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Escribir
para que nos lean
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.Folleto
de..adiestramiento.
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¿Cómo hay
que escribir los folletos para las reuniones?
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| Comenzaremos
por señalar que a muy poca gente, quizás a nadie, le gusta leer, sobre
todo cuando cuesta un esfuerzo. |
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Esto
es habitual cuando el tema es nuevo o poco familiar. Su primera misión
como escritor será hacerlo fácil de leer. |
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| En
principio, podríamos creer que todo se reduce a escribir documentos más
cortos. Exacto. |
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Sabemos
que es más probable que la gente los lea si son cortos que si son largos. |
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| En
una reunión, el folleto ideal es de una sola página, si lo que quiere
es informar brevemente a los participantes (o participante, podría ser
su supervisor o un dignatario de visita) sobre algún tema. |
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Para
hacerlo corto, no lo concentre demasiado. Un exceso de información quedaría
apretado en espacios pequeños. Así, resulta difícil de leer. |
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| No
se deje llevar por una redacción que sólo entienda la gente que está
completamente familiarizada con el contenido. |
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Quiere
llegar a otra gente, aparte de la que ya conoce el contenido. No
le hace falta «predicar a los acólitos». |
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| Evite
las frases parciales, evite las listas, evite las notas. Escriba
siempre frases completas, y presente cada tema como si el lector nunca
hubiera oído hablar de él. |
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Es
mejor llenar una página y media que una sola página, y expresar las ideas
de forma que atraigan al lector en lugar de asustarlo con un documento
corto pero demasiado denso. |
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Un documento de una
sola página es un buen objetivo, pero no al precio de una excesiva concentración.
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| No
utilice colores para marcar partes del documento. Lamentablemente,
eso hace que parezca más condensado, y por tanto, más impresionante. |
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El
uso de varios colores devalúa su aspecto, y lo hace parecer un panfleto
político o religioso, o un folleto publicitario. Cíñase a un color,
preferiblemente el negro. |
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| Se
pueden emplear colores de formato, por ejemplo, en el título. No es lo
mismo que colorear fragmentos seleccionados del texto. |
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Por
la misma razón, evite subrayar trozos, o utilizar letras mayúsculas o
cursivas para destacar partes del texto. |
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| Escriba
en un solo color y tipo de letra. Así ahorrará al lector el tener
que intuir sus códigos e intenciones. |
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Es
una pérdida de tiempo y esfuerzo, e indispone al lector. |
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Un documento que
se vaya a leer debe comenzar con algo que atraiga la atención.
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| Un
comienzo aburrido garantiza que el lector no seguirá leyendo. |
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Podría
empezar con una afirmación escandalosa o una pregunta sorprendente. |
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| O
algo que el lector pasará de largo, y después despertará su interés. |
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En
un contexto adecuado, se puede utilizar un chiste, si encaja bien. |
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En nuestro campo,
un problema de la comunidad, y la solución que esta ha ideado, son una
fuente casi inagotable de comentarios que atraen la atención.
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| Podría
comenzar con unas cuantas estadísticas sorprendentes, por ejemplo: ¿cuántas
personas están enfermas o agonizantes, en comparación con las sanas? |
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¿Cuántos
jóvenes saben exactamente cómo prevenir el SIDA, y aún así practican
el sexo sin protección? |
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| Atrape
la atención del lector. |
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Consiga
que le interese seguir leyendo. |
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| Una
vez que ha conseguido la atención del lector, es importante mantenerla. |
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La
mejor forma es tener un argumento. |
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Un argumento es un
conjunto de afirmaciones vinculadas entre sí que conducen al lector de
un punto a otro.
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| Escriba
frases simples, cortas, normales, completas y en voz activa. |
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Evite
las frases incompletas, notas y listas de puntos. |
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| Yo,
además, prefiero hacer párrafos cortos, y poner muchos subtítulos en
un documento, indicando con cada uno un nuevo tema. |
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Sin
resultar condescendiente, facilite que el lector pueda ver su composición
y diseño además del contenido. |
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| Todos
los temas que ha tratado deben llevar a una conclusión. La conclusión
debe concluir. |
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Consiga
que el lector se alegre de haber leído el documento y se sienta satisfecho,
seguro y confiado. |
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| Recuerde
que cuando los reparta, la atención de los participantes se desviará
del conferenciante, de usted. |
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Puede
darles tiempo a leer el documento sin intentar discutir ningún punto,
o parafrasearlo verbalmente acompañando la lectura. |
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Un documento sin
leer es un documento inútil.
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| Si
quiere escribir un folleto o informe breve, redáctelo de forma que resulte
sencillo e interesante para los lectores. |
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Hágalo
corto, pero no demasiado denso. Evite los colores, subrayados, cursivas
o mayúsculas repartidas por el texto. |
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Organícelo
según una estructura interesante, que comience despertando la atención,
desarrolle un argumento y conduzca a una conclusión.
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Un documento leído
favorece su causa.
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