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| ¿Escribir
informes para quién? |
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Guía
para activistas comunitarios .
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| PARTE
B: ¿Quién debe recibir los informes? |
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| Antes
de decidir quién debe recibir cualquier informe,
será conveniente revisar quién se beneficia de estos informes. |
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Hagamos
un repaso de los que pueden beneficiarse: |
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Estos
son:
Los
autores del informe.
La
comunidad involucrada en el proyecto.
Cualquier
otra comunidad.
Donantes
y gente que contribuye (incluyendo a los miembros de la comunidad).
Investigadores
y
Gobierno:
central, regional, local.
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| Beneficios
para el (los) autor(es): |
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| A
primera vista, puede suponerse que el receptor
se beneficia el primero y el que más de un informe. ¡En absoluto! El
primer beneficiario es el autor (o autores). |
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¿Por
qué? En nuestro taller, pedí a los activistas
que sugirieran razones por las que los autores se beneficiarían de la
redacción de un informe. Estas son algunas de sus ideas: |
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-
Ordena
y organiza la información disponible.
-
La
información que tenemos en la cabeza está desorganizada.
-
Se
puede identificar cualquier información que se haya perdido.
-
El
autor obtiene un panorama más completo y neutral.
-
Facilita
el análisis y la evaluación.
-
Clarifica
la relación entre las distintas actividades (aportación)
y los resultados
(producto)
.
-
Ayuda
al autor a hacer una autovaloración menos subjetiva.
-
Proporciona
información para hacer recomendaciones y
-
Puede
conducir a cambios en los objetivos, estrategias o actividades futuras.
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| Un
beneficio extra (posible, pero no garantizado)
es la reacción (consejos, experiencias, recomendaciones sobre el informe,
autor y otras cosas). |
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Después
de los autores, por supuesto, los siguientes
beneficiados son los receptores. |
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| ¿Quién
recibe los informes? |
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| Considere
los implicados que deben recibir informes.
(Cuando escriba informes, recuerde siempre quién los va a leer). Todos
pueden aprovechar los informes para obtener los mismos beneficios de la
lista anterior. |
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Entre
ellos, están la OBC (organización basada
en la comunidad o la ejecutiva del proyecto comunitario), AL (ayuntamiento
local),
FJD (funcionario jefe ejecutivo del distrito), CPD (coordinador
del programa en el distrito), la agencia o la sección nacional del proyecto
(que a su vez puede informar a NU, gobierno, central de la agencia y donantes). |
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| Cuando
se modifican los objetivos, estrategias o
actividades (en base a los informes), el proyecto se puede refinar y perfeccionar:
en este caso se benefician las comunidades destinatarias. |
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Las
decisiones de las OBC, como la de enviar copias
de estados financieros
(cuándo y a quién) y los informes verbales en
las reuniones comunitarias, se obtienen en sesiones de tormenta de ideas
similares, según el instructor guía a los miembros de la comunidad a
través del por qué y cómo. |
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| ¿Cómo
se benefician los receptores? |
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| ¿Cómo
se benefician los receptores de los informes?
hay tres beneficios principales: información, valoración, estímulo. |
Tabla
1: ¿Quién se beneficia de los informes?
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| ¿Quién? |
¿Cómo
se beneficia? |
Los autores
del informe |
Al escribir, los autores adquieren
conocimientos (cómo organizar ideas, cómo redactar), identifican
puntos débiles, fracasos y éxitos, y puntos fuertes
(muchos de ellos
ocultos hasta que se escriben). La escritura (por sí misma) mejora
las aptitudes de valoración. |
La comunidad
implicada
en el proyecto |
Al igual que «ver»
ayuda
al conductor de un coche a controlar su velocidad y dirección, una comunidad
«ve»
sus
progresos a través de la supervisión y los informes. Obtener resultados
(lograr
los objetivos deseados) hace que los miembros de la comunidad se sientan
contentos y animados (a hacer más) , sobre todo los informes verbales. |
Cualquier otra
comunidad |
Al enterarse de los progresos de
una comunidad, la gente de cualquier otra se dan cuenta, se convencen,
de que es posible. Cuando leen u oyen los logros de una comunidad, esto
les estimula (anima) a emprender sus propios proyectos comunitarios. |
| Investigadores |
Los investigadores pueden utilizar
los informes bien escritos como datos de investigación. |
Donantes y
contribuyentes |
Los donantes y contribuyentes pueden
enterarse leyendo los informes de cómo se utilizan sus donaciones en dinero,
trabajo, tierra o especies. Recuerde que todos los miembros de la comunidad
son donantes. No piense que sólo lo son los forasteros. |
Gobiernos:
central,
regional
y local |
Los informes del proyecto comunitario
y los de los activistas ayudan proporcionando la información vital necesaria
para la planificación efectiva de los gobiernos central, regional y local.
Como en los casos anteriores, los informes son una fuente de estímulo,
útil también para los gobiernos. |
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Esta
tabla indica que muchos implicados diferentes
se benefician de los informes bien escritos, y por lo tanto, cuando se
escriben, debe tenerse presente quién los va a leer.
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