin na ang paggawa
ng ulat ay pagsusulat ng
"isang
pag-uusap" kung
saan ang mga susunod na draft ay ang pagpapatuloy ng proseso. |
..
..
| Ano
ang Magandang Report? |
..
| Ang
magandang report ay ang binabasa at may ginagawang aksyon dahil dito (hindi lang
tinatago at isinasawalang bahala) Paano
mo gagawing mas nakakawili ang iyung report? Ang mga sumusunod ay ilang mga tips
para gawing mas maganda ang iyung ulat. Ang isang epektibong report ay yung ulat
na binabasa; at iyung parang nag-aanyaya ng aksyon bilang resulta ng pagbabasa. |
. |
Napakaimportante
na ang iyung report ay maging "maikli
subalit malaman." Ang
ibig sabihin ng maikli subalit malaman ay dapat parehong maikli at kompleto ang ulat.
Ang maiksing report ay mas binabasa kaysa mahabang ulat. Pero ang isang report na
kinaligtaan ang mga importanteng impormasyon ay hindi nakakabighaning basahin. Ang
isang importanteng paraan para mapaikli ang iyung report ay sa pamamagitan ng hindi
pagsama ng hindi na kailangang mga phrases (katulad ng "During
the reporting period ...") at ang pag-uulit-ulit ng mga bagay na naisama na sa bawat
report. |
..
| Ang
report ay mas madaling basahin kung ito ay simple, tama ang grammar at ang mga salita
ay madaling maintindihan. Hindi kailangang magyabang sa iba ng flowery language,
pribadong bokabularyo, o mahaba at convoluted na pangungusap. Gumamit ng maikli at
simpleng pangungusap. Gumamit ng sub-titles para sa mga sections (katulad ng dokumentong
ito). Gumamit
ng maikling paragraphs. Iwasan ang passive
voice. |
. |
Tandaan
na marami sa magbabasa ng iyung report ay nakaka-unawa ng English bilang pangalawang
lengwahe. Palaging gamitin ang sikat na
"KISS" principle
("Keep It Simple, Sweetheart...") kapag
sumusulat ng report. |
..
..
| Ang
Report ay Dapat na Madaling Basahin: |
..
| Minsan
pa, sa mga workshops ng mga mobilisers sa field, tinatanong ko ang mga participants
na sabihin nila sa akin kung anong klaseng report ang mas malamang na babasahin talaga.
Kung ikaw ay isang manager at may report sa iyung mesa. Itatapon mo ba ito? Itatago
mo ba ito na hindi man lang muna titingnan? O babasahin mo lang nga pahapyaw? |
. |
Binabasa
mo ba ito ng mabuti at naiisip mo ang nasusulat dito para makabuo ka ng mga desisyon?
Ano ang mga katangian ng report para ito lalo mong babasahin ng mabuti? |
..
| Ang
mga participants ay dapat na makagawa ng mga sumusunod na suhestiyon. |
. |
Ang
mga ito o dapat maging ganito: |
..
-
Maikli
pero kompleto at malaman (concise);
-
Nagtataglay
lamang ng mga impormasyong talagang kailangan;
-
Simple,
sinulat sa magandang lengwahe;
-
hindi
paulit-ulit at walang paligoy-ligoy
-
hindi
parang nangangaral o nagsesermon;
-
Naglalaman
ng interesante at nauukol sa paksa na mga impormasyon;
-
Maganda
at organisado;
-
Maayos
at malinis (minakinilya
o maayos na sinulat kamay).
|
..
|
Ito
rin ay magiging isang mabuting checklist (a) para sa iyong sarili sa pagsulat ng
report o (b) sa mga training community leaders sa pagsusulat ng report.
|
..
..
| Mga
Tips sa Pagsusulat ng Mas Magandang Report: |
..
| Minsang
tinanong ng mga batang musikero ang isang popular na musikero mula sa West Africa
kung ano ang maipapayo nya sa kanila para maging mahusay tulad niya. - "Mayroon
akong tatlong payo para sa inyo," sabi
nya. "Ang
unang payo ay: Praktis. Ang ikalawang payo ay: praktis, at aking ikatlong payo ay:
praktis." |
. |
Parehong
payo ang pwedeng ibigay sa pagsusulat o anupaman: Sumulat ng ilang drafts. Pagkatapos
ay i-proof read sa bawat pagtatapos ng pagsulat ng draft. Pwede ding ipa-'proof'
ang mga ito sa kaibigan "(ipasuri
ang mga ito at magbigay ng mga suhestiyon). Humingi
ng feedbacks at payo: maging guro ng sarili. Ang tatlong payo ay: be your own teacher,
"Rewrite (sulatin uli)! Rewrite, and Rewrite!" |
..
| Maaring
ikaw ay naniniwala na ang pagsusulat muli ng iyung dokomento ay pagsasayang lang
ng iyung pagod at oras. Pero malayo ito sa katotohanan. Ang mga professional na manunul
at ay nakakasulat ay nakaka hanggang pitong drafts bago nila ipinahihintulutan ang
kanilang documento na panindigan ang kanilang mabuting pangalan. Kailangan kang sumulat
ng hindi bababa sa tatlong draft: rough draft, pangalawang draft, at saka final draft. |
. |
Dapat
handa ka na maari pa ring ibahin ang final draft. Ang pagsusulat ng |
..
| Isa
pang tip ay ang pagsusulat muna ng outline. Bago mo umpisahang sulatin ang unang
pangungusap, isulat muna ang outliine ng mga paksang gusto mong isama. Gumawa ng
maikling listahan gamit ang tatlong salita. Gumamit lamang ng scratch paper para
lamang sa pansariling gamit.
|
. |
Maaring
mo uling ayusin ang pagkakasunod-sunod ng paksa sa sandaling nabasa mo na sila sa
papel. Pwede mong gamitin ang iyung outline bilang personal na gabay sa pagsusulat
ng iyung first draft. |
..
| Konting
paalala tungkol sa passive voice. Sakit ito ng maraming bureacrats. Ito ay isang
paraan para mataranta - na kunyari sumusulat ka upang magbigay kabatiran, pero ang
totoo ay nakatago ang ilang mahalagang impormasyon. Nahahalata agad ng mga eksperiyensyadong
mambabasa na ikaw ay gumagamit ng passive voice. |
. |
Ang
passive voice, pareho ng statistics ay minsanang ikinukumpara sa isang bikini bathing
suit (Ipinapakita nito ang ka-akit akit pero tinatago naman ang mas importante. |
..
..
| Ano
ang Nagpapaganda sa Isang Report? |
..
Ano
ang Nagpapaganda sa Isang Report? Tinanong ko ulit ang mga participants sa
mga
workshops kung ano ang nagpapaganda sa isang Report o nag-uulat ng maganda. |
. |
Iminungkahi
nila ang
mga
sumusunod: |
..
-
Kahali-halina
-
tapat,
tunay, walang daya (no
lies)
-
Interesanteng
paglalarawan at disenyo. (kung
posible, dapat may kulay)
-
Maikli
-
Maayos
at madaling basahin (maganda
ang pagkakasulat)
-
Direkta
sa punto
-
Simpleng
English (o
anumang lengwahe)
-
Well
spaced
-
merong
pamagat at sub-titles
-
Organisado
at maayos
|
..
| Pareho
ng dalawang listahan sa taas, ang listahang ito ay pwedeng isama sa pangkalahatang
checklist sa pagsiyasat ng report na iyung susulatin, at para sa pagdaraos ng report-writing
workshop sa mga kasaling myembro ng komunidad. Tingnan ang
mga Mali para
sa maikling listahan ng mga karaniwang mali sa pagsusulat na pwede mong itama. |
.
.
..
..
| Tandaan
na ang pagsusulat ng report ay hindi kailangang nakakainip, tingnan ito bilang isang
hamon. |
. |
Bigyang-diin
ang resulta higit pa sa aktibidad. Lagpasan ang paglalarawan; suriing mabuti. Alamin
ang iyung mambabasa at ang kanilang kailangan. Sumulat gamit ang madaling basahin
at simple lengwahe. Iwasang gamitin ang passive voice. Sumulat ng maikli ngunit malaman. (maikli
pero kompleto). Buo-in
ang iyung mga report gamit ang outline at subtitles. Sumulat ng muna ilang draft
bago ang final report. |
..
|
Sa
pamamagitan ng mga tips at patnubay, pwede mong turuan ang iyung sarili at ang mga
kliyente sa komindad para mapabuti ang iyung pagsusulat ng report.
|
. |
Tandaan,
hindi kailangan maging masama para maging mas mabuti.
|
..––»«––
|
