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| ¿Por
qué escribir informes? |
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Guía
para activistas comunitarios
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| PARTE
A: El «por qué» de la redacción de informes: |
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| ¿Nunca
se ha sentido disgustado o desanimado por
tener que escribir un informe? ¿La redacción es sólo un deber tedioso
y aburrido, que parece que hay que hacer por alguna regulación burocrática? |
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¿Preferiría
estar haciendo el trabajo «real» de
organizar reuniones, guiar a los miembros de la comunidad a tomar sus propias
decisiones, adiestrar a la gente y verles adquirir nuevos conocimientos,
o orientar a una comunidad en el desarrollo de su proyecto? |
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| Bien,
le vamos a dar buenas noticias. La redacción
de informes puede ser estimulante, interesante y hasta entretenida. La
redacción de informes no está reñida con el trabajo «real» .
Es una parte integrante y necesaria de él, es tan «real»
como
el resto. |
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La
redacción de informes es útil y valiosa
(especialmente cuando se hace bien). Siga leyendo, este documento le hablará
de ello. |
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| Debates
con los activistas: |
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| Hace
poco, pregunté a unos activistas (1)en
una sesión de adiestramiento para la gestión comunitaria en Uganda «¿por
qué hay que escribir informes?» |
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Estas
son algunas de sus respuestas:
Porque
hay que hacerlo.
Para
tener un registro.
Para
informar a todos los ugandeses interesados.
Para
contar los fracasos y los éxitos.
Para
nosotros, para ir sabiendo lo que hacemos.
Para
comunicar a los donantes y fundadores (cómo progresa el proyecto).
Para
estimular a los donantes informándoles de lo que se hace con sus donativos.
Para
hacer saber a otros el desarrollo de un proyecto.
Para
estimular a otros a emprender sus propios proyectos.
Para
que los miembros de la comunidad se animen y mantengan informados.
Para
que otros sepan lo que hemos hecho.
Para
ayudar en su trabajo a los investigadores.
Para
determinar futuras acciones.
Para
utilizarlos en la evaluación y
Para
el gobierno.
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| Nota
(1)
: Varios activistas y ejecutores de proyectos comunitarios me han invitado
a acercarme al terreno para darles ciertos consejos de redacción de informes.
El contrato de gestión comunitaria con la OBC incluye cláusulas que exigen
que la OBC escriba informes de progreso de sus proyectos comunitarios,
o de otra forma las fases siguientes de sus fondos se suprimirán. Querían
estar seguros de que los informes que tenían que escribir serían «de
acuerdo con los estándares» requeridos en la gestión comunitaria, para
asegurarse el pago de los futuros plazos. Mi tarea, según la entendí,
consistía en demostrar que las cláusulas que exigían los informes de
la OBC eran procedentes (potenciar a las comunidades), y no solamente un
requerimiento burocrático. En este punto debo expresar mi gratitud a todos
los activistas de gestión comunitaria, asistentes de desarrollo comunitario
(ADC) y miembros de la OBC que contribuyeron a estos talleres y por tanto,
al contenido de estos documentos (todos los errores son míos). |
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| Según
se desarrollaba la discusión, y los participantes
añadían razones para los informes, todos nos dimos cuenta de que éstos
tienen muchas finalidades útiles y (siempre y cuando se lean) juegan
un importante papel en el éxito del trabajo comunitario. |
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Por
lo tanto, concluimos:
Debemos
escribir informes.
Los
informes deben leerse y
De
cada informe deben derivarse acciones.
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| Supervisión
y escritura de informes: |
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| En
cualquier diseño de un proyecto factible
hay pasos específicos
(definición del problema, generación del objetivo,
identificación de los recursos, elección de estrategia, implementación,
rectificación según las necesidades),
y una de las partes necesaria es
la supervisión. |
. |
Al
igual que no podemos rodar en bicicleta a
menos que podamos ver por dónde vamos, tampoco podemos mantenernos en
el buen camino de un proyecto comunitario a menos que «veamos» por
dónde va el proyecto. Esta «visión»
es la supervisión del proyecto,
y la comunicación a los contribuyentes y a los que toman las decisiones. |
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| Por
lo tanto, la supervisión del progreso del
cualquier proyecto o actividad debe estar prevista en su planificación
e implementación. Así pues, se incluye en el adiestramiento para la gestión
comunitaria. |
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La
supervisión deben hacerla los miembros de
la comunidad por sí mismos, otros ejecutantes representados por los firmantes
del contrato comunitario, y alguien en nombre de los distintos donantes,
es decir, todos los que contribuyen y participan en el proyecto comunitario. |
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| Cómo
supervisar y cómo institucionalizar la supervisión
y la evaluación forma parte del adiestramiento para la gestión comunitaria.
Tanto los instructores como los mediadores deben obtener de los miembros
de la comunidad (por ejemplo, a través de sesiones de tormenta de ideas)
lo
que se debe supervisar. |
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Si
hay un factor que pueda paralizar y cancelar
prematuramente las actividades comunitarias, es la sospecha de una mala
utilización de los recursos, «sic transit sostenibilidad». |
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| Informes
de progreso del proyecto: |
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| Un
proyecto no está completo a menos que se
supervise. La supervisión debe registrarse y comunicarse. Esta comunicación
es el informe. |
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Un
informe de progreso de proyecto es el registro
y comunicación de los resultados de las actividades de ese proyecto: el
grado en que se han alcanzado los objetivos, las razones o valoración
de factores y las recomendaciones. |
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Los
informes de progreso son una parte necesaria
de un proyecto.
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| Informes
rutinarios de los cooperantes: |
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| A
un trabajador, voluntario o remunerado, se
le asigna una tarea para conseguir unos resultados. Los resultados esperados
deben establecerse en la descripción de funciones del trabajador. ¿Cómo
podemos saber si este trabajador ha logrado los resultados esperados (o
en qué grado)? |
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Un
informe de rutina de un trabajador muestra
el grado en que sus actividades han tenido los resultados deseados, las
razones o valoración de factores y las recomendaciones. |
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|
En
cualquier caso, un informe debe comparar lo
que se desea con lo que se ha conseguido, analizar las razones y hacer
las recomendaciones necesarias.
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¡Los
buenos informes son indispensables!
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